Descripción del reto
Mercamadrid, una de las principales plataformas de distribución alimentaria en Europa y un referente en el sector mayorista, enfrenta diariamente un volumen masivo de transacciones y operaciones administrativas. La complejidad de sus procesos y la cantidad de documentación generada suponían un gran desafío para su gestión interna.
Antes de la intervención de GDX Group, la organización utilizaba sistemas manuales y dispersos para la gestión documental, lo que generaba problemas de eficiencia y trazabilidad. La dificultad para acceder a documentos en tiempo real, junto con los riesgos de errores humanos y la necesidad de cumplir con estrictos estándares normativos, requerían una solución tecnológica avanzada.
Solución proporcionada
GDX Group implementó DocuWare, un gestor documental de última generación que permitió transformar la gestión administrativa de Mercamadrid. Este sistema se configuró para automatizar los flujos documentales y optimizar procesos clave de la entidad.
Características de la solución implementada:
- Automatización de Procesos Administrativos: Configuración de flujos digitales para gestionar y aprobar documentos internos, como contratos, facturas y licencias, reduciendo la necesidad de intervención manual.
- Digitalización de Documentos: Implementación de un sistema que digitaliza y archiva de forma certificada toda la documentación, facilitando el acceso y garantizando su seguridad.
- Integración con Sistemas Existentes: DocuWare se integró perfectamente con las herramientas ERP utilizadas por Mercamadrid, permitiendo un intercambio fluido de información y eliminando duplicidades.
- Búsqueda Inteligente: Habilitación de búsquedas avanzadas que permiten a los empleados localizar documentos específicos en segundos, mejorando la productividad.
Además, GDX Group llevó a cabo sesiones de formación para el personal administrativo, asegurando que los empleados adoptaran la tecnología de manera eficiente y con confianza.
Resultados y ventajas obtenidas
La implementación de DocuWare ha sido un auténtico punto de inflexión para Mercamadrid. Ahora, la gestión administrativa se ha convertido en un proceso digital, ágil y seguro, lo que ha permitido a la entidad mejorar significativamente su operativa interna.
Los flujos de trabajo automatizados han reducido de manera drástica los tiempos necesarios para gestionar documentos y aprobar trámites, lo que se traduce en una mayor capacidad de respuesta ante las necesidades operativas. Esta optimización también ha liberado recursos que ahora pueden dedicarse a actividades estratégicas, elevando el nivel de eficiencia organizativa.
Otro gran beneficio ha sido la trazabilidad completa de los procesos administrativos. Con la documentación digitalizada y organizada en un entorno accesible, Mercamadrid ha podido mejorar la transparencia y garantizar el cumplimiento normativo de todas sus operaciones. Esto ha sido especialmente relevante para auditorías y revisiones internas, que ahora se realizan de forma mucho más ágil y eficaz.
La integración de DocuWare con las plataformas ya existentes ha supuesto una experiencia unificada para los usuarios, quienes pueden gestionar la documentación sin necesidad de cambiar entre sistemas. Además, la capacidad de localizar documentos específicos en cuestión de segundos ha transformado la productividad diaria del equipo administrativo.
Conclusión
La colaboración con GDX Group y la implementación de DocuWare han permitido a Mercamadrid digitalizar y automatizar sus procesos administrativos, logrando una mayor eficiencia y trazabilidad. Esta transformación tecnológica posiciona a la entidad como un referente en la modernización de la gestión documental dentro del sector público y privado, asegurando el cumplimiento normativo y mejorando la experiencia tanto de sus empleados como de sus socios comerciales.
Experiencia del cliente
“La digitalización de nuestros procesos administrativos con DocuWare ha supuesto una mejora radical en la eficiencia de nuestra gestión interna. Ahora, somos capaces de responder con mayor rapidez y precisión, lo que nos ayuda a mantenernos como un referente en nuestro sector. La profesionalidad y el soporte de GDX Group han sido clave para el éxito de este proyecto.”
— Juan Carlos Castro, Director de Sistemas de Mercamadrid
