Comprobar el email es probablemente lo primero que haces por las mañanas en el trabajo, antes de empezar con otras tareas. Aunque todos sabemos que la bandeja de entrada no es el lugar más adecuado para almacenar información crítica, el hecho es que acabamos dejando ahí los emails con todo tipo de contenidos. Después, tenemos que recurrir a búsquedas complicadas cuando necesitamos encontrar algún documento. La cuestión es que resulta muy cómodo hacerlo así, pero la gestión de los emails desde la bandeja de entrada se acaba convirtiendo en una fuente de estrés constante, ya que se dedica mucho tiempo a buscar mensajes días o meses después y, a veces, no los encontramos.
Ya hemos abordado los beneficios de las soluciones de gestión documental para trabajar con archivos en los diferentes departamentos de la empresa. En este artículo vamos a ver cómo la gestión documental también puede resultar útil para la gestión de emails. Se trata de una funcionalidad incluida en la versión Cloud del gestor documental DocuWare, pero que también puede contratarse como un módulo aparte si optas por la versión on premise.
Por qué necesitas un sistema de gestión de emails
De acuerdo con la definición de gestión de emails que hace la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM, por sus siglas en inglés), tenemos menos en cuenta la seguridad de la información cuando trabajamos con emails que con otros tipos documentales en la empresa. Estaremos de acuerdo en que este es un error que implica muchos riesgos.
Algunas de las razones para que pensemos menos en la seguridad de los emails, según AIIM son:
- El elevado volumen de mensajes que recibimos
- La informalidad con la que los emails se escriben y se reenvían: todo el mundo lo hace continuamente
- La facilidad con la que los documentos pueden adjuntarse, incluso si se trata de documentos que no deben compartirse
¿Sabías que Microsoft Outlook y otros programas no estaban planeados para manejar la avalancha de emails con los que tienes que lidiar cada día? De hecho, se diseñaron como herramientas de comunicación, no para almacenar información de forma organizada, con seguridad, o para realizar búsquedas rápidas. Si dedicas una buena cantidad de tiempo a buscar información que recibes por email, necesitas una solución de gestión documental que incluya un módulo de gestión de emails.
Cómo funciona la gestión documental para archivar emails
Con un sistema de gestión de emails, ya uses Outlook u otro sistema de email, los mensajes y adjuntos se archivan digitalmente en un repositorio central junto al resto de documentos de la empresa. Estos documentos también pueden utilizarse para iniciar flujos de trabajo automatizados.
Sin embargo, a menudo los documentos adjuntos del email son la única parte del mensaje que requiere ser conservada con seguridad. Pueden contener facturas, contratos, recibos, albarenes, pedidos u otros documentos que tienen que almacenarse correctamente y poderse buscar con facilidad. Un sistema de gestión de emails te permite conservar el texto de un email y sus adjuntos como documentos separados, indexando cada uno de ellos y organizándolos en la carpeta correcta de tu sistema de gestión documental.
Por ejemplo, cuando el departamento de contabilidad recibe un email con varias facturas adjuntas, el texto del email y las facturas podrían archivarse de forma separada en la base de datos del gestor documental. Con un sistema de gestión de emails, el proceso de aprobación de facturas puede iniciarse en cuanto esta se archive directamente desde el correo electrónico.
Funciones del gestor documental para la gestión de correo electrónico
Con la solución de gestión de emails de DocuWare Cloud puedes:
- Almacenar mensajes con un clic o archivar emails automáticamente en DocuWare
- Empezar una búsqueda directamente desde Outlook u otros programas de email
- Acceder a las funcionalidades del gestor documental directamente desde la bandeja de entrada
- Tratar el email como cualquier otro documento de trabajo para asegurar el cumplimiento de las diferentes normativas
- Mejorar la colaboración entre los empleados, gracias al archivado de emails y sus adjuntos de manera que estén disponibles para los miembros del equipo autorizados
- Aumentar la organización del contenido relacionado, como especificaciones técnicas, correspondencia de los clientes o información de transacciones. Puedes archivar en un mismo lugar todos los mensajes relacionados con un proyecto.
- Ver la cadena de emails de cualquier trabajador cuando se comunica con un cliente o proveedor. Así, cualquier miembro del equipo puede responder a la reclamación de un cliente, aunque el remitente no esté disponible en ese momento.
- Marcar emails que quieres mantener en tu bandeja de entrada como archivados, o eliminar los mensajes de tu bandeja de entrada, una vez han sido almacenados en DocuWare
- Eliminar duplicados y mensajes promocionales de acuerdo con los parámetros establecidos de forma personalizada.
¿Quieres beneficiarte de estas y otras ventajas de la gestión de emails en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especializados te ayudarán a elegir la solución más adecuada a tus necesidades y a sacarle todo el partido.
