Aunque parezca evidente, los documentos son un elemento clave a la hora de garantizar el funcionamiento continuo de cualquier negocio. Por ello, la seguridad de los datos debería ser una prioridad para todas las organizaciones. Sin embargo, las brechas de seguridad, las pérdidas de documentos, los problemas causados por las diferentes versiones de un archivo y las infracciones de la normativa en materia de protección de datos se han convertido en algo tan común que casi lo asumimos como parte del funcionamiento normal de una empresa.
Esto es así porque las empresas, en ocasiones, escogen los estándares de seguridad más débiles porque resultan más fáciles, no cumplen con la normativa o no implementan procesos que garanticen la integridad y la transparencia de la información porque todo ello requiere de mucho esfuerzo. Sin embargo, las organizaciones que se toman en serio la seguridad de la información rara vez son víctimas de estos errores.
La implantación de un gestor documental como DocuWare puede resultar clave para garantizar la seguridad de los datos y cumplir con la legislación. Entre sus ventajas, la eliminación del papel implica que se acabaron las pérdidas de documentos, impresiones y archivadores en cajas de cartón. Pero, además, nos proporciona otra serie de funcionalidades que vamos a repasar a continuación.
Beneficios para la seguridad de los datos
Cifrado y derechos de acceso
Un gestor documental garantiza que el acceso a los documentos solo puede realizarse a través de la autenticación de un nombre de usuario y contraseña únicos. Esto permite la creación de derechos de acceso específicos y garantiza una trazabilidad completa de los documentos a los que se accede, de quién accede a ellos y de qué cambios efectúa. Además, también es posible limitar el acceso a un documento a partir de sus datos de indexación (los metadatos utilizados para describir el contenido y el objetivo del documento).
Por otra parte, todo el tráfico entre sistemas y componentes está cifrado con HTTPS, para garantizar que los hackers no pueden interceptar información crítica, como contraseñas y datos financieros.
Redundancia y protección antivirus
Un software de gestión documental, ya esté instalado en la nube o en local, dispone al menos de dos niveles de redundancia de almacenamiento. DocuWare cuenta con centros de Microsoft Azure dedicados tanto en Estados Unidos como en Europa, con un reflejo de datos triple y con redundancia externa en la misma región. De esta manera, la información no se pierde nunca, aunque sucediera un desastre en uno de los centros de datos o en la sede de la organización. Y en caso de desastre, la recuperación de la información sería sencilla.
Este tipo de soluciones incorporan también protección activa frente a virus y programas malignos, de manera que ni el entorno del usuario ni la plataforma de software en sí se ven amenazados.
Políticas de retención y cumplimiento normativo
Algunos tipos de documentos se deben conservar dentro de la organización durante un período de tiempo determinado legalmente. Es lo que sucede, por ejemplo, con las facturas, que deben conservarse durante 5 años a disposición de la Agencia Tributaria.
Anteriormente, esta conservación se realizaba en papel, almacenado en estanterías llenas de cajas y documentos que después debían ser destruidos uno por uno en un procedimiento manual controlado. La gestión documental digital resuelve este problema.
Además, DocuWare, al disponer de digitalización certificada por la AEAT, permite destruir legalmente los originales en papel de las facturas. Por otra parte, estas soluciones establecen también flujos documentales para programar la destrucción de los documentos en intervalos de tiempo determinados, de manera automática y en base a parámetros que podemos definir como deseemos.
Por otra parte, ante el interés creciente por la protección de los datos, especialmente los de carácter personal, y la necesidad de cumplimiento de las diferentes regulaciones (desde el RGPD a la nueva LOPD), un sistema de gestión documental facilita el cumplimiento normativo, gracias a los derechos de acceso granulares y a la organización rigurosa de la información, que proporcionan el soporte para el cumplimiento de estas normas.
Integridad y auditorías
Para garantizar la integridad de los documentos, los usuarios pueden firmarlos con una firma electrónica legalmente válida. Por ejemplo, la firma electrónica cualificada garantiza que la firma es legítima y que el documento no se ha manipulado, ya que un proveedor de servicios de confianza autorizado ha emitido el certificado digital y autenticado al firmante. Estas soluciones pueden integrarse con el gestor documental para agilizar la firma de los documentos.
Parte del mantenimiento de la integridad de los documentos es entender exactamente qué ha cambiado entre las diferentes versiones del documento y garantizar que los usuarios solo editan la versión más reciente. La trazabilidad y los permisos de usuarios evitan que se realicen cambios y mantienen un registro estricto de quién ha realizado los cambios.
Por otra parte, cada captura, versión y anotación realizada en los documentos se registra, para mantener una trazabilidad completa. Además, se registran también todos los pasos del flujo de trabajo, para mantener la transparencia del proceso de punta a punta. Esta funcionalidad facilita las auditorías, ya que es posible reconstruir un historial completo de cada documento al que se puede acceder de forma sencilla.
Como el gestor documental simplifica también las búsquedas de documentos, si el auditor solicitara, por ejemplo, todas las facturas de 2018 de un determinado proveedor, podríamos proporcionárselas al instante en formato digital con un par de clics.
¿Quieres garantizar la seguridad de los datos en tu organización y disfrutar de todas las demás ventajas? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores te guiarán en todo el proceso de implantación.
