Los departamentos de contabilidad son responsables de la conciliación de los registros financieros, la gestión de los presupuestos y la preparación de las auditorías. Para tener éxito, el departamento debe contar con una gestión eficaz de los documentos y de las finanzas, y ahí es donde entra en juego la gestión documental.
La gestión documental es un conjunto de procesos para almacenar, organizar, recuperar, mantener y asegurar todos los documentos de la organización, incluidos los documentos financieros. Ayuda a racionalizar los procesos cotidianos del departamento de contabilidad y a mejorar la visibilidad de la información.
En este artículo, te explicaremos cinco formas en que la gestión documental puede ayudar a tu departamento de contabilidad:
1. Preparación de las auditorías
. Preparación de las auditoríasSi utilizas un sistema basado en papel, una auditoría puede suponer una auténtica molestia tanto para tu departamento de contabilidad como para los auditores. Con la gestión documental, puedes simplificar el proceso. Puedes almacenar todos los documentos y datos financieros electrónicamente y acceder a ellos de forma rápida y segura, eliminando la necesidad de recuperar los datos manualmente. Esto significa que tus auditores podrán acceder a los datos que necesitan, cuando los necesiten, y realizar la auditoría de forma rápida y eficaz.
2. Crear un rastro de auditoría
Los documentos de contabilidad, los datos financieros y otros registros deben ser precisos y rastreables. La gestión documental te permite crear un rastro de auditoría seguro que registre todos los cambios y actualizaciones realizados, para que puedas hacer un seguimiento de todos los cambios y de cualquier posible problema.
3. Programas automatizados de conservación
Utilizar un sistema basado en papel para almacenar documentos financieros es una tarea ardua y que lleva mucho tiempo. Con un sistema de gestión documental, puedes automatizar el programa de conservación para que los documentos se almacenen en un entorno seguro y se retengan y recuperen fácilmente cuando sea necesario.
4. Análisis detallado de costes
Cuando tu organización emprende análisis financieros sofisticados -como determinar la rentabilidad de la inversión de un nuevo proyecto-, puede entrar en juego la gestión documental. Puedes utilizar la gestión documental para almacenar los datos de proyectos anteriores, y luego utilizar esos datos para ayudar a tomar decisiones informadas sobre proyectos futuros.
5. Planificación presupuestaria basada en hechos
Cuando tu empresa desarrolle un presupuesto para el próximo ejercicio económico, es importante que se tengan en cuenta todos los datos y cifras relevantes. La gestión documental puede garantizar que se encuentren y utilicen las cifras y datos correctos, de modo que puedas crear un presupuesto basado en hechos.
La gestión documental es inestimable para cualquier empresa u organización que trabaje con datos y documentos. Puede racionalizar procesos, mejorar la eficacia y reducir costes. Para un departamento de contabilidad, la gestión documental es imprescindible, porque sin ella no podrá preparar auditorías, analizar costes o elaborar un presupuesto basado en hechos. La gestión documental es una herramienta esencial para cualquier empresa.
