El nuevo marco normativo que regula la facturación digital en España transformará por completo la forma en la que los autónomos gestionan sus operaciones.

La factura electrónica se convierte en una herramienta esencial dentro del proceso de digitalización empresarial y en un instrumento clave para garantizar la transparencia fiscal. Este cambio afectará especialmente a los autónomos, que deberán adaptarse a una normativa más exigente en materia tecnológica y administrativa.

La digitalización no se limitará a sustituir el papel por archivos en formato PDF, sino que implicará la adopción de un sistema estructurado y automatizado que permita la creación, envío, recepción y archivo de facturas bajo criterios técnicos y legales definidos.

Este modelo, ya implantado en muchos países europeos, busca modernizar la gestión financiera y optimizar los procesos contables dentro de las relaciones comerciales B2B (entre empresas y profesionales).

Un cambio estructural en la gestión administrativa

La obligación de emitir facturas electrónicas nace con el propósito de mejorar el control tributario, reducir el fraude fiscal y agilizar la comunicación entre empresas y autónomos.

En lugar de los métodos tradicionales —documentos en Word, Excel o PDF enviados por correo—, las facturas deberán generarse en un formato estructurado, como Facturae o UBL, capaz de ser procesado automáticamente por los sistemas de gestión empresarial.

Con la aprobación de la Ley Crea y Crece y el desarrollo reglamentario de la Ley Antifraude, se establece un nuevo estándar: solo los programas de facturación homologados podrán utilizarse para emitir facturas válidas.

Estas herramientas deberán cumplir con los requisitos del sistema Verifactu, que garantiza la trazabilidad, la seguridad y la autenticidad de los datos. Además, el nuevo modelo prevé que tanto emisores como receptores informen del estado de la factura, indicando si ha sido aceptada, rechazada o pagada.

Implantación progresiva y fases de adaptación

El Gobierno ha diseñado una implementación por etapas para facilitar la adaptación del tejido empresarial. Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros deberán cumplir la norma un año después de la publicación de la orden ministerial correspondiente. Para el resto de autónomos y pequeñas empresas, el plazo se amplía a dos años.

Aun así, los expertos recomiendan anticiparse al calendario oficial. Aquellos profesionales que trabajen con grandes compañías o con la Administración Pública deberán empezar a emitir facturas electrónicas desde el inicio del periodo transitorio, ya que muchas corporaciones exigirán este formato para simplificar su propio control interno y mejorar la trazabilidad de pagos.

Qué implica el sistema Verifactu

Verifactu, regulado por la Ley Antifraude, se centra en la forma en que los programas de facturación registran y comunican las operaciones económicas. No regula el formato de la factura, sino el funcionamiento del software utilizado para generarla. Su objetivo principal es prevenir manipulaciones y asegurar que cada registro contable tenga una trazabilidad completa y verificable.

Esto significa que los programas deberán enviar automáticamente una copia de cada factura a la Agencia Tributaria o dejar constancia del envío en un registro inalterable. Además, los sistemas tendrán que garantizar que los datos no puedan ser modificados posteriormente, protegiendo así la integridad y la autenticidad de la información.

La factura electrónica en el entorno B2B

La facturación electrónica será obligatoria en las operaciones entre empresas y autónomos, así como en las relaciones con la Administración Pública a través de plataformas como FACe. En este ámbito, el formato Facturae —basado en XML— seguirá siendo el estándar, aunque también se aceptarán otros como EDIFACT o UBL, que ya se utilizan en el comercio internacional.

La clave del nuevo modelo radica en la interoperabilidad. Las facturas electrónicas podrán intercambiarse entre plataformas privadas y públicas, garantizando siempre su validez legal y la verificación de origen e integridad. Este punto resulta esencial para evitar duplicidades y errores contables, además de facilitar la conexión con sistemas ERP o de contabilidad automatizada.

Ventajas para los autónomos

Aunque el cambio puede parecer complejo en un primer momento, los beneficios para los profesionales son notables. La automatización reduce tiempos de gestión, elimina tareas repetitivas y mejora el control financiero. Los flujos de trabajo se simplifican, las facturas se validan de forma automática y los errores humanos disminuyen drásticamente.

A nivel fiscal, la trazabilidad completa de las operaciones permite una mayor seguridad frente a inspecciones y auditorías. Asimismo, la eliminación del papel contribuye a la sostenibilidad y a una reducción del coste operativo. Según datos del Ministerio de Asuntos Económicos, la digitalización de la facturación podría ahorrar hasta un 25% del tiempo administrativo en las pymes y autónomos.

Prepararse para la transformación digital con GDX

La implantación de la factura electrónica y del sistema Verifactu marca un antes y un después en la gestión empresarial. Los autónomos deberán invertir en software homologado y garantizar que sus sistemas contables se ajusten a los nuevos estándares técnicos. Y desde GDX Group queremos acompañarte, ¿hablamos?