Para garantizar el éxito de la implementación de un proyecto de RPA en cualquier empresa y obtener beneficios tangibles, es necesario poner en práctica una serie de principios, que requieren el compromiso por parte de los miembros de la empresa para impulsar una gestión del cambio de la cultura organizacional. Veamos cuales son estos principios fundamentales.
Estrategia organizativa
Lo primero es preparar a la organización. Para ello, debemos pensar en la RPA como parte de una estrategia, más que como una solución independiente que se puede implementar en un determinado departamento. Por tanto, requiere de una planificación inicial, una estructura organizacional que le dé soporte, una plataforma o tecnología que permita su despliegue, un socio de confianza para conseguir el éxito y, lo más importante, una estrategia de gestión del cambio para toda la empresa.
Procesos excelentes
Al implementar RPA, lo primero que se debe hacer es estudiar el proceso elegido con todo detalle. Debemos evaluarlo de punta a punta: qué es lo que realmente se hace y por qué, cómo se mueven los datos y cómo se usan en toda la organización. Analizar el proceso optimiza su eficiencia, incluso antes de automatizarlo.
Diseño enfocado a la automatización
La automatización se puede aplicar a cualquier proceso, pero el diseño de la automatización de cada uno puede ser muy distinto. Por ello, a la hora de diseñar la automatización hay que considerar múltiples factores:
• Evaluar la estabilidad del proceso
• Definir el tamaño y escala de la entrega
• Contabilizar el número de posibles puntos de fallo o error
• Evaluar la oportunidad de fusionar o separar
• Calcular el tiempo de despliegue
• Contemplar el número de escenarios excepcionales
Finalmente, también es importante centrarse en maximizar el ROI. Debemos buscar un punto de equilibrio en la automatización de un proceso y evitando invertir en bots que queden infrautilizados.
Selección tecnológica
En la actualidad están apareciendo muchos proveedores de tecnología que implementan RPA y que utilizan diferentes plataformas. Elegir la plataforma adecuada es uno de los pasos clave en el éxito del proyecto de implementación una solución de automatización robótica de procesos. En GDX Group, como expertos en soluciones de digitalización, hemos elegido la plataforma líder de mercado, UiPath, porque, por su flexibilidad, es la que mejor se adapta a las necesidades individuales de los clientes. La facilidad de uso, la arquitectura, la estabilidad, el soporte y los requisitos de alojamiento son algunas de las áreas clave en las que destaca esta herramienta.
Por otra parte, también es importante analizar el diseño de la empresa y su arquitectura de configuración. De esto se encargarán los consultores de la plataforma elegida, para comprender si existen dependencias, limitaciones y excepciones clave a tener en cuenta. Siempre con el fin de evitar sorpresas posteriores.
Gestión del cambio
La implantación de una solución de RPA requiere de una metodología de gestión del cambio muy clara y efectiva. Un escenario de procesos en constante evolución garantiza múltiples cambios, que partirán de los diferentes sistemas, aplicaciones, procesos, políticas y datos implicados en la automatización. Así pues, para poder abordar un proyecto de estas características sin que afecte al funcionamiento normal de la organización, es necesario anticipar y proyectar su impacto, cuantificándolo en la medida de lo posible, antes de finalizar el diseño de la automatización.
Por lo tanto, la tarea clave de cualquier implementación de RPA será asegurar que los robots se gestionan tanto en conocimiento como en habilidades, así como su forma de ejecutarlo.
