Descripción del reto
La Española, una marca icónica en el sector agroalimentario y líder en la producción y comercialización de aceitunas, gestiona diariamente un alto volumen de operaciones logísticas y administrativas. Con una red de proveedores nacionales e internacionales, la compañía enfrentaba importantes retos en la gestión de facturas y albaranes.
El proceso tradicional de lectura y validación de documentos era manual y requería una gran inversión de tiempo, lo que generaba demoras en los ciclos de pago y validación de pedidos, así como un mayor riesgo de errores humanos. Además, la integración de esta información en su sistema de gestión, SAP, era un proceso lento y con alta carga administrativa, lo que complicaba la trazabilidad y el control operativo.
Con una clara necesidad de modernizar sus operaciones, La Española buscaba una solución que automatizara la captura y procesamiento de documentos, mejorara la eficiencia y redujera los tiempos de gestión.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), diseñada específicamente para automatizar la lectura de facturas y albaranes, e integró esta tecnología de manera fluida con el sistema SAP de La Española.
Elementos principales de la solución:
- Captura Inteligente de Documentos con IDP:
Implementación de una plataforma de Procesamiento Inteligente de Documentos que permite capturar y extraer automáticamente los datos clave de facturas y albaranes, como códigos de producto, cantidades, precios, fechas y referencias de pedido. - Validación Automatizada:
Configuración de reglas de validación que verifican la coherencia de los datos extraídos con las órdenes de compra y otros documentos relacionados, reduciendo errores y acelerando la conciliación. - Integración con SAP:
Los datos procesados se integran directamente en SAP, actualizando automáticamente los módulos de compras, finanzas y logística, lo que garantiza un flujo continuo y preciso de información dentro del ERP. - Notificaciones y Gestión de Excepciones:
Sistema de alertas automáticas para gestionar discrepancias y validar excepciones, asegurando que cualquier inconsistencia se resuelva de manera rápida y eficiente.
El proyecto incluyó la formación de los equipos administrativos y operativos, asegurando una transición fluida hacia la nueva tecnología y maximizando el aprovechamiento de la solución.
Resultados y ventajas obtenidas
La implementación de la solución IDP ha revolucionado los procesos administrativos y logísticos de La Española, logrando una transformación significativa en su operativa. La automatización de la captura y validación de datos ha permitido reducir los tiempos de procesamiento de facturas y albaranes en un 60%, acelerando los ciclos de pago y mejorando las relaciones con proveedores.
Además, la integración directa con SAP ha eliminado la necesidad de introducir manualmente datos en el sistema, reduciendo los errores y asegurando que la información esté siempre actualizada y disponible en tiempo real. Esto ha fortalecido el control operativo de la compañía, permitiendo una trazabilidad completa de todas las transacciones.
El personal administrativo ahora puede dedicar más tiempo a tareas estratégicas, como la gestión de excepciones y la optimización de procesos, en lugar de centrarse en tareas repetitivas. Por otro lado, el sistema automatizado de validación ha mejorado la precisión y la transparencia, lo que facilita auditorías internas y externas.
En conjunto, la solución no solo ha incrementado la eficiencia de La Española, sino que también ha reforzado su capacidad de respuesta en un mercado altamente competitivo.
Conclusión
La solución implementada por GDX Group ha permitido a La Española dar un paso firme hacia la transformación digital, optimizando la gestión de facturas y albaranes e integrando esta información de manera automatizada en SAP. Este proyecto ha mejorado significativamente la eficiencia operativa, reduciendo tiempos, costos y errores, y posicionando a La Española como una compañía innovadora y preparada para los retos del futuro.
Experiencia del Cliente
“La automatización de la lectura de facturas y albaranes con integración directa a SAP ha sido un cambio radical en nuestra gestión administrativa. Ahora operamos de manera más ágil, precisa y transparente, lo que se traduce en un mejor servicio para nuestros socios y clientes. Agradecemos a GDX Group su compromiso y profesionalidad en este proyecto.”
— Equipo de Administración de La Española
