Descripción del reto
Makro, líder en el sector de la distribución mayorista en España, gestiona un extenso catálogo de proveedores nacionales e internacionales para abastecer a su red de establecimientos. La elevada cantidad de transacciones diarias, combinada con los complejos flujos de compras y validaciones, suponía un gran desafío para la eficiencia operativa de la compañía.
El proceso tradicional de gestión de facturas y expedientes de compras era manual, lo que implicaba una carga administrativa considerable, retrasos en la aprobación de pagos y un riesgo significativo de errores en la contabilización. Makro necesitaba una solución que permitiera automatizar y digitalizar estos procesos, optimizando la relación con sus proveedores y fortaleciendo su control interno.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución integral basada en DocuWare, un gestor documental avanzado que transformó la gestión de facturas de proveedores y el flujo de los expedientes de compras de Makro.
Componentes principales de la solución:
- Digitalización Certificada de Facturas de Proveedores:
Cada factura se digitaliza y archiva de manera automática, cumpliendo con las normativas legales de digitalización certificada y asegurando la integridad de los documentos.
- Automatización de Flujos de Aprobación:
Se establecieron flujos automáticos que permiten validar y aprobar las facturas según reglas predefinidas, eliminando la necesidad de revisiones manuales.
- Gestión Electrónica del expediente de compras
Creación de expedientes digitales que agrupan toda la documentación relacionada con cada compra, desde pedidos hasta facturas y contratos, facilitando un acceso rápido y organizado.
- Integración con el ERP:
La solución se conectó al ERP de Makro para automatizar la contabilización de las facturas aprobadas, reduciendo errores humanos y agilizando la conciliación contable.
El proyecto incluyó además sesiones de formación para los equipos de Makro, asegurando una transición fluida y el aprovechamiento máximo de la solución implementada.
Resultados y ventajas obtenidas
La digitalización y automatización de los procesos de compras y facturas de Makro han generado una mejora operativa significativa en todos los niveles. Los tiempos de gestión de facturas se han reducido de semanas a días, permitiendo un ciclo de pagos más eficiente y una relación más fluida con los proveedores.
El personal administrativo ha ganado en productividad, ya que ahora puede centrarse en tareas estratégicas en lugar de dedicar tiempo a revisar y archivar documentos manualmente. Además, los expedientes digitales han mejorado la transparencia y trazabilidad, lo que facilita tanto la supervisión interna como las auditorías externas.
Un aspecto destacado ha sido la integración con el ERP, que ha eliminado duplicidades y errores en la contabilización. Esta conexión fluida garantiza que todas las operaciones se reflejen automáticamente en los sistemas financieros, fortaleciendo el control interno y reduciendo significativamente los tiempos de cierre contable.
Los expedientes de compras ahora se gestionan de manera centralizada y accesible, lo que ha permitido a los equipos de compras de Makro tomar decisiones más rápidas y fundamentadas. En última instancia, esta transformación ha consolidado la posición de Makro como una empresa ágil y eficiente en un sector tan dinámico como el mayorista.
Conclusión
La solución implementada por GDX Group ha permitido a Makro modernizar sus procesos de compras y facturación, logrando una mayor eficiencia operativa, un control interno más sólido y una mejor relación con sus proveedores. Este proyecto destaca cómo la tecnología puede transformar áreas clave de una empresa, aportando valor a todas las partes involucradas y mejorando la competitividad de la organización.
