Una oficina sin papeles es, evidentemente, sinónimo de una oficina más moderna y más ecológica. Sin embargo, en ocasiones es difícil para los trabajadores de una empresa cambiar de golpe su forma de trabajar. En este artículo vamos a enumerar todos los beneficios de la oficina sin papeles, para que sea más sencillo convencer tanto a directivos como a empleados de las ventajas de este sistema.
Beneficios de la oficina sin papeles
Mayor protección al medio ambiente
Nuestro planeta se está deteriorando rápidamente y el cambio climático nos está pasando factura. Conservar los espacios verdes es una de las mejores maneras de proteger el medio ambiente.
Por poner algunos ejemplos, en la actualidad, se consumen más de 20 millones de árboles al año solo para imprimir libros. Una empresa, de media, procesa más de 10.000 hojas de papel anuales, lo que equivale a un árbol pequeño. Más del 40% del total de la cosecha industrial de madera mundial se utiliza para hacer papel, que representa, además, el 26% de los desechos de los vertederos. Estos datos nos permiten ser conscientes del impacto que el consumo de papel tiene en nuestro entorno, sin contar el consumo de agua y blanqueantes que requiere su fabricación.
Por ello, reducir el consumo del papel en las oficinas tiene un efecto importante en la conservación del medio ambiente y contribuye también a mejorar la imagen de la empresa, puesto que muestra su compromiso ecológico.
Información más segura
Los datos almacenados en formato digital son más seguros que los archivados en papel. Por una parte, los archivos digitales no corren peligro de ser destruidos por fenómenos naturales como incendios o inundaciones, ni de ser robados. Los sistemas de gestión documental almacenan estos documentos en servidores seguros, cifrando la información, y facilitan la recuperación posterior de los datos en caso de pérdida o borrado accidental.
Por otra parte, este tipo de soluciones de almacenaje de documentos en formato digital permiten restringir el acceso a los archivos, mediante un sistema de usuario y contraseña, lo que resulta mucho más difícil de hacer en el caso de archivos en papel. Además, es posible crear diferentes perfiles de usuario, que puedan solo acceder a la información, o acceder a ella y modificarla, por ejemplo. También permiten controlar la trazabilidad de accesos y cambios y facilitan el cumplimiento de la normativa en protección de datos.
Mejora de la comunicación
Cuando los documentos se almacenan en formato electrónico en repositorios digitales, son accesibles de manera instantánea en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que se cuente con una conexión a internet y respetando la política de permisos y usuarios. Este tipo de soluciones facilitan también el teletrabajo, ya que no es necesario encontrarse físicamente en la oficina para poder acceder a toda la documentación necesaria.
Además, gracias a los sistemas de gestión documental, la información está accesible para todos los usuarios que la puedan necesitar en el momento en que la necesiten, olvidando problemas como que el documento se encuentre impreso encima de la mesa de otra persona, en su bandeja de correo electrónico o en una carpeta en local.
Eficiencia
Trabajar con documentos digitales permite aumentar de forma exponencial la eficiencia de este tipo de procesos. Por una parte, se ahorra una gran cantidad de tiempo dedicada a imprimir, organizar y archivar los documentos en papel. Las búsquedas son también mucho más rápidas, ya que la mayoría de estas soluciones incorporan sistemas de indexación que permiten localizar documentos con un solo clic, olvidándose de las complejas estructuras de carpetas.
Por otra parte, las soluciones de gestión documental permiten establecer flujos de trabajo digitales. Así, los documentos en papel no van de una mesa a otra, pudiendo perderse o alargándose los procesos, sino que se crea un sistema de alertas digitales para los usuarios que deben recibirlos, para que puedan revisar los documentos desde cualquier lugar. Este sistema mejora también el control de los procesos documentales, ya que es posible conocer en todo momento cuál es el estado de la tramitación del documento.
Ahorro de costes
Además de todos los ahorros derivados de los beneficios enumerados anteriormente, especialmente en cuanto al tiempo dedicado a los procesos que implican gestión de documentos, una oficina sin papeles supone ahorrar costes en dos aspectos: gastos derivados de la impresión y espacio de almacenaje.
En cuanto a los gastos de impresión, la digitalización de documentos permite reducir no solo el consumo de papel y de tóner, sino también de envíos, e incluso plantear una racionalización del parque de impresoras de la organización, ya que, probablemente, su uso va a ser menor.
Respecto al espacio de almacenaje, probablemente estamos tan acostumbrados a tener habitaciones enteras en las empresas dedicadas a contener cajas y archivadores con papeles, que no somos conscientes de ello. Algunas organizaciones incluso se ven obligadas a contratar espacios extra de almacenaje. Gracias a la eliminación del papel, podemos dedicar estos espacios a otros usos. En este punto hay que tener en cuenta que algunas soluciones de oficina sin papeles, como el gestor documental DocuWare, están homologados por la Agencia Tributaria, lo que permite la digitalización certificada de facturas y elimina la obligación legal de conservar estos documentos en papel durante cinco años.
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