Los términos ‘gestión de contenidos empresariales’ o Enterprise Content Management (ECM, según siglas en inglés) y gestión documental suelen usarse como sinónimos. Sin embargo, aunque son parecidos, realmente no son intercambiables. Cada uno hace referencia a una práctica, normas y herramientas particulares que merecen diferenciarse para su correcta aplicación.
A nivel organizacional, resulta muy importante saberlo. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que explorando a fondo sus definiciones y principales características para luego compararlos? Si bien este puede resultar un trabajo tedioso, GDX-Group se ha encargado de hacerlo más simple. En el siguiente artículo se presentan las diferencias entre la ECM y un gestor documental.
¿Qué es la ECM? ¿Qué es la gestión documental?
Empecemos definiendo un gestor documental. Se trata de un conjunto de técnicas y normas estipuladas para gestionar los documentos creados o recibidos por una organización. Estas abarcan desde el momento en que se crean o reciben hasta su almacenamiento, envío a otros, eliminación e incluso recuperación. En general, este vela por la conservación de los documentos a largo plazo, pero aplicando criterios en el proceso.
Por otro lado, tenemos la ECM que, aunque similar, es mucho más amplia. La gestión de contenido empresarial reúne estrategias, métodos y herramientas para el tratamiento del contenido derivado de los procesos organizativos. Ciertamente, es un concepto implementado dentro de las empresas privadas, pero no se limita a ellas; también otras organizaciones, fundaciones e instituciones públicas pueden usarlo.
La ECM se encarga del tratamiento, entrega, almacenamiento y conservación del contenido en un sentido amplio; esto incluye la denominada “información no estructurada” que ya conocemos como vídeos, imágenes, correo electrónico, páginas web, entre otras. Con ello, ya hemos llegado a la primera diferencia con respecto al gestor documental: la naturaleza del contenido que procesan.
¿En qué se diferencian la ECM y el gestor documental?
Incluso dentro de las empresas y otras organizaciones puede haber lagunas respecto al uso de la ECM y el gestor documental. Y aunque hay razones para ello, es importante saber diferenciarlos ya que sus aportes son distintos. Además, las herramientas involucradas en su implementación también pueden variar, lo que podría desencadenar gastos o mala gestión.
Uno es un software de gestión, otro es un conjunto de estrategias de gestión
La primera diferencia entre la ECM y un gestor documental es su naturaleza. El primero es un conjunto de estrategias estipuladas por la empresa para gestionar todo el contenido que se le relacione. Mientras que el segundo es concretamente un software que permite gestionar desde el principio hasta el final los documentos de una organización. Definitivamente, no son lo mismo.
El tipo de contenido que gestionan es diferente
La ECM y el gestor documental también se diferencian en el tipo de contenido con el que tratan. Como ya se mencionó, la gestión de contenido empresarial abarca todo material generado o recibido por la empresa o institución. Esto, claramente, incluye documentos, pero también otros en formato diferente como las imágenes y los videos. En cambio, el gestor documental se limita a gestionar solo documentos.
El gestor documental forma parte de la ECM, pero no es exactamente lo mismo
Es importante destacar que, pese a sus diferencias, la confusión que lleva a muchos a usar estos términos como sinónimos tiene fundamento. Y es que el gestor documental forma parte de cualquier ECM ya que esta última, como ya se indicó, también abarca la gestión de documentos. Sin embargo, el uso de uno u otro dependerá de factores como la naturaleza de la empresa y la cantidad de ciertos contenidos.
Las funciones de cada sistema difieren
Finalmente, las funciones de la ECM y el gestor documental difieren significativamente. La primera abarca la captura y registro de la información; la gestión y procesamiento de la misma; su almacenamiento y preservación a largo plazo, por lo general a través de la nube; flujos de trabajo y Business Process Management (BPM) para la mejora de la gestión y, por supuesto, la entrega.
Por su parte, las funciones del gestor documental se limitan a los documentos de la organización. Esto es: un plan de archivo que describa las etapas para cada documento; la creación, captura e integración de estos; la seguridad y la disponibilidad de acceso; los permisos y colaboraciones; la indexación y recuperación de archivos; la introducción de metadatos: la inalterabilidad, distribución, preservación y destrucción.
