El principal objetivo de iniciar la implantación de un gestor documental como DocuWare es eliminar el papel en las oficinas. Aunque la desaparición total del papel en una empresa sea algo difícil de conseguir, este tipo de soluciones ayudan a reducir su uso de forma notable. Hacer este cambio en la gestión de una organización puede suponer una inversión importante, pero, a la larga, merece la pena, ya que los beneficios que se obtienen son considerables.

Además, hay que tener en cuenta que, en la actualidad, el valor de una empresa no solo se mide por sus resultados financieros, sino también por su compromiso con causas de tipo social como la sostenibilidad medioambiental. Así, una organización sin papel es una organización más limpia, más eficiente y más rentable. En este artículo vamos a explicar las ventajas de eliminar el papel en las oficinas gracias a un gestor documental como DocuWare.

Beneficios de eliminar el papel en las oficinas

Medio ambiente

Realmente no somos conscientes del impacto que tiene el papel en el deterioro del medio ambiente. Por ejemplo, por aportar solo algunos datos, para fabricar un solo A4 es necesario utilizar 10 litros de agua. De ahí que la industria del papel sea la mayor consumidora de agua en los países occidentales. Además, para producir 1 kg. de papel son necesarios entre 2 y 3 kg. de árboles. Si todas las personas en el mundo utilizaran 200 kg. de papel al año (tal y como sucede en Europa, EEUU y Japón, de media), no quedarían árboles.

En contra de lo que pudiera esperarse, la digitalización no está provocando que el consumo de papel disminuya, sino que cada vez es mayor. De hecho, se espera que la demanda de papel se duplique entre los años 2010 y 2060. Por ello, cualquier iniciativa que conduzca a la reducción del consumo de papel, tendrá beneficios para el medio ambiente.

Seguridad de la información

Los documentos en papel están mucho más expuestos a accidentes, pérdidas y robos. Esto supone un grave riesgo para las empresas, como hemos comentado en otros artículos. Sin embargo, cuando la información se almacena en formato digital es más fácil protegerla. Así, por ejemplo, los documentos no pueden ser robados o destruidos por un incendio o la rotura de una tubería.

Esto no quiere decir que no existan riesgos también para los archivos digitales. Pero, si almacenamos la información en un gestor documental como DocuWare, los documentos se archivan encriptados y se realizan copias de seguridad redundantes en distintas ubicaciones. Así, si llegaran a perderse, siempre existiría otra copia disponible en los servidores de otro país. Además, es posible configurar un sistema de restricción de accesos personalizado, pudiendo decidir qué usuarios tienen derecho a leer y/o editar qué documentos concretos.

Trabajar desde cualquier lugar

Si algo hemos aprendido durante estos meses de pandemia, es que la continuidad del negocio no puede depender de que podamos ir a la oficina a buscar un papel en un archivador. La digitalización de los documentos hace posible el acceso a la información en cualquier momento, desde cualquier lugar y por todas las personas que lo necesiten (siempre y cuando estén autorizadas).

En este sentido, DocuWare facilita también el trabajo en equipo, puesto que permite que varias personas puedan colaborar y trabajar en un mismo documento y asegura que siempre se utilice la última versión del mismo. Además, también simplifica las auditorías posteriores, ya que conserva la trazabilidad de cada archivo. Así, en cualquier momento podemos saber quién ha accedido a un documento y qué cambios ha realizado en el mismo.

Mayor eficiencia

Eliminar el papel en las oficinas implica trabajar más rápido. Tareas cotidianas como imprimir documentos, archivarlos y buscarlos en archivadores, que antes podían ocupar incluso horas cada día, pueden completarse en cuestión de segundos si se utilizan documentos digitales. Así, los empleados pueden llevar a cabo otras tareas menos repetitivas, más creativas y que aporten más valor a la empresa.

Si, además, los documentos digitales se gestionan con una solución como DocuWare, las búsquedas y archivados son mucho más eficientes. Todos los documentos se archivan indexados por varios campos que pueden definirse de forma personalizada, por lo que las búsquedas son rápidas y sencillas. Además, incorpora la tecnología Intelligent Indexing, que reconoce automáticamente el texto de estos campos y aprende por entrenamiento según se almacenan más y más documentos, reduciendo el tiempo de archivado.

Con este gestor documental también es posible crear flujos de trabajo automáticos personalizados. De esta manera, tareas que antes requerían el trasiego de papeles de una mesa a otra, con el consiguiente descontrol y la alta probabilidad de perder documentos, ahora se llevan a cabo a través de alertas creadas de forma automática. El usuario que debe validar el documento recibe un aviso en su bandeja de entrada y puede aprobarlo mediante un sello electrónico. Así, en todo momento se conoce el estado del proceso y se puede consultar el documento.

Reducción de costes

Dejar de utilizar papel supone, lógicamente, eliminar su coste. Pero también existen otros gastos asociados que, si los sumamos, pueden suponer una diferencia importante: impresión y tóner; artículos de papelería como carpetas, archivadores y sobres; envíos; espacio de almacenamiento… A este importe hay que añadir el ahorro de tiempo que se consigue al utilizar documentos digitales y un gestor documental como DocuWare que, como hemos visto, ayuda a trabajar de forma más eficiente.

Los consumidores valoran cada vez más que las empresas sean sostenibles y ser atendidos de manera inmediata. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a eliminar el papel de las oficinas para conseguir una organización más eficiente.