Hace tiempo, hablábamos de los flujos de trabajo automatizados y de cómo pueden agilizar eficazmente un proceso como el de cuentas a pagar. Este caso es muy representativo ya que afecta a cualquier compañía, independientemente de la naturaleza de su negocio. No obstante, podemos automatizar cualquier otro proceso, sea cual sea el departamento y las tipologías documentales que intervengan en el mismo.
Los procesos comerciales deben adaptarse a su negocio. Para ello, es fundamental poder controlarlos de forma flexible. Es recomendable observar primero la diferencia entre “proceso” y “flujo de trabajo” y el papel que juegan los documentos en él. Después, veremos cómo organizar los flujos de trabajo desde fuera de la oficina.
Diferencias entre proceso y flujo de trabajo
Aunque a veces se usan indistintamente, los términos “proceso” y “flujo de trabajo” no significan lo mismo. El proceso describe la gestión empresarial básica, en función de los pasos que se deben seguir y el orden en el que se logra un resultado específico. Podríamos decir que un proceso es la forma en que queda plasmada documentalmente el procedimiento específico del conjunto organizado de operaciones que lo conforman.
Por el contrario, el flujo de trabajo se refiere a la implementación técnica y automatizada de procesos mediante software (como DocuWare Workflow Manager). Las tareas del proceso que se han transferido al flujo de trabajo son transparentes y estandarizadas. El flujo de trabajo indica de forma clara cómo están estructuradas las tareas, cómo se ejecutan y cuál es su orden relativo. También, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que respalda la tarea y cómo se monitoriza la finalización de la misma. Un documento de alcance funcional recoge punto por punto con todo detalle cada una de las instancias así como sus casuísticas y el esquema de caminos posibles por los que puede discurrir un documento o registro.
Cómo relevar a un compañero en sus tareas de un flujo de trabajo
Cuando queremos organizar los flujos de trabajo desde fuera de la oficina, podemos intervenir en los procesos cómodamente a través de las aplicaciones móviles de aquellas soluciones software con las que se trabaje en nuestra compañía.
No obstante, si activamos la opción “fuera de la oficina”, durante una ausencia del puesto de trabajo, nuestras tareas serán dirigidas a la persona de nuestro departamento que figure como primer sustituto. Si esa persona tampoco está disponible, la tarea será dirigida automáticamente a la segunda persona de la lista, y así sucesivamente. Las reglas de sustitución se crean en la aplicación Administración de DocuWare.
También se pueden indicar las ausencias en DocuWare Client bajo Mi Perfil, es otra forma fácil de organizar los flujos de trabajo desde fuera de la oficina. Todos los compañeros que sean designados como sustitutos, también deberán introducirlas. Definir los periodos de ausencia es importante ya que sin ellos no funcionaría la regla de sustitución. Esta información también se puede guardar en la Administración de DocuWare.
Beneficios de un flujo de trabajo automatizado
Una de las grandes ventajas del programa de flujos de trabajo, es que incluso uno mismo puede mapear y controlar los procesos más complejos. Este nivel de control es una de las mayores ventajas de la gestión del flujo de trabajo, ya que permite combinar varias soluciones para gestionar las tareas. Además, se puede incluir información de diversas fuentes y asegurarse de que no se pierde ninguna tarea cuando los trabajadores no están en su puesto de trabajo por vacaciones u otro tipo de ausencias. En este caso particular, puesto que el workflow manager permite establecer una serie de candidatos alternativos, se asegura de que la tarea continúa hacia el siguiente supervisor con la intervención de cualquier responsable.
Si queremos implementar un detalle más completo en las reglas de sustitución, solo es necesario combinar varias reglas de reemplazo en las listas de sustitución. Por ejemplo, podemos crear varias reglas para diferentes Centros de Coste. Las listas de reemplazos también se pueden guardar en la aplicación de Administración de DocuWare. De estas listas, se pueden seleccionar reglas de reemplazo grupales o individuales para asignar tareas en la aplicación de diseño de flujos. Todas las reglas deben incluirse al menos en una lista de reemplazo. De esta manera, la gestión de flujos de trabajo desde fuera de la oficina estará lista para trabajar normalmente sin problemas.
¿Te gustaría implementar un flujo automatizado para alguno de los procesos de tu compañía? Ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos sobre la mejor forma de implementarlo.
