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Caso de éxito gestión documental. Laiex

Laiex es una empresa del sector químico que se creó en 1970, dedicada a la fabricación de compuestos de SBR para la industria de las moquetas en los sectores de automóvil y textil. En el año 2000 amplió su porfolio de productos en el campo de la polimerización de emulsiones acrílicas y vinílicas en base acuosa para el sector de los recubrimientos de pintura, calzado y construcción. Hoy cuenta con más de 200 soluciones, entre productos, servicios y tecnologías.

Desde 2008, Laiex ha emprendido un importante proceso de internacionalización. Actualmente, tiene presencia de forma directa en 39 países y dispone de tres plantas de producción: la central en Paterna (Valencia), otra en Sao Paulo (Brasil) y una tercera, recientemente adquirida, en Recklinghausen (Alemania).

La principal dificultad a la que se enfrentaba era la gestión de la documentación, que llevaba mucho tiempo y obligaba a imprimir muchos documentos, especialmente en los procesos de compras y ventas. Esta circunstancia se veía, además, agravada al tratarse de una empresa que se encuentra en una fase de importante crecimiento, que le ha llevado a triplicar su facturación y su plantilla en los últimos años. Otra de las condiciones que aumentaba las dificultades en la gestión de los documentos era su dispersión, al trabajar en tres sedes ubicadas en tres países diferentes y separadas por miles de kilómetros.

Así pues, era necesario tener más control de las facturas en el proceso de compras, puesto que la validación de los documentos dependía de varios responsables que no se encontraban físicamente en el lugar de los mismos. En cuanto al proceso de ventas, también era necesario automatizar su gestión, ya que este se realizaba de manera fundamentalmente manual y requería la impresión de muchos documentos, con el condicionante de que los precios de los productos varían mensualmente y había que hacer llegar esta información actualizada a los clientes.

El proyecto de gestión documental, con la implantación de DocuWare, comenzó con el departamento de facturación, pero, a la vista de sus resultados, se ha extendido al resto de departamentos en Laiex: producción, control de calidad, laboratorio, fábrica y recursos humanos. Se ha incorporado un repositorio digital único en el que se almacenan todos los documentos de todos los departamentos (nóminas, expedientes, certificados, etc.) y al que los usuarios autorizados pueden acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Además, se han digitalizado completamente los procesos que implican la gestión de estos documentos, generando tareas y alertas a los usuarios en la propia herramienta, lo que permite que resuelvan estas tareas desde cualquier lugar y en cualquier momento, agilizando así estos procesos y permitiendo en todo momento conocer en qué estado de tramitación se encuentran.

Esta solución, acompañada de la digitalización certificada por la Agencia Tributaria, ha hecho posible la eliminación del papel en la empresa casi totalmente, ahorrando tiempo y recursos destinados a la impresión. Además, también se ha implementado la tecnología Intelligent Indexing, que reconoce automáticamente los campos seleccionados tanto de las facturas emitidas como de las recibidas y de los albaranes, entre otros documentos, indexando los archivos digitalizados y facilitando enormemente las búsquedas posteriores de estos.

La gestión documental en Laiex

Carlos Albors, CEO de Laiex, destaca que “hemos eliminado los papeles de la empresa, ya no hay papeles por ahí, ya no hay copias, está todo junto, es muy fácil de buscar y muy fácil de seguir. Hemos mejorado el flujo general de toda la documentación”. El principal beneficio obtenido respecto a la gestión de los documentos es que “se ha modernizado y, además, con una facilidad asombrosa para encontrar la documentación rápidamente”.

La transformación digital “ha sido fundamental para el negocio”, añade Carlos Albors, por lo que ha supuesto para incrementar la calidad de los documentos y para proporcionar garantía a los procesos gracias a la automatización y la repetitividad de los mismos. De hecho, la garantía de la seguridad de los documentos es otra de las ventajas proporcionadas por DocuWare. Ahora, tanto el Director Financiero, como el Director Técnico o el de Compras pueden acceder a los documentos generados en cualquiera de las plantas, ya sea la de Brasil o la de Alemania, y los documentos los firma su responsable, asegurando que ningún usuario no autorizado puede validar o hacer cambios en estos archivos. El sistema documental de Laiex es ahora seguro y fiable y cumple con todos los requerimientos legales.

La apuesta de Laiex por la digitalización es clara y tiene varios proyectos previstos: automatización de almacenes y producción y big data para seleccionar y repetir los mejores procesos productivos. De hecho, la empresa ha recibido el Premio de Cámara Valencia 2019 a la Transformación Digital, por el impacto de las tecnologías en la productividad, la mejora en las ventas y la gestión de clientes y el desarrollo de nuevos modelos de negocio.

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