La firma digital debería convertirse en un elemento imprescindible, que debe implementarse en toda empresa que desee acelerar sus procesos comerciales y optimizar los procesos internos. Pero, además, en estos tiempos en que el contacto entre las personas debe reducirse, es fundamental para poder mantener los procesos que requieren incorporar la firma de documentos para conferirles validez legal.

Sus beneficios son claros: al incorporar soluciones de firma digital, se reduce el tiempo de espera, mejora la comunicación con los clientes y se refuerza la seguridad de la información. Así, pues, aumenta la velocidad en la gestión, se ahorra tiempo y también costes, a la vez que se respeta el medio ambiente, pues se elimina gran parte del papel.

Por otra parte, una solución de firma digital garantiza la integridad de los archivos. Los documentos firmados digitalmente no pueden ser alterados o modificados por terceros, pues se “rompería” la firma digital.

¿Cuál es la diferencia entre la firma digital y la firma electrónica?

Se trata de dos términos similares que muchas veces se confunden. Por ello, vamos a explicar de manera simple cuál es la diferencia entre ambas, ya que es un factor necesario para la transformación digital de cualquier organización.

Firma electrónica

Las firmas electrónicas son para la firma de documentos digitales el equivalente a una firma manuscrita. Son firmas jurídicamente vinculantes y con plena validez legal en determinadas condiciones. Este tipo de soluciones son adecuadas cuando los usuarios desean aprobar un documento, sellar un trato o un contrato, validar una factura, confirmar un acuerdo de arrendamiento o, incluso, firmar cualquier tipo de formulario electrónicamente.

El Marco Normativo Europeo que regula y confiere validez jurídica a las firmas electrónicas es el Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como eIDAS.

Firma digital

Las firmas digitales son mecanismos que aportan veracidad y fiabilidad al documento firmado. Así, garantizan, principalmente, que los documentos electrónicos son auténticos, demostrando al receptor que se trata de un documento íntegro y autentificando que ha sido firmado efectivamente por la persona o empresa en un momento determinado.

Este tipo de firmas son legales, garantizan que el documento no ha sido alterado o modificado, aportando mayor seguridad al receptor de este, pero sin efectos vinculantes o jurídicos.

Covid-19 y firma digital

La crisis de la Covid-19 ha puesto de manifiesto problemas técnicos, de recursos y obstáculos para nuestra gestión habitual, a los cuales nos hemos tenido que enfrentar y nos hemos tenido que adaptar a la nueva situación. Pero, además, nos hemos dado cuenta de que los procesos que implican la firma física tradicional son un problema, tanto para empresas como para instituciones. Durante este tiempo, no hemos podido desplazarnos para acudir a nuestras oficinas o visitar a nuestros clientes en persona. Por ello, poder firmar digitalmente documentos en remoto se ha convertido en algo necesario y esencial.

Por otra parte, trabajar desde casa o, como se le suele llamar, hacer “home office”, se ha convertido en una nueva forma de hacer negocios, lo que ha sido un verdadero reto para algunas empresas. Pero, al mismo tiempo, también nos ha proporcionado una oportunidad única para acelerar la transformación digital de las empresas. Y es que adaptarse tecnológicamente ha sido imprescindible para dar continuidad al negocio.

Gracias, entre otras cosas, a la firma digital, muchas de las transacciones y operaciones comerciales se pueden realizar en remoto, aunque todavía nos quede mucho margen de mejora en este sentido.

Firma digital, un complemento esencial para la transformación digital

Cada día más, sobre todo, como clientes, buscamos la inmediatez. Exigimos que los servicios estén operativos y a nuestra disposición en cualquier lugar y en cualquier momento y, si están a la distancia de un clic, mucho mejor.

Por ello, se hace indispensable la implantación de certificados y firmas digitales, que nos permitan oficializar las gestiones, transacciones y operaciones diarias realizadas sobre documentos digitales.

Tareas como autorizar aprobaciones para poder liberar el flujo de trabajo, automatizar la firma de múltiples documentos, identificar al firmante o, incluso, a varios firmantes sin necesidad de mover el papel de mesa en mesa, protegiendo en todo momento la información y la integridad del documento firmado, es una oportunidad de digitalizar y, por tanto, optimizar todos estos procesos.

Más allá, lógicamente de las ventajas para nuestro cliente y de los beneficios para nuestros empleados, conseguiremos ahorrar tiempo y recursos, siendo más rápidos a la hora de sellar acuerdos, contratos, convenios o incluso actas y otros documentos internos de la empresa.

Conclusión

En definitiva, implementar firmas y certificados digitales en la empresa es necesario para validar documentos a distancia, en cualquier momento y desde cualquier lugar que se desee.

En GDX Group somos expertos en herramientas de transformación digital, incluyendo soluciones y servicios de firma digital para nuestra empresa. Podemos ofrecerte las diferentes modalidades de firma, un servicio con todo incluido, con el cual no solo puedas firmar digitalmente, sino también firmar electrónicamente e incluso tener agrupados y custodiados los diferentes certificados, tanto de directivos o personal interno, como los de la compañía. Ponte en contacto con nosotros y estudiaremos tu caso para ofrecerte la solución global más adecuada a tus necesidades.