Cómo eliminar el papel en Recursos Humanos

Cuando una empresa no ha abordado la digitalización de sus procesos es muy habitual encontrar al departamento de RR.HH. como uno de los principales cuellos de botella. No en vano este es uno de los departamentos donde más se realiza un el uso intensivo de documentos de manera manual. En este artículo vamos a explicar cómo eliminar el papel en Recursos Humanos para agilizar la gestión.

En ocasiones, el uso de alguna aplicación gratuita para compartir archivos como Google Docs o Dropbox da una falsa sensación de eliminación del papel. Sin embargo, estas aplicaciones están diseñadas para permitir la colaboración en un proyecto en un momento determinado, pero no para gestionar el ciclo de vida completo del documento, ni controlar las versiones. Tampoco pueden crear flujos de trabajo automatizados ni disponen de recursos de seguridad para proteger a la empresa del fraude y las ciberamenazas.

Con un gestor documental logramos centralizar la gestión mediante un único repositorio corporativo que integra la protección de la información, la privacidad de la misma y la eficiencia de los procesos de negocio. Tanto el personal que gestiona RR.HH. como el resto de los empleados utilizan un sistema que permite un enfoque coherente en toda la organización. ¿Cómo conseguimos esto? Mediante la automatización de todo el proceso que libera al personal de la inconveniencia de administrar largas cadenas de correo electrónico y consultas de estado constantes.

Cuando un departamento de Recursos Humanos implementa “la oficina sin papeles”, reemplaza los registros en papel por documentos electrónicos almacenados de manera centralizada. Además, se protege la información confidencial de los empleados con derechos de acceso seguros y cifrado de datos. También abre la puerta al “autoservicio” de los empleados a través de formularios electrónicos, búsquedas de empleados autorizados, firmas electrónicas e integración de portales.

5 formas de eliminar el papel en Recursos Humanos

Contratación

Los responsables de contratación de cada departamento comienzan el proceso de contratación con un sencillo formulario de solicitud de empleados. Estas solicitudes de empleo se almacenarán de forma centralizada y el flujo de trabajo de contratación gestionará de manera automatizada la comunicación entre el personal de Recursos Humanos, los responsables del departamento y el solicitante. Todos los miembros del equipo involucrados estarán conectados por un proceso unificado y digitalizado.

Además, el personal de RR.HH. puede crear ofertas de trabajo, recibir currículums e indexarlos automáticamente por perfiles basados ​​en conjuntos de habilidades predefinidos. Asimismo, se podrán usar flujos de trabajo para enviar solicitudes para revisión, programar entrevistas y recopilar comentarios de los solicitantes. Las entrevistas se llevan a cabo solo con los candidatos calificados y aquellos que no satisfacen las necesidades de un departamento, recibirán un correo electrónico informándoles de su estado. Una vez que un candidato acepta el trabajo, iniciará los procesos de incorporación para garantizar que sigue la política de la empresa y que comienzan su andadura en la empresa de forma organizada.

Incorporación

El proceso de incorporación comienza tan pronto como un solicitante acepta el trabajo. A partir de los formularios electrónicos, la información de los nuevos empleados será gestionada para que los documentos de contratación queden cumplimentados correctamente. Por tanto, los nuevos empleados ya no rellenan varios formularios en papel con información repetida. Gracias a los formularios electrónicos, cada departamento puede capturar todos los datos requeridos por adelantado, de una vez. Así, se completan otros documentos de incorporación, como formularios de impuestos, beneficios y otros.

También se puede crear una lista de verificación de incorporación con las tareas requeridas, incluido el reconocimiento del empleo, los acuerdos de confidencialidad, la distribución de manuales para empleados y planes de capacitación inicial. Finalmente, gracias a un flujo de trabajo de aprovisionamiento automatizado, el empleado puede disponer de todas las herramientas necesarias para comenzar su trabajo desde el primer día.

Gestión del desempeño

Cuando se cumplen los criterios establecidos, una notificación automática informa al gerente y al empleado de que ha llegado el momento de realizar una evaluación de desempeño. Tanto la creación y entrega de la evaluación del empleado como su respuesta son monitorizados hasta su finalización. También se pueden personalizar las plantillas de evaluación del desempeño y establecer fechas límite automáticamente, mientras se captura y almacena la información.

Desvinculación de empleados

Cuando un empleado deja la empresa, el gestor documental lanza un formulario electrónico de desvinculación que incluye todos los documentos de salida necesarios que deben firmarse. Este formulario también enumera todas las propiedades de la empresa que deben devolverse. La automatización de este proceso garantiza que no se pierda nada y que el proceso de desvinculación se complete sin comprometer la seguridad de la empresa.

Cumplimiento de protección de datos

Es posible administrar todos los documentos de Recursos Humanos para cumplir con los requisitos de privacidad y con la política que tenga definida la empresa. Los registros de los empleados se almacenan en una estructura de carpetas de varios niveles que diferencia los derechos de acceso entre recursos humanos, gerentes y empleados. La política de conservación de documentos se aplica automáticamente. Esto garantiza la preparación para auditorías, el cumplimiento del GDPR, así como otros requisitos reglamentarios.

¿Quieres eliminar el papel en Recursos Humanos o en otros departamentos de tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores expertos en gestión documental te ayudarán a digitalizar los documentos y automatizar los procesos.