Imagina que acabas de empezar a trabajar. Estás en tu mesa y te llega por email una nueva propuesta de la reunión que tuviste ayer con ese nuevo proveedor. Al poco tiempo, te dejan en la mesa los últimos albaranes de la mercancía que acaba de llegar al almacén. Y, a la vez, suena el teléfono. Te llaman desde recepción para avisarte de que ha llegado un documento certificado que tienes que bajar a firmar. Acaba de empezar el día y ya tienes tres tipos documentales diferentes que gestionar.

Pero, además, tienes que informar, introducir y almacenar esos documentos en el sistema de gestión que utilizas. Y cada archivo debe asociarse a su expediente, para que el equipo de dirección y el jurídico tengan una visión completa de todo lo que está pasando.

Respiras hondo, pues tienes invertir un tiempo precioso en escanear los documentos para poder enviarlos por email o introducirlos en el software de gestión. Más de quince minutos perdidos después, los archivos por fin están donde deben estar y puedes pasar al siguiente asunto.

Riesgos de trabajar con sistemas independientes

Como hemos visto, la gestión de diferentes tipos documentales y de sistemas independientes al final de la jornada consume mucho tiempo, por lo que resulta contraproducente. Además, supone un obstáculo en la rutina diaria, tanto para los empleados como para la gestión de las organizaciones.

Al trabajar de esta manera, las diversas aplicaciones se convierten en silos organizacionales, pues cada una es un sistema aislado, que no se comunica con los demás. Esto plantea verdaderos retos empresariales, ya que pueden llegar a paralizar el rendimiento y el crecimiento de la organización, así como suponer la pérdida de productividad de los empleados y la ineficacia de los procesos.

Pero, ¿cómo podemos resolver esto en la gestión de nuestra empresa? La respuesta está en la integración de sistemas. Debemos aprovechar su potencial para tenerlo todo interconectado. Hay que unir estrechamente los sistemas de gestión documental con los dispositivos de impresión, el servidor de correo electrónico y el ERP. Todo debe estar intercomunicado para que las diversas herramientas se hablen entre ellas, lo que aporta enormes beneficios y ahorra tiempo.

Beneficios de la integración de sistemas

A continuación, te presentamos algunos de los beneficios que puedes obtener con un enfoque integrado:

• Facilita la vida: la integración de sistemas te permite tener toda la información en una ubicación central. Así, se elimina la frustración de tener que saltar de un programa a otro para localizar, buscar y utilizar un documento o archivo.
• Aumenta la productividad: tener todos tus datos en un repositorio único también reduce el tiempo relacionado con el mantenimiento de múltiples sistemas, aumentando así la productividad. Cuando se eliminan los obstáculos para completar las tareas cotidianas, se libera tiempo para que tu equipo se centre en el trabajo y no en gestionar papel, emails o archivos en digital.
• Mejora la seguridad: los encargados de la protección de datos y los departamentos jurídicos de las empresas manejan información sensible, que requiere una seguridad estricta. Por eso, descargar archivos de un sistema para luego cargarlos manualmente en otro puede provocar fallos de seguridad, ya que los documentos pueden extraviarse. Al eliminar este paso del proceso, la información crítica permanece segura, limitando el acceso de posibles hackers.
• Garantiza la exactitud de los datos: tener los mismos archivos y documentos duplicados en múltiples sistemas desconectados afecta inevitablemente a la exactitud de los datos, generando la existencia de diferentes versiones. Cuando integras tu solución de gestión documental con tu ERP, con tu email y con tu escáner o multifunción, consigues mantener la integridad de los documentos. Así, tienes datos más precisos y coherentes y desaparece la duda de si estás utilizando o no la versión correcta o si el documento puede haber sido modificado o alterado.

Te ayudamos

Como ves, hay poderosas razones por las que deberías integrar tu ERP con un software de gestión documental. Desde GDX disponemos de un equipo técnico cualificado, experto y especializado en integraciones con diversos softwares de gestión o ERPs para ayudarte con esta tarea. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a elegir la solución más adecuada a tus necesidades y a definir las integraciones necesarias.