Buscador de documentos: trucos y ventajas

Un buscador es la herramienta que te permite recuperar un registro o documento en el menor tiempo y con la mayor precisión posibles. Se trata de un diálogo compuesto por una serie de campos o metadatos donde se acota en términos de búsqueda la información que conocemos hasta localizar el documento deseado.

Una de las funcionalidades principales de los gestores documentales es, precisamente, el motor de búsqueda. Podemos tener todo tipo de documentos archivados, en cloud o en nuestro propio servidor, de una o más delegaciones de nuestra compañía… Pero, sin una herramienta que nos permita acceder a ellos, de nada serviría el trabajo previo de organización y archivado. Necesitamos un potente buscador de documentos.

A la hora de definir la forma en que se van a organizar nuestros archivadores, es importante definir qué metadatos o información se va a registrar. Si grabamos a nuestros clientes solo con su CIF, nunca podremos recuperarlos por su nombre, y viceversa. Por ello, hemos de describir muy bien cada tipo documental que se va a archivar y los datos que se van a extraer de cada uno de ellos.

Una vez se hayan definido estos criterios, será muy fácil recuperar, por ejemplo, una factura. Acotaremos la búsqueda con un rango de fechas de emisión, nombre del cliente y un rango de cantidad de importe total. Para ello, nos apoyaremos en el buscador de documentos. Vamos a ver sus principales ventajas y algunos trucos de uso.

Principales ventajas

Acceso desde cualquier lugar

Si trabajamos en cloud o podemos acceder a nuestro servidor a través de una red VPN, podremos localizar los documentos y realizar con ellos todas las tareas que sean necesarias. Bastará con un dispositivo que esté conectado a internet, incluso podemos utilizar un teléfono móvil con la app de nuestro gestor documental instalada.

Rapidez

Las búsquedas se ejecutan en tiempo real, lo que nos permite acceder al contenido deseado al instante, a golpe de clic desde nuestro buscador de documentos.

Lectura OCR

El gestor documental DocuWare incorpora una funcionalidad que incrementa la posibilidad de éxito en las búsquedas. Dado que realiza una lectura OCR por defecto a todos los documentos que se incorporan al sistema, permite después realizar búsquedas por palabra clave o “fulltext”. Es decir, aunque no hayamos definido un campo para almacenar las líneas de detalle de una factura, si busco por palabra clave “tornillo” me devolverá todos los documentos que en algún lugar contengan esa cadena de caracteres. Es muy útil cuando no recordamos otra información para recuperar un documento, o queremos saber cuántas ocurrencias tiene en nuestro archivador una palabra o cadena de caracteres.

Versatilidad

El buscador de DocuWare se puede lanzar desde cualquier otra aplicación que se utilice en el equipo, siempre y cuando se configure y se den permisos para ello. Por ejemplo, podemos incorporar un buscador de Docuware en cualquier ERP, plataforma de recursos humanos, intranet, o cualquier otro programa donde se le den permisos.

Ahorro de tiempo

No será necesario bucear entre montones de papeles acumulados en un archivo hasta dar con el documento o expediente deseado. Con un buscador tendremos acceso instantáneo, tanto al documento como al resto de documentos del mismo expediente que cumplan las relaciones que hayamos definido a través de metadatos en común.

Trucos y consejos

Búsquedas predefinidas

Un usuario puede guardar una búsqueda acotando los metadatos deseados. Así, todos aquellos documentos que se incorporen al sistema cumpliendo ese filtro, aparecerán en la lista de resultados de la búsqueda predefinida. Esto dependerá de las opciones que nos permita nuestro buscador de documentos.

Listas

El administrador puede crear listas con acceso a usuarios o grupos para gestionar documentos que cumplan algunos requisitos que faciliten la gestión interna. Por ejemplo, un listado para el control de facturas duplicadas.
Comandos: es importante conocer el funcionamiento del buscador para agilizar aún más las búsquedas. Por ejemplo, en el caso de DocuWare, comandos como AND, OR, NOT, EMPTY o asteriscos y comillas, facilitan la tarea a la hora de precisar la consulta.

Edición de documentos

Podemos localizar rápidamente una serie de registros que cumplan una misma condición y editar de una sola vez las entradas de índice de todos ellos. Por ejemplo, detectamos un error y hemos archivado todos los documentos de un proveedor con una errata en su nombre. No hay problema: podemos seleccionar la edición múltiple y cambiarlo una sola vez para que se modifiquen de golpe todas las ocurrencias afectadas.

Extracción de datos

Una vez hayamos recuperado el documento, podemos enviarlo por email, descargarlo en nuestro ordenador o imprimirlo, siempre y cuando se nos hayan otorgado permisos para realizar esas acciones. También podemos extraer la tabla de datos relativos a los documentos recuperados en formato CSV. Por ejemplo, una búsqueda de facturas de proveedores del anterior año fiscal que pueda abrir en Excel y trabajar haciendo cálculos sobre las columnas donde estarán organizados los importes, los desgloses de IVA, las fechas, etc. Es perfecto para utilizar esa información y poder realizar informes, tomar decisiones y demás. También es posible en DocuWare descargar los resultados de la búsqueda como una base de datos independiente que pueda consultar, por ejemplo, un auditor en un momento dado.

¿Quieres aprender más sobre las ventajas de trabajar con un gestor documental y saber cómo puedes aplicarlas a tu negocio? Ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores te ayudará en el proceso de transformación digital.