La gestión documental es el control eficaz y sistemático de los documentos y del archivo de cualquier empresa, independientemente de su tamaño, a lo largo de todo su ciclo de vida. Este abarca desde la recepción o creación del documento hasta su eliminación final, después del plazo legal establecido. Tener una correcta gestión documental te garantiza que los documentos importantes que evidencian las actividades de una empresa y que, lógicamente, tienen valor legal, fiscal o administrativo, estén legalmente almacenados y, sobre todo, sean accesibles. Si tu empresa a día de hoy no se ha planteado implantar un gestor documental, debemos insistir en su importancia. Especialmente en la situación actual con el cambio de tendencia que se intuye en relación a la expansión del teletrabajo.

A continuación, te presentamos cuatro acciones básicas que te ayudarán a implantar un gestor documental en tu empresa. Estos cuatro pasos se basan en las buenas prácticas y en la experiencia acumulada durante estos últimos años en todos nuestros clientes.

4 acciones para implantar un gestor documental en tu empresa

1. Establecer un equipo de gestión documental

Este equipo tendrá la responsabilidad, a nivel interno, de desarrollar e implementar un plan estratégico para poder sacarle el máximo rendimiento al programa y sus posibilidades. Este grupo de personas, si es posible, deberá representar a varios departamentos y no estar formado únicamente por personal técnico. Es importante que lo integren usuarios que habitualmente tratan con documentación.

Este grupo de personas debe describir los procesos actuales a los técnicos de la empresa de gestión documental escogida, para poder trasmitirles las necesidades y la situación presente de la forma más exacta posible. En este punto, será muy útil indicar los factores que impulsan al desarrollo e implementación de un software de gestión documental, definiendo junto al proveedor, un plan estratégico. Este plan contendrá las metas y objetivos, para exprimir al máximo tanto las funcionalidades del software como los recursos necesarios para instalar el programa.

El plan estratégico debe desarrollar la misión y la visión, alineadas con el plan estratégico de la empresa. Para definir la visión, debemos plantearnos dónde queremos ver el programa de gestión documental dentro de dos o tres años. Respecto a la misión, se analizará el propósito del programa, los servicios que ofrece y a quién sirve y ayuda la solución. La misión y la visión ayudarán a priorizar los proyectos y a desarrollar un plan de implementación basado en los recursos disponibles. El plan deberá determinar también qué servicios se llevarán a cabo de manera interna y qué servicios serán realizados por proveedores y consultores externos.

2. Realizar un inventario de los diferentes tipos documentales

Crear un pequeño inventario de tipos documentales ayudará a identificar todo documento que se genera y se recibe en la empresa. La realización de un correcto inventario es la base sobre la que se desarrollará el calendario de implementación de los diversos tipos documentales en el programa, lo cual ayudará a definir las fases del proyecto.

En este punto debemos distinguir entre:

• Documentos recibidos: registros que recibimos de colaboradores externos. Estos pueden ser albaranes recibidos, facturas de proveedor u obligaciones legales o de la transacción de negocios, con un valor que requiere su retención.
• Documentos generados: son documentos o registros generados por la empresa, desde albaranes a facturas, así como documentos internos de gestión.

Una vez identificados todos los tipos documentales de todos los departamentos, es posible tener una idea del alcance de los tipos documentales que deben ser inventariados y digitalizados. La realización de encuestas o entrevistas a los directores de departamento, para tener constancia de los documentos que efectivamente se generan y reciben en la empresa, puede ayudar a elaborar un registro correcto.

Una vez tengamos preparado un primer borrador de la lista de documentos a digitalizar de cada departamento, podremos programar junto con el proveedor escogido, las fases y la agenda de implementación.

3. Desarrollar un programa para la conservación legal de los diferentes documentos

El análisis de los diversos tipos documentales ayudará también a determinar los diferentes períodos de conservación para cada uno de ellos. Esto nos garantizará la correcta conservación de los diferentes documentos legales y empresariales. Así, nos aseguramos de que los documentos no se destruyen antes de tiempo y de que cumplimos específicamente con los períodos legales de cada archivo. No obstante, el calendario de conservación debe adaptarse a las necesidades de la organización, garantizando, como decimos, la conservación durante el tiempo legal necesario para cada documento.

4. Establecer un programa de formación en gestión documental

Todo el personal, incluidos directivos y coordinadores, deben recibir formación sobre la solución y conocer cuáles son sus responsabilidades en materia de gestión documental. La formación debe concretarse con el proveedor de gestión documental, coordinando diversas reuniones para:

• Formación para empleados, usuarios habituales del gestor documental y unidades de negocio.
• Formación técnica, si fuere necesario, para el equipo de sistemas, de la empresa, sobre la gestión técnica de la herramienta.

Como hemos visto, existen diversos aspectos que debemos de estudiar y analizar antes de empezar con un proyecto de gestión documental. Sin embargo, aunque pueda parecer complejo, es más sencillo de lo que crees. Un software de gestión documental es una herramienta viva y en constante evolución, pues permite no solo ir añadiendo tipos documentales a medida que se necesitan, sino también flujos de gestión para automatizar y mejorar aún más la gestión y los procesos de nuestra empresa.

¿Quieres que te ayudemos a implantar un gestor documental en tu organización? Ponte en contacto con nosotros. Nuestros consultores son expertos en analizar las necesidades de cada organización para proponer la solución más adecuada.