Un estudio internacional realizado por International Data Corporation (IDC) muestra cómo los desafíos de la gestión de documentos representan una pérdida del 21% de la productividad en las organizaciones. Un gestor documental o sistema de gestión documental es un software que aborda esos desafíos, actuando como repositorio único de la documentación de la empresa y recogiendo las tareas que puedes realizar con los documentos, con el objetivo de realizar estos procesos de una manera mucho más eficiente y productiva.
A continuación, te contamos para qué sirve y qué beneficios te aportaría un gestor documental completo, como el que implantamos en GDX Group, DocuWare.
¿Para qué sirve?
Un gestor documental sirve para que, independientemente de por dónde te haya llegado o cómo hayas creado un documento, tengas un único archivo centralizado en la organización desde donde poder acceder al mismo.
Para que esto ocurra, debe permitirte guardar toda la documentación legalmente en formato digital, durante el plazo establecido por la normativa y mientras te sea útil. De esta manera podrás eliminar el papel de los procesos y, por tanto, los archivos físicos. Esto es posible, cuando el gestor documental cumple con la digitalización certificada por la Agencia Tributaria, gracias a la cual un documento digitalizado pasa a tener validez legal ante cualquier organismo oficial.
Otra utilidad de un buen gestor documental es permitir automatizar tareas y flujos de trabajo, como la extracción de datos de una factura para indexarlos al documento, y otras como organizar, archivar y buscar documentación, así como validar o aprobar un documento. Gracias a ello, el usuario o usuarios consiguen realizar sus acciones con extremada rapidez.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión documental?
Son muchos los beneficios que llega a aportar a una organización un gestor documental, por lo que a continuación te resumimos algunos:
Mayor eficiencia y productividad
Al tener toda la documentación en un solo repositorio digital y reducir los procesos manuales con la automatización, es mucho más fácil encontrar los documentos, recuperarlos y trabajar con ellos desde cualquier lugar, facilitando, por ejemplo, el teletrabajo y agilizando las tareas que se realizan, así como las respuestas a los clientes y proveedores.
Ahorro de costes
Eliminar el papel y, en consecuencia, prescindir de archivos físicos, permite tener un ahorro de costes en copias e impresiones y optimizar espacios en la oficina. Además, como ya hemos explicado, se reducen los procesos manuales con la automatización, lo que permite ahorrar también tiempo en este tipo de tareas.
Mayor seguridad
Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, como la Ley Orgánica de Protección de Datos y las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación, incluyendo la que ya es electrónica. Pero, además, se reduce el riesgo profesional que implica trabajar con grandes volúmenes de papel, pudiendo perderse, duplicarse, deteriorarse e incluso acontecer siniestros como incendios o inundaciones, evitando así graves perjuicios económicos.
Mayor control
El control se deriva de poder preservar a largo plazo todos los documentos en soporte digital, teniendo la información disponible durante todos los años de vida del documento y conservando su trazabilidad.
Mejora en los procesos
Es fácil, pues, llegar a la conclusión de que los procesos son mejorados gracias a su automatización, permitiendo unificar el trabajo para todos los usuarios, teniendo el control del propio proceso y de los documentos que se generan en él.
Mejora del ROI
Como hemos visto en los puntos anteriores, implantar un gestor documental mejora el retorno de la inversión, ya que impulsa la productividad, se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización.
Reducción de fuente de contagio
Por último, y debido a la situación propiciada por la pandemia, destacamos también como beneficio que contar con un gestor documental elimina una fuente de contagio como es el papel, derivada de la manipulación de este por los empleados.
Como hemos comentado, contar con un gestor documental en la empresa es clave para ganar tiempo en los procesos, siendo una pieza indispensable en la transformación digital de la compañía. Y ahora, ¿quieres seguir trabajando con papel?
Ponte en contacto con nosotros y te informaremos sobre cómo implantar en tu empresa un sistema de gestión documental para que disfrutes de todos estos beneficios para tu negocio.
