Implementar un sistema de gestión documental o ECM (administración de contenido empresarial) puede ser muy beneficioso para los empleados de cualquier organización. Pero el éxito de la implementación depende de hacerlo siguiendo buenas prácticas. Te explicamos cuál es la mejor manera de implantar gestión documental en 2021.

Un proyecto de gestión documental tiene un potencial de éxito mucho mayor cuando los empleados de la empresa reconocen el valor del software. Así, participarán en la implementación que facilitará su trabajo. La aceptación y la posterior adopción del sistema ECM por parte de los empleados es el objetivo final de la implementación.

Para garantizar su éxito, es importante definir los objetivos y el ROI del proyecto de gestión documental antes de su implementación. Hay que tener en cuenta que cada proyecto es diferente y cada departamento puede tener unas expectativas diferentes: un procesamiento de facturas más rápido, mejor calidad en el servicio al cliente o procesos de ventas más eficientes, por ejemplo.

Te explicamos las claves para que implementar gestión documental sea un éxito:

1. Empieza por el departamento que más se beneficiará de un sistema ECM
2. Realiza un análisis previo para tener una base sólida
3. Define los objetivos y KPIs del proyecto
4. Elige un proveedor de gestión documental que mire hacia el futuro
5. Configura la solución ECM de forma que esté orientada a los empleados
6. Empieza por el departamento que más se beneficiará de un sistema ECM

Claves para implementar gestión documental con éxito

1. Empieza por el departamento que más se beneficiará de un sistema ECM

Para demostrar rápidamente cómo una solución de gestión documental mejora y facilita el trabajo dentro de una empresa, lo mejor es empezar por los procesos que se beneficiarán más de esta solución. Conviene identificar los procesos basados en documentos que se repiten muchas veces al día o a la semana y cumplen objetivos específicos. Como punto de partida, piensa en los KPI de cada departamento.

Por ejemplo, en ventas podría ser la preparación de la oferta. Si los contratos, acuerdos, materiales de marketing y listas de precios se pueden digitalizar y localizar rápidamente, la experiencia del cliente potencial mejora y el equipo de ventas puede centrarse en las relaciones con los clientes.

La facilidad para encontrar los documentos, por supuesto, puede beneficiar también a otros departamentos dentro de la empresa. Así, la aceptación y las expectativas de los empleados aumentan incluso antes de implementar la gestión documental en sus departamentos.

2. Realiza un análisis previo para tener una base sólida

El análisis de la situación previa puede aclarar los detalles del proyecto, sus expectativas de éxito y determinar en qué orden iniciar la implantación. Nuestro consejo es que designes un responsable que se encargue de recopilar comentarios de todos los departamentos para descubrir oportunidades de mejora en los procesos y para obtener la aprobación por parte de sus directivos.

Así, el responsable puede mantener una visión general durante todo el proceso de implementación, incorporar los escenarios actuales y considerar los posibles desafíos futuros. En este análisis es fundamental que participen todas las partes interesadas, para evitar las resistencias de los usuarios. El equipo solo será receptivo a la nueva tecnología cuando las necesidades y sugerencias de los empleados se tengan en cuenta y estos vean claramente sus ventajas.

A partir de nuestra experiencia, hemos descubierto que los procesos contables básicos son el punto de partida ideal para implantar la gestión documental, porque son repetibles y medibles. Por ejemplo, mejorar la velocidad y la precisión del procesamiento de facturas tiene un impacto directo en la rentabilidad y ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores.

3. Define los objetivos y KPIs del proyecto

Una vez determinados los departamentos en los que se va a introducir la solución de gestión documental, recomendamos utilizar los KPIs para definir objetivos de mejora claros y medibles. No conviene limitarse a objetivos vagos como “más eficiencia”. Hay que pensar en indicadores cuantitativos precisos para que las imprecisiones subjetivas no enmascaren los datos objetivos.

¿Debería aumentar en un porcentaje determinado el número de confirmaciones de pedidos enviadas en un período de tiempo determinado? ¿Hasta qué punto puede un sistema ECM acortar el procesamiento de facturas? ¿Cuánto más rápido podemos responder a las preguntas de soporte al cliente?

Nuestro consejo es que las expectativas estén claras y que las comuniques a todo el equipo. Así, cada empleado sabe qué esperar y se evitarán sorpresas desagradables al revisar el cumplimiento de los objetivos.

4. Elige un proveedor de gestión documental que mire hacia el futuro

¿Qué es mejor? ¿Un software consolidado que lleva años en el mercado o un proveedor que impulsa innovaciones de vanguardia en al ámbito del ECM? Como siempre, la respuesta está en el término medio. Por una parte, una gran base de clientes confirma que el software ha demostrado su eficacia en el mundo real. Pero que la solución haya funcionado en el pasado no implica que vaya a seguir haciéndolo también en el futuro. La solución de gestión documental elegida debe innovar continuamente para que la empresa siga funcionando correctamente en el futuro.

Al buscar un proveedor de gestión documental hay que plantearse:

• ¿Es posible comenzar con unos pocos usuarios y después aumentarlos fácilmente? ¿Se puede integrar de forma flexible con el software que utilizamos ahora y con los sistemas futuros? ¿El software es compatible con implementaciones en la nube, locales e híbridas? La escalabilidad es importante.
• ¿El proveedor invierte en la experiencia del cliente?
• Conviene aclarar los términos financieros para la instalación, los gastos operativos, la capacitación y las actualizaciones, para tener claro el coste total de propiedad de la solución.

¿Cómo identificar el mejor software ECM?

• Una buena forma de empezar es buscar reseñas de usuarios e informes de analistas.
• También hay que investigar la historia de la empresa: ¿está consiguiendo nuevos clientes? ¿anuncian nuevas funcionalidades?
• Las certificaciones siempre ayudan. Por ejemplo, la certificación ISO 9001 asegura que un proveedor de gestión documental actualiza sistemáticamente las características o la seguridad de su producto, lo que demuestra que está evolucionando continuamente.

5. Configura la solución ECM de forma que esté orientada a los usuarios

En cuanto comience la implementación del gestor documental hay que conectarla al email y a los dispositivos móviles de los empleados. Una de las mayores ventajas de una solución ECM es que posibilita el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar: trabajando desde casa, de viaje, en la ubicación del cliente…

También es importante definir los flujos de trabajo digitales para optimizar los procesos y acelerar los puntos críticos. Sin embargo, tampoco hay que abrumar a los empleados. La creciente digitalización del mundo laboral no es vista con buenos ojos por todos. Por eso, es necesario gestionar el cambio de forma cuidadosa y considerada, para asegurar la aceptación de la nueva realidad. Conviene concentrarse al principio en las mejoras básicas y no esperar que el equipo realice demasiados cambios a la vez. El objetivo son flujos de trabajo útiles y efectivos que ayuden de forma significativa al equipo.

¿Quieres disfrutar de las ventajas de la gestión documental en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos para que la implantación del nuevo software sea un éxito.