Las últimas tendencias en el mundo laboral demuestran que el trabajo colaborativo contribuye a aumentar tanto la productividad como la creatividad en las organizaciones. Además de otro tipo de herramientas que fomentan la colaboración, también es posible aprovechar las ventajas de una intranet para mejorar la comunicación y hacer más eficientes algunos procesos del negocio.
Qué es una intranet corporativa
La intranet es una red privada con la que opera una compañía, por lo que el acceso está restringido a los usuarios autorizados. Se trata de un espacio de trabajo digital compartido entre todos los miembros de la organización, donde se pueden exponer ideas y publicar documentos, colaborar en diferentes proyectos, etc. Estos espacios permiten, además, trabajar de una forma más eficiente y organizada y acceder desde cualquier lugar.
Una intranet corporativa debe cumplir, como mínimo, una serie de características: proporcionar contenido relevante, convertirse en una herramienta de comunicación clave, ser capaz de integrarse con el resto de aplicaciones que se utilicen en la organización, permitir la colaboración entre los empleados de la empresa y apoyar con sus mensajes la cultura de la organización.
Las intranets corporativas empezaron a implantarse a mediados de los años 90 y ofrecían servicios básicos de una forma segura y privada para las empresas. Actualmente, se han renovado y están totalmente alineadas con las nuevas tendencias de la era digital, creando un espacio idóneo para la comunicación y el trabajo en equipo.
Hasta hace unos años, se trataba de aplicaciones basadas en tecnología web, que funcionaban como páginas web internas. Sin embargo, con la aparición de la tecnología cloud han ido evolucionando y alojándose en la nube. De esta manera, la gestión de los archivos y contenidos de la intranet es más ágil, ya que no es necesario que los contenidos tengan que subirse y descargarse continuamente de la web.
Cuáles son las ventajas de una intranet para la empresa
Los beneficios del uso de una intranet se centran, sobre todo, en dos ejes: reducción de costes y aumento de la eficiencia. Veamos cuáles son estas ventajas:
- Ahorro de tiempo y costes: aunque, evidentemente, su puesta en marcha requiere de una inversión inicial, este tipo de herramientas terminan suponiendo un ahorro para las empresas, ya que los empleados disponen de toda la información en un único lugar, reduciendo el tiempo que necesitan para buscar documentos y pudiendo dedicar este tiempo a tareas de más valor.
- Comunicación centralizada, más rápida y eficiente: permite ofrecer la información de manera simultánea para todos los empleados desde un mismo lugar, quedando archivada para posteriores consultas. Además, también se puede ofrecer información solo a determinados usuarios.
- Favorece el trabajo en equipo: una intranet proporciona las herramientas y el espacio necesarios para que los empleados de los distintos departamentos colaboren de forma rápida y eficiente entre sí.
- Incrementa la creatividad y la innovación: como espacio colaborativo y flexible, facilita la difusión del conocimiento y la generación de ideas, fomentando la creatividad.
- Facilita la relación de los empleados con la empresa: a través de la intranet se pueden realizar de manera sencilla trámites administrativos internos, como gestionar vacaciones, compartir información, reservar material o espacios…
- Es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar, incluso desde fuera de la oficina, permitiendo trabajar en tiempo real con personas que se encuentran en otros lugares.
- Apoyo a la formación: puede utilizarse como soporte para la formación de los empleados, facilitando los procesos de aprendizaje e incluso la incorporación de nuevos trabajadores.
- Incrementa la productividad: la búsqueda de información resulta mucho más ágil y sencilla, por lo que los empleados pierden menos tiempo en este tipo de tareas de poco valor. Así pues, la productividad se incrementa a medida que el conocimiento corporativo es más accesible y la información más flexible.
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