Agiliza la gestión de pedidos con el albarán electrónico

El albarán electrónico, la clave para hacer más eficiente el proceso de entrega y facturación de productos

El objetivo final de la transformación digital es que la actividad a nivel laboral sea más eficiente, ganando en velocidad y reduciendo costes. Para ello, una de las principales tendencias es la eliminación del papel en los procesos de negocio. Hoy vamos a centrarnos en el transporte de mercancías, que conlleva la gestión de numerosos documentos, como el albarán y la nota de entrega.

En cualquier empresa que envíe productos a sus clientes, la gestión de la documentación relativa al transporte genera mucho trabajo. Por una parte, el transportista, además de la mercancía, debe llevar varias copias del albarán para entregar a los destinatarios y para traer de vuelta a la compañía con la firma del cliente. Por otra, usualmente los departamentos de administración no pueden generar las facturas correspondientes hasta que no reciben de los transportistas los albaranes firmados por los destinatarios. De esta manera, el proceso de facturación y, por lo tanto, el de cobro, se retrasan. Este retraso todavía se agrava más si se pierde algún documento en el proceso.

Empecemos por la normativa

Las normas que regulan esta materia son la Ley 15/2009 del contrato de transporte terrestre de mercancías y la Orden Ministerial FOM/1880/2012, por la que se aprueban las condiciones generales de contratación de los transportes de mercancías por carretera.

En primer lugar, indican que el albarán (o carta de porte) no es un documento obligatorio y que su ausencia no producirá la nulidad del contrato. Sin embargo, tanto quien envía la mercancía como quien la recibe pueden exigir que se extienda este documento. En cualquier caso, se trata de un documento de gran utilidad, puesto que, si está firmado por ambas partes, da fe del contenido del contrato de transporte y de la recepción del envío, salvo prueba en contrario. Es decir, que se trata de un documento con validez legal en caso de reclamación.

La normativa, además, abre la puerta a la emisión de la carta de porte por medios electrónicos, con idénticos efectos al albarán en papel, siempre que las partes estén de acuerdo. El procedimiento empleado para la elaboración del documento electrónico deberá garantizar la integridad de su contenido desde el momento de su emisión. Además, también deberá poderse completar o modificar, registrando estos cambios y el momento en que se han producido. Su contenido deberá ser confirmado mediante firma electrónica.

En la misma línea avanza el Protocolo aprobado en Ginebra en febrero de 2008, que establece la posibilidad legal de utilizar la carta de porte electrónica. En vigor desde 2017, ya ha sido ratificado por 19 países europeos, entre los que se encuentra España. Así pues, se espera que el uso del e-CMR (albarán electrónico) se generalice.

¿Cómo puede ayudar la tecnología?

La solución a este problema pasa por emitir albaranes digitales y confirmarlos mediante sistemas de firma electrónica. De esta manera, los transportistas no necesitan gestionar montones de papeles que pueden perderse, sino que simplemente deben disponer de un dispositivo móvil (tablet o smartphone) en el que se encuentre toda la información. Además, el proceso de facturación se agiliza, puesto que los albaranes firmados llegan al departamento de administración de forma casi inmediata. La implantación de este tipo de soluciones hace también que aumente el control sobre los procesos de entrega, puesto que cualquier miembro autorizado de la organización puede consultar cuál es el estado de la entrega en cualquier momento.

Ahora bien, en este escenario existen diferentes posibilidades, dependiendo de las circunstancias y de las necesidades de cada organización:

• La validación puede realizarse a través de firma biométrica digital, si se dispone de un dispositivo para recibirla y si la persona que debe confirmar el documento está presente, o de firma electrónica, cuando deban validarse a distancia
• Es posible trabajar a la vez con documentos electrónicos a nivel interno y con documentos impresos de cara al cliente, si éste así lo solicita, pudiendo reflejar la firma biométrica en el documento en papel
• Para agilizar todavía más el proceso, se puede integrar la gestión de albaranes una solución de gestión documental, que se extienda también a otros documentos como facturas o pedidos. Esta opción proporciona todavía más beneficios, ya que, además de permitir archivar y buscar documentos con un clic, puede establecer flujos de trabajo automatizados para aumentar la eficiencia y el control sobre los procesos documentales

Si quieres saber cómo hacer más eficiente el proceso de gestión de albaranes, ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores analizará las necesidades de tu organización para ofrecerte una solución personalizada.