En GDX Group sabemos que el tiempo es un aspecto fundamental en la vida de las personas. Por una parte, conocer el tiempo del que disponemos puede suponer una liberación para nuestras agendas, pero por otra, la falta de tiempo puede generar emociones negativas tales como la ansiedad, la falta de concentración y el tan temido estrés, que pueden alterar el ritmo habitual de vida de una persona e incluso llegar a acortarla.

No todo son malas noticias. Por suerte, la tecnología ha venido en un momento clave para la vida de las personas y lo mejor es que ha venido para quedarse. Existen infinidad de procedimientos y procesos en los que la tecnología ha supuesto que la productividad y la eficacia se incrementen considerablemente, lo que se traduce en un ahorro considerable del tiempo que dedicamos a realizar determinadas tareas. Normalmente, las tareas que más tiempo consumen son aquellas en las que existen largos procesos burocráticos y aquellas en las que es necesario dirigirse a oficinas autonómicas para realizar cualquier gestión. Por esto, vamos a hablar de la digitalización de los diferentes procesos y procedimientos administrativos.

Digitalización: la firma electrónica

¿Qué es?

La firma electrónica es un proceso que identifica a una persona física o jurídica, en la gestión y tramitación de documentos en formato digital a través de datos electrónicos. Este conjunto de datos se asocian a la identidad de una persona. En palabras de la Agencia Tributaria, la firma electrónica es un “conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. A diferencia de la firma digital, para que la firma electrónica sea válida, necesitamos la obtención de un certificado digital que permita establecer la asociación entre equipo-persona que previamente hemos señalado.

¿Cómo puedo obtenerla en España?

Para poder obtener una firma electrónica es necesario poseer un certificado digital. El certificado digital de Persona Física es la certificación electrónica que vincula a su suscriptor con unos datos de verificación de firma y confirma su identidad, tal y como se define en la página de la Sede Electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, una de las entidades encargadas de expedir el mismo. El certificado puede estar contenido en una tarjeta, como el DNIe o en un fichero software, pero en ambos casos para obtenerlo hay que personarse en las oficinas de una Autoridad de Registro para que la oficina corrobore la identidad del solicitante. Se puede encontrar un listado de Prestadores de Certificación en esta página.

El certificado digital tiene como fin certificar e identificar a una persona (física o jurídica) con unas claves y, así, validar que la firma electrónica referida a esa persona se corresponde realmente con ella. Así pues, el certificado digital contiene la información necesaria para firmar electrónicamente e identificar a su propietario con sus datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expiración y organismo que lo expide.

El certificado digital se puede descargar como software e instalarlo posteriormente en el ordenador, por ejemplo, a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Si poseo DNI electrónico, tendré que dirigirme a la oficina de la Dirección General de Policía, que es la Autoridad Certificadora, para obtener las claves. No olvidemos que, en este supuesto, debería tener un lector de tarjetas electrónicas en mi ordenador para poder insertar el DNIe, o tener un lector por contacto.

En el momento que tengo una de las dos certificaciones ya puedo firmar electrónicamente cualquier documento.

Firma electrónica

¿Para qué sirve?

Además de ser una herramienta tecnológica que nos permite un ahorro considerable de tiempo, la firma electrónica nos ofrece una serie de beneficios operativos que nos permitirá acelerar la mayoría de los procesos burocráticos. Queremos destacar tres beneficios de la digitalización de la firma, esos beneficios operativos son:

1. Asegurar la identificación de la persona que realiza la firma. Gracias a la necesidad de instalar el certificado digital, nos aseguramos de que la identidad de la persona que firma es la misma que figura en los datos del certificado.

2. Garantizar la autenticidad del documento. Con la firma digital nos aseguramos la originalidad y la integridad del documento, ya que un documento firmado digitalmente no se puede alterar ni modificar.

3. Verificar la autoría de la firma. Cuando un documento queda firmado digitalmente, no se puede rectificar ni eliminar. Si alguien firma el documento, no podrá decir que no lo ha firmado ya que queda registrado de forma permanente.

En definitiva, el fin último de la firma electrónica es dar garantías de seguridad a la documentación generada y enviada de manera telemática. Y no solo a lo que son documentos, sino a otras acciones que, con la implantación de internet, se permiten realizar de manera telemática y no presencial. Por ejemplo, la realización de la Declaración de la Renta a través de Internet, llevar a cabo solicitudes en los registros electrónicos administrativos, pedir la vida laboral, recibir notificaciones electrónicas y firmar correos electrónicos o facturas electrónicas.

FIRMA ELECTRÓNICA: TIPOS

En España, según la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, hay definidos tres tipos de firma electrónica:

1. Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

2. Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite la identificación del firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados. Debe estar vinculada a dicho firmante de manera única y a los datos firmados por dicha persona, por lo que, cualquier cambio de estos datos debe ser detectable. La firma electrónica avanzada debe haber sido creada utilizando los mismos datos que en la creación de la firma electrónica y que dicho firmante puede utilizar.

3. Firma electrónica reconocida: en este caso, se trata de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Además, la ley añade en el apartado 4 del artículo 3: «La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados de forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel».

BENEFICIOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA

¿Cómo puede beneficiar a mi empresa?

Hay una tendencia desde las empresas, que se basa en la necesidad de ofrecer a sus empleados soluciones para conciliar vida profesional y personal. Es por esto que gracias a la firma electrónica, podremos optimizar nuestro tiempo cuando llevemos a cabo gestiones sin estar de forma presencial en la oficina. Gracias a aplicaciones como el portafirmas desarrollado por GDX Group, es posible firmar documentos electrónicamente, con todas las garantías legales, desde cualquier dispositivo. Simplemente se accede a la aplicación con un usuario y una contraseña, se importa el documento a firmar, se firma o se rechaza desde la aplicación y se envía al destinatario o a la solución de software correspondiente para seguir trabajando con él.

Es posible utilizar la firma electrónica para realizar gestiones en ministerios, la mayoría de los ayuntamientos, en la Agencia Tributaria y en otros organismos, como colegios profesionales o universidades.

Las principales ventajas y usos que se le pueden asignar a la firma electrónica, son las siguientes:

1. Firmar facturas, así como crear facturas electrónicas.
2. Firmar correos electrónicos, sobre todo, aquellos confidenciales, aportando seguridad extra al destinatario del mensaje.
3. Recepción de notificaciones electrónicas.
4. Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
5. Descargar modelos y formularios de la Agencia Tributaria.
6. Presentar y liquidar tus impuestos.
7. Incluso puedes hacer la declaración de la renta a través de Internet o pedir el informe de la vida laboral, entre muchos otros trámites.

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