Descripción del reto
Xtra-Auto Beltran, S.L.U., destacado grupo de empresas del sector automotriz dedicado a la gestión de flotas, son pioneros en la distribución de vehículos y disponen de más de 500 modelos en stock, cubriendo cualquier necesidad en términos de desplazamientos.
Xtra-Auto gestiona una gran cantidad de facturas y documentos administrativos como parte de sus operaciones diarias. Estos procesos, realizados manualmente, eran lentos, propensos a errores y consumían recursos clave de la empresa.
Además, la falta de integración tecnológica entre las facturas y su ERP, Sage 200, complicaba la trazabilidad y ralentizaba los flujos de aprobación y contabilización. Xtra-Auto buscaba una solución que no solo digitalizara los documentos, sino que también optimizara y automatizara todo el ciclo de validación y aprobación, reduciendo significativamente el esfuerzo manual.
Solución proporcionada
GDX Group diseñó e implementó una solución integral adaptada a las necesidades de Xtra-Auto. El corazón del proyecto fue la integración del potente gestor documental DocuWare con el ERP Sage 200, que permite un flujo continuo y automatizado desde la recepción de documentos hasta su contabilización.
La solución propuesta revolucionó la gestión documental de Xtra-Auto. Todas las facturas de compra, provenientes de múltiples buzones de correo electrónico, se capturan automáticamente en DocuWare. Esta plataforma digitaliza los documentos y emplea su módulo de “Intelligent Indexing” para extraer metadatos clave, como datos del proveedor, importes y fechas, clasificándolos y organizándolos en un archivador único.
Los flujos de trabajo configurados dentro de DocuWare permiten a los responsables de validación revisar y aprobar facturas de forma ágil y centralizada. Cada documento pasa automáticamente por los niveles de revisión necesarios según el tipo de factura, reduciendo tiempos y eliminando pasos manuales. Adicionalmente, se incluyó un sistema de control de duplicidad para evitar errores y garantizar la integridad de los datos.
Finalmente, la integración directa con Sage 200 asegura que las facturas aprobadas se contabilicen automáticamente, optimizando los procesos financieros de la empresa. Esta integración no solo reduce errores, sino que también garantiza que la información esté actualizada en tiempo real.
Resultados y ventajas obtenidas
La transformación digital de Xtra-Auto ha sido un cambio significativo en su gestión operativa. La solución implementada ha reducido los tiempos de validación de facturas de días a horas, logrando una mejora notable en la eficiencia. El control de duplicidades y la digitalización automatizada han eliminado errores humanos, garantizando la exactitud de los datos y fortaleciendo el cumplimiento normativo.
Además, la integración con Sage 200 ha permitido que la contabilidad se actualice de manera inmediata y precisa, facilitando la planificación financiera y mejorando la trazabilidad de las operaciones. Los equipos administrativos ahora tienen acceso a todos los documentos desde una plataforma centralizada, lo que mejora la colaboración y la toma de decisiones.
En términos generales, la solución ha liberado recursos administrativos, reduciendo los costos operativos y permitiendo que la empresa se enfoque en actividades estratégicas.
Conclusión
La colaboración entre Xtra-Auto y GDX Group ha permitido a la empresa modernizar completamente sus procesos administrativos, adoptando un enfoque digital y eficiente.
Este caso de éxito demuestra cómo la tecnología puede simplificar flujos complejos, mejorar la precisión y optimizar la operativa en una empresa dinámica como Xtra-Auto.
Experiencia del cliente
“La solución de GDX Group nos ha permitido dar un salto cualitativo en la gestión de nuestras facturas y documentos. Ahora operamos de manera más ágil y eficiente, con procesos automatizados que nos ahorran tiempo y eliminan errores. La integración con Sage 200 ha sido clave para optimizar nuestra contabilidad.”
— Elvira López, Controller de Xtra-Auto
“Como responsable de IT, puedo decir que la implementación de DocuWare ha sido un éxito rotundo. La plataforma no solo ha optimizado nuestros flujos documentales, sino que también ha demostrado ser altamente adaptable a nuestras necesidades específicas. Además, la integración con Sage 200 ha sido perfecta, permitiéndonos trabajar de manera más inteligente y efectiva.”
— Asunción López, IT Manager de Xtra-Auto
