Descripción del reto
Casinos de Tenerife, una empresa pública dependiente del área de Turismo del Cabildo de Tenerife, gestiona varios complejos de ocio y entretenimiento, siendo un referente en el sector turístico de la isla. La entidad enfrentaba diversos retos administrativos y financieros que dificultaban su operativa:
- Gestión manual de facturas de proveedores, lo que generaba retrasos en los pagos y problemas de trazabilidad.
- Falta de integración tecnológica, complicando la comunicación entre los departamentos de compras y contabilidad.
- Necesidad de cumplir con normativas de digitalización certificada, imprescindibles en la gestión pública.
Para Casinos de Tenerife, la solución debía no solo modernizar sus procesos, sino también alinearse con las exigencias legales y mejorar la eficiencia operativa.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución integral combinando la potencia de Egedex para la gestión administrativa y DocuWare para la digitalización y automatización financiera. Esta solución, completamente adaptada a las necesidades de Casinos de Tenerife, incluyó:
- Digitalización Certificada de Facturas de Proveedores: Uso de DocuWare para digitalizar, registrar y archivar de forma certificada todas las facturas recibidas, cumpliendo con las normativas legales.
- Automatización del Flujo de Aprobación: Implantación de flujos automáticos que permiten revisar y aprobar facturas electrónicamente, reduciendo tiempos y eliminando errores.
- Contabilidad Automática Integrada con SAGE: Configuración de un sistema que permite la contabilización automática de las facturas aprobadas, integrándolas directamente en el ERP SAGE utilizado por la entidad.
- Gestión Administrativa con Egedex: Centralización de procedimientos administrativos en una plataforma única, asegurando la trazabilidad y simplificando la comunicación interdepartamental.
Adicionalmente, se realizaron sesiones de formación para garantizar una adopción fluida de las herramientas por parte del equipo de Casinos de Tenerife.
Resultados y ventajas obtenidas
La implementación de esta solución tecnológica ha transformado la gestión administrativa y financiera de Casinos de Tenerife, logrando resultados destacados:
- Ahorro de Tiempo: Reducción del 50% en los tiempos de aprobación de facturas gracias a la digitalización y automatización.
- Eficiencia Operativa: Eliminación de tareas manuales, lo que ha permitido a los equipos centrarse en actividades estratégicas.
- Cumplimiento Normativo: La digitalización certificada asegura que todos los procesos cumplen con las normativas legales aplicables.
- Integración Perfecta: La conexión entre DocuWare, Egedex y SAGE ha permitido un flujo continuo de información, reduciendo duplicidades y errores.
- Mayor Transparencia: El acceso en tiempo real a datos y procesos mejora la trazabilidad y facilita auditorías internas y externas.
Conclusión
La colaboración entre Casinos de Tenerife y GDX Group ha permitido a la empresa pública modernizar y optimizar sus procesos administrativos y financieros. La combinación de Egedex y DocuWare ha mejorado significativamente la eficiencia operativa, posicionando a Casinos de Tenerife como un referente en la digitalización dentro del sector público. Este proyecto ejemplifica cómo GDX Group puede aportar soluciones tecnológicas integrales que transforman la gestión pública en entidades más ágiles y eficientes.
Experiencia del Cliente
“La solución implementada por GDX Group ha transformado completamente nuestra gestión financiera y administrativa. La integración de Egedex y DocuWare con SAGE ha simplificado enormemente nuestras operaciones, permitiendo mayor rapidez, eficiencia y cumplimiento normativo. Estamos muy satisfechos con los resultados.”
— Gerardo García, Director TIC de Casinos de Tenerife
