La facturación electrónica viene siendo obligatoria en operaciones comerciales realizadas con la administración pública desde el año 2015 en virtud de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta obligación afecta a las sociedades para cantidades superiores a los 5000 euros.
Esta ley también establece una serie de requisitos necesarios para la facturación electrónica para que las empresas puedan garantizar su autenticidad. Se debe usar la firma electrónica, debe aparecer el destinatario y debe venir en un archivo legible en un formato determinado y modificable por un software de facturación.
Las facturas electrónicas pueden venir en dos formatos:
Formato estructurado. Son aquellas que contienen datos y son generadas por programas informáticos que también pueden ser gestionadas por el software del receptor. Este tipo es el que más aprovecha las ventajas de la facturación electrónica.
Formato no estructurado. Son aquellas que consisten en capturas de pantalla de una factura o están en formato PDF. Para su tratamiento en sistemas informáticos requieren de gestión manual o sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
La principal razón de instaurar la facturación electrónica debe a todas las ventajas que trae este sistema digitalizado de tramitación de documentos que facilita y agiliza las relaciones comerciales. Cada vez más impresas lo instauran en su gestión habitual desde hace tiempo incluso antes de que existiera la obligación. A continuación señalamos los beneficios que trae este sistema en la administración pública.
La tramitación documental es mucho más rápida y fluida con la facturación electrónica
Esto facilita que las relaciones comerciales sean más ágiles. El uso del software permite gestionar mucha información en poco tiempo y de manera eficiente. Esto hace que los ciclos de tramitación se acorten y el cobro sea mucho más rápido. Así se consigue que sea más interesante realizar operaciones con las administración públicas.
Además se tiene un mejor acceso a la información ya que el almacenamiento en formato electrónico permite encontrar datos determinados introduciendo parámetros de búsqueda concretos. Los proveedores pueden consultar cuál es el estado de la factura que han emitido cada vez que lo necesiten.
También, las empresas pueden integrar y adaptar sus propios programas de gestión para que puedan realizar la facturación electrónica mediante sistemas automatizados lo que ayuda a una mejor gestión de los recursos.
Se elimina el uso del papel
Ya no es necesario almacenar ingentes cantidades de documentos físicos que además son difíciles de ordenar y gestionar. Esto supone un ahorro económico ya que no se necesitará espacio de almacenamiento ni sistemas de mensajería para el envío. Por supuesto, la reducción de papel también trae beneficios para el medioambiente.
Se evita el fraude
Al establecer modos para garantizar la autenticidad de la factura electrónica existen menos posibilidades de que se de fraude. La firma electrónica es uno de los recursos más fiables para garantizar la integridad del documento. Además es mucho más fácil realizar controles e inspecciones con el formato electrónico. Se pueden detectar alteraciones y desviaciones cuando se tratan de documentos electrónicos gracias a herramientas de software.
Se reducen los posibles errores humanos
El sistema de facturación electrónica es muy eficiente y evita los posibles errores en la tramitación de facturas que pueden ocasionar un verdadero Esto también ayuda a que la gestión con la administración pública sea mucho más ágil. Es un sistema fiable incluso cuando el volumen de facturación aumenta.
Se ofrece un mejor servicio al ciudadano
Todo esto siempre repercute en que el ciudadano obtendrá un mejor servicio por parte de la administración pública. La tramitación ágil de la facturación permite que los recursos necesarios lleguen a sus destinatarios en tiempo y forma.
Impulsa la digitalización
Una de las principales razones del uso de la facturación electrónica es que favorece la digitalización empresarial. Por eso la reciente Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas
más conocida como Ley “Crea y Crece” ha extendido esta obligación para las operaciones realizadas entre empresas o entre autónomos y empresas. Es fundamental para modernizar el tejido empresarial del país.
Es evidente que la facturación electrónica en la administración pública trae muchas ventajas. Es una parte esencial en la digitalización de las empresas que además ayuda a que la gestión del negocio sea mucho más eficiente. En GDX Group te ofrecemos el mejor asesoramiento para que puedas aprovechar al máximo las ventajas de la factura electrónica. Contacta con nuestro equipo de expertos para conocer todas las posibilidades a tu alcance.
