Acabo de terminar una llamada con un cliente y ha sido tan interesante que he decidido compartirla con vosotros.
Aunque la conversación ha empezado con la gestión documental, hemos terminado hablando de integración entre sistemas. El cliente ha llegado a decirme, incluso, que no valía la pena implementar una solución de gestión documental si no tenía comunicación con su ERP… Tiene sentido, ¿no? Bueno, creo que cambiaréis de opinión cuando terminéis de leer este post.
Para que me entendáis, voy a empezar explicando qué es una integración, cómo se realiza y qué se debe de tener en cuenta a la hora de implementar e integrar un nuevo software de gestión documental con tu actual ERP.
¿Qué es una integración?
Sí, sí, sé lo que estás pensando: esto es algo obvio. Pero vas a ver cómo cuanto más obvio es, más fácil es obviarlo, no sé si me explico.
La integración es el conjunto de procesos técnicos y de negocio que se utilizan para combinar información de diferentes fuentes, convirtiéndola así en datos fiables y valiosos. Pero, además, una integración se puede plantear como una comunicación “unidireccional” o “bidireccional”.
Cuando implementamos un software de gestión documental, una de las cosas más importantes es tener sincronizados tanto a DocuWare como a tu ERP. Es decir, que los documentos estén debidamente actualizados en las dos plataformas, en sus diferentes estados. Se trata de realizar una comunicación y una integración bidireccionales, para que tanto el documento digitalizado como el documento generado en digital estén debidamente actualizados en ambos softwares.
Voy a poner varios ejemplos de la necesidad de esta sincronización:
- Es importante que un documento contabilizado en el ERP se encuentre también actualizado en DocuWare, que en ambos esté sincronizado el campo con el número de cuenta correcto, así como también el estado, que debe figurar en los dos como “contabilizado”.
- Tener el documento en DocuWare y conseguir visualizarlo desde el ERP sin necesidad de entrar al gestor documental, compartiendo la URL única del documento.
- Sincronizar el centro de coste (si hubiere) en ambos softwares.
- Alimentar el gestor documental de manera automatizada, con los albaranes emitidos y las facturas emitidas desde el ERP, sin necesidad de tener que enviarlas ni de introducirlas en ningún sistema.
Y esto es solo el comienzo.
¿Cómo se realiza una integración?
Este punto es más complejo de lo que parece, pues no hay una regla única o una sola manera de hacerlo.
Una integración puede ser (o parecer) simple, es decir, una integración que parte de un archivo estructurado con el formato que le dé el ERP: un archivo en formato TXT, XML o CSV con la estructura exacta que el ERP sea capaz de interpretar. Lógicamente cada cliente y cada ERP es un mundo, por eso, desde GDX nos ocupamos de adaptar esta exportación a un archivo con el formato estructurado específico a cada necesidad y cada cliente.
Por integración más compleja o integración “tipo 2” entendemos una integración en la que debemos de alimentar tablas. No es que sea más difícil de realizar, lo único es que dependemos de terceros, pues muchos clientes tienen externalizado o trabajan con otra consultora que les ha implementado el ERP. En ocasiones, reunirnos con ellos para definir las tablas que van a poner a nuestra disposición para vincular ambos sistemas y ver cómo debemos nosotros alimentar esas tablas, supone que la integración sea más lenta, pues no tenemos el control total sobre la misma.
¿Qué protocolo de comunicación con el ERP se suele utilizar?
El protocolo de comunicación con el ERP depende mucho de la capa de seguridad que exista en la infraestructura informática del cliente. En general, se suele utilizar una llamada webservice o incluso también una llamada SFTP o similar. Sin embargo, por ejemplo, existen muchas multinacionales que tienen bastantes protocolos de seguridad que hacen que no sea posible realizar una llamada webservice externa.
Conclusión
Volviendo a la conversación que he tenido con el cliente…
Según nuestra experiencia como implementadores de DocuWare, no es necesario instalar el gestor documental en una primera fase integrado con el ERP. Solo el cambio de paradigma y de forma de trabajar con los documentos, que a partir de ahora será en digital, ya va a suponer una alteración importante para la compañía y para los empleados o departamentos implicados.
Si el cliente quiere plantearse la integración, nosotros recomendamos que sea siempre en una segunda fase, pues es entonces cuando va a descubrir qué campos, datos o metadatos necesita que se visualicen tanto en DocuWare como en el ERP.
Así pues, la integración del gestor documental con el sistema con el que se trabaje en la empresa es importante, pero no es prioritaria, ya que el cambio de la forma de trabajar introducida por el gestor documental es lo que nos va a ayudar a definir las características de la integración.
Espero que el artículo te haya sido de ayuda. Si necesitas apoyo para tu implementación o estás buscando un Partner de garantía, estamos a tu disposición, ponte en contacto con nosotros y hablaremos para entender vuestra situación y necesidad. En GDX Group somos Platinum Partner de DocuWare, uno de los cuatro Platinum que tiene DocuWare en España, con equipo de desarrollo propio, servicio técnico y soporte certificado.
Fran Rico
