Con la aprobación de las leyes 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común y 40/2015, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas, surgió para los ayuntamientos la obligación de permitir a los ciudadanos relacionarse con la administración por vía electrónica. Aunque la entrada en vigor de ambas leyes estaba prevista, en general, para un año después, el 2 de octubre de 2016, los ayuntamientos ya debían ir preparándose para integrarse en la Administración electrónica (e-Administración).
En el caso del Ayuntamiento de Silla, la primera fase de su adaptación a la e-Administración pasó por la adecuación de las infraestructuras de servidor, equipos y ordenadores a las necesidades de cómputo y almacenamiento que iba a requerir la puesta en marcha de la Administración electrónica. Paralelamente, se implantó también un gestor documental, para empezar a digitalizar documentación y trabajar con un archivo formado por documentos electrónicos.
Una vez adecuada la infraestructura, en una segunda fase se inició la implantación de la Plataforma de e-Administración, empezando por los módulos de registro de entrada/salida, gestor de expedientes y portafirmas. En esta fase, se desarrolló también un portal colaborativo para formación interna y para la gestión de los Recursos Humanos.
La Plataforma e-Administración en el Ayuntamiento de Silla
Los beneficios de la implantación de la Plataforma de e-Administración eGedex para el Ayuntamiento de Silla, han sido claros, según nos comenta Salvador Martínez, responsable del Servicio TIC: “Por una parte, se ha conseguido, tanto a nivel tecnológico como a nivel jurídico administrativo, cumplir con la ley”. Por otra, añade, los ciudadanos y los trabajadores de la entidad cuentan ahora con “una plataforma amigable, funcional, efectiva y en clara evolución, que crece con nosotros”.
Marcos Marí, documentalista del ayuntamiento de Silla también destaca la flexibilidad de la plataforma eGedex: “desde el inicio del proyecto, esta plataforma nos ha permitido enfocarla a los requisitos funcionales que necesitamos como administración” y “se ha podido adaptar a medida que han ido surgiendo nuevas necesidades”.
La plataforma eGedex
eGedex es una plataforma exclusiva creada por GDX Group para la digitalización de las administraciones públicas. Se trata de una solución flexible y escalable, con un diseño intuitivo y amigable para el usuario. La plataforma está desarrollada en cumplimiento con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y también está integrada con Cl@ve. Además, cuenta con todas las garantías de seguridad, puesto que toda la información se envía encriptada y permite comprobar la trazabilidad de los datos.
La Plataforma de e-Administración se compone de diferentes módulos independientes pero combinables entre sí. De esta manera, cada entidad puede configurar su plataforma de manera personalizada, pudiendo ampliarla en cualquier momento en que surjan nuevas necesidades. Veamos cuáles son los módulos disponibles.
Registro de Entrada/Salida
Este módulo permite la gestión tanto de documentos presentados presencialmente como por vía telemática, archivando todos los documentos en un único libro de Registro digital. Además, proporciona al usuario un acuse de recibo del registro presentado y digitaliza los archivos presentados en papel de manera certificada con el sello del organismo.
Gestor de expedientes
El gestor de expedientes proporciona las herramientas necesarias para tramitar un expediente de forma electrónica de punta a punta. Dispone de plantillas adaptables a las necesidades de cada administración (quejas y sugerencias, ocupación de la vía pública…). Además, también es posible configurar flujos de trabajo automatizados y personalizables para la gestión del expediente y consultar su estado.
Órganos colegiados
Gracias a este módulo se facilita enormemente la tramitación de las resoluciones de órganos colegiados (pleno, comisiones y Junta de Gobierno Local), además de decretos de alcaldía, que puede hacerse de forma electrónica de principio a fin. Permite la creación y la gestión de libros de actas electrónicos y el control de acceso de los usuarios autorizados a determinados documentos.
Sede electrónica
La Sede electrónica permite a los ciudadanos ejercer su derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración, pudiendo realizar trámites cualquier día y a cualquier hora. La autenticidad de estos trámites se garantiza mediante el certificado de seguridad y la firma electrónica. Además, proporciona una nueva funcionalidad: un tablón de anuncios y edictos para la publicación electrónica de actos y comunicaciones.
Notificaciones telemáticas
Esta herramienta sirve para gestionar y enviar notificaciones de manera telemática con constancia fehaciente y validez legal. Proporciona un acuse de recibo de cada notificación efectuada y también permite el envío de correos electrónicos y SMS.
Portafirmas electrónico
El portafirmas reúne las solicitudes de aprobación de documentos y avisa al usuario de la existencia de documentos pendientes de firma. Al agrupar toda la información sobre las firmas en una sola aplicación, es posible comprobar el estado de las mismas y establecer flujos de firma, cuando es necesaria la validación del documento por varias personas. Trabaja con los servicios proporcionados por la Plataforma @Firma y admite los certificados emitidos por la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica (ACCV) y el DNI electrónico.
Gestión documental y archivo electrónico
Gracias a este módulo, la entidad puede asegurarse el cumplimiento de la legislación aplicable y de sus propias políticas corporativas para el control del ciclo de vida de los documentos. Proporciona acceso al ciudadano a la información, cumpliendo así también con los requisitos de transparencia. El archivo electrónico facilita la búsqueda indexada o por metadatos, el control de acceso a los documentos y su destrucción de manera segura y documentada.
Si quieres conocer más sobre la Plataforma de e-Administración eGedex, puedes visitar su página web o ponerte en contacto con nosotros para solicitar una demo personalizada.
