Existen muchas tipologías documentales que sufren cambios desde su primera versión hasta que se alcanza la definitiva. Gestionar el control de cambios de un documento no es sencillo. Se complica aún más cuando diferentes personas deben intervenir en versionarlo.
Disponer de un solo repositorio documental donde se gestione toda la documentación corporativa, facilita las cosas. Más aún, cuando este repositorio dispone de una gran cantidad de funcionalidades añadidas de gestión documental.
Vamos a ver el paso a paso de la gestión de versiones utilizando un gestor documental como DocuWare.
1. Se archiva el documento
El documento puede llegar al repositorio a través de una gran variedad de métodos de entrada. Por ejemplo, carpeta caliente, importación desde el correo electrónico, escáner, etc. Una plantilla intermedia de reconocimiento puede extraer los datos e indizar los metadatos. También la funcionalidad Intelligent Indexing puede automatizar la extracción de datos proponiendo valores. De esta forma, el usuario ahorrará tiempo sin tener que teclear.
2. Documento disponible
El documento llega al archivador, donde previamente se habrá habilitado el control de cambios. Se puede configurar de modo que automáticamente se creen versiones nuevas. O bien, establecer la versión vigente de forma manual. En este momento, el documento está disponible en la plataforma para todos los usuarios que tengan permiso de acceso sobre él.
3. Inicio del flujo de trabajo
Ya hemos visto los flujos de trabajo en artículos anteriores. Se puede establecer un proceso automatizado para que diferentes usuarios o grupos realicen acciones sobre el documento. Esto se consigue a través de tareas personalizadas, configurando previamente las instancias del flujo.
4. Enviar solicitud
Podemos seleccionar esta opción para generar una tarea personalizada en cualquier momento. La recibirán los usuarios que seleccionemos y podemos personalizarla a medida. Por ejemplo, la pueden recibir todos a la vez o secuencialmente. Las decisiones serán también personalizadas. Podemos hacer que la decisión que se tome quede plasmada con un sello como marca de agua sobre el documento. Este sello podrá contener el nombre del usuario, la fecha de respuesta, la decisión tomada y cualquier comentario que se haya añadido. En todo momento tendremos acceso a nuestras tareas pendientes. Asimismo, podremos supervisar las solicitudes que hemos enviado y el estado de las mismas.
5. Gestión de versiones
A partir de un documento archivado, en cualquier momento podemos seleccionar la opción de bloquearlo y proceder a su edición. Así se llevaría a cabo la gestión de versiones de forma manual. De esta manera se evita que otro usuario lo edite a la vez y se pisen los cambios de uno sobre el otro. Cuando se termina de editar, simplemente se guarda y DocuWare generará una nueva versión, añadiendo el documento al mismo registro. Desde este registro se podrá acceder a todo el historial de versiones a través de la opción “Visión general de las versiones”. El documento quedará ya desbloqueado para que otros usuarios puedan añadir sus cambios si es necesario.
6. Automatización de la gestión de versiones
Podemos ir un paso más allá y configurar un servicio web que automatice la gestión de versiones. Por ejemplo, podemos facilitar a los usuarios de un equipo de trabajo una carpeta caliente a la que todos tengan acceso. Cuando dejen sus documentos terminados en esa carpeta, DocuWare los absorberá. Reconocerá de qué documento se trata y lo almacenará en el registro correspondiente, añadiendo una nueva versión del mismo. Este proceso se puede adaptar para cualquier tipología documental o departamento donde sea útil. Este método evitará que se solapen las versiones. DocuWare simplemente añadirá el documento nuevo a su historial de versiones correspondiente. El documento más reciente se mostrará como versión vigente.
7. Versionar documentos sin usuario en DocuWare
Existe la posibilidad de enviar fuera del sistema cualquier documento archivado en DocuWare. Se hace a través del correo electrónico y los documentos se adjuntan al mismo. De esta forma, podemos compartir documentación con personas ajenas a la herramienta. Siempre y cuando tengamos los permisos necesarios para ello. Del mismo modo, gracias a la solución descrita de servicio web, podemos facilitar que personas ajenas al sistema participen en la generación de versiones de un mismo documento si fuera necesario.
Este modelo de trabajo será muy útil si trabajamos en proyectos que generan muchos documentos y que requieren versionado de los mismos. Por ejemplo, contratos, alcances, planos, documentación jurídica y un largo etcétera. Gracias a esta forma de trabajo, añadimos trazabilidad y transparencia a los procesos.
Ponte en contacto con nosotros si necesitas implementar un sistema de gestión documental con control de versiones. Nuestros consultores te ayudarán a diseñar los procesos más eficientes con las herramientas adecuadas.
