En los últimos años, la facturación electrónica ha ganado un papel protagonista en la transformación digital de las empresas. Las nuevas normativas no solo exigirán emitir y recibir facturas digitales a través de soluciones homologadas, sino que también obligarán a comunicar en todo momento el estado en que se encuentra cada una de ellas.
Esta necesidad ha llevado a muchas compañías a interesarse por la automatización de los estados de la factura electrónica como vía para adaptarse más fácilmente a las obligaciones legales y, al mismo tiempo, optimizar sus procesos internos.
La automatización de los estados de la factura electrónica consiste en emplear sistemas tecnológicos para registrar y transmitir automáticamente cada cambio en la situación de una factura: aceptación, rechazo, pago, cesión a un tercero, entre otros. Este enfoque permite cumplir con la normativa sin depender de procesos manuales, al tiempo que aporta eficiencia y transparencia a la gestión financiera.
Qué son los estados de la factura electrónica
Cuando una empresa emite una factura electrónica, su destinatario debe informar sobre su estado en diferentes momentos: si la acepta, si la rechaza, si la ha pagado o si la ha cedido a un tercero.
También hay que comunicar las fechas correspondientes a cada uno de esos hitos. La Agencia Tributaria requiere que esta información le sea notificada, además de al propio emisor, en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produzca el cambio de estado.
Por tanto, los estados de la factura electrónica son registros oficiales que reflejan el seguimiento de la vida de una factura digital desde que se envía hasta que se paga o transfiere. Este mecanismo ofrece a todas las partes implicadas —emisor, receptor y Administración— una visión clara y actualizada del proceso.
Obligación de comunicar los estados
Uno de los puntos clave de la normativa es que comunicar los estados de la factura electrónica no es opcional, sino obligatorio. Para ello, las empresas deben utilizar soluciones homologadas que sean capaces de interactuar con la llamada solución pública, el sistema desarrollado por la Agencia Tributaria para centralizar todas las facturas electrónicas y sus estados.
Las soluciones privadas también están autorizadas, siempre que estén debidamente homologadas y sean capaces de integrarse tanto con otras plataformas como con la solución pública.
Así, tanto si se usa la herramienta pública como si se opta por una privada, siempre es necesario enviar la información sobre los estados a Hacienda. Esta interconexión es esencial para que la administración pueda verificar el cumplimiento de los plazos legales y detectar prácticas como la morosidad.
Novedades normativas sobre los estados
Las normativas recientes, enmarcadas en la Ley Crea y Crece y sus reglamentos posteriores, han establecido una serie de modificaciones relativas a los estados de la factura electrónica. Entre las principales novedades destacan la obligatoriedad de comunicar a Hacienda tanto la aceptación como el pago de la factura, incluso si estos son parciales, y la posibilidad de notificar la cesión de la factura a terceros como empresas de factoring.
Otro aspecto relevante es que el incumplimiento de los plazos para comunicar los estados se traducirá en la aceptación tácita de la factura, lo que refuerza la importancia de actuar con rapidez. También se establece un calendario progresivo de aplicación, según la facturación de las empresas, con un periodo máximo de adaptación de hasta 48 meses para los autónomos.
Ventajas de la automatización de los estados
Aunque en un primer momento puede parecer que esta obligación supone una carga adicional para las empresas, en realidad la automatización de los estados de la factura electrónica trae consigo numerosos beneficios.
Por un lado, se reduce notablemente la morosidad, ya que Hacienda dispone de toda la información necesaria para garantizar que se cumplan los plazos legales de pago.
Además, esta transparencia facilita las reclamaciones en caso de impago o retrasos, y evita prácticas abusivas por parte de grandes compañías frente a pequeños proveedores.
Por otro lado, la automatización mejora la productividad, ya que elimina tareas manuales propensas a errores, ahorra tiempo administrativo y reduce el esfuerzo dedicado a reclamaciones y seguimiento. También ayuda a optimizar la contabilidad y la visibilidad de los flujos de caja, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
En definitiva, la automatización de los estados de la factura electrónica no solo cumple con la legislación vigente, sino que se convierte en una herramienta para mejorar la eficiencia operativa y la salud financiera del negocio.
En GDX Group creemos firmemente en el potencial de la transformación digital para fortalecer a las empresas. Desde nuestra experiencia, ayudamos a compañías de todos los tamaños a implementar soluciones eficaces de facturación electrónica que cumplen con la normativa y facilitan la gestión de los estados de las facturas de forma sencilla y segura.
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