Está claro que un buen sistema para organizar y recuperar información y documentación ahorra mucho tiempo en el día a día. Pero, además, puede resultar determinante en un momento crítico, cuando localizar o no un documento concreto suponga una pérdida millonaria, como en el proceso de una inspección tributaria o en un juicio.
Perder documentación siempre es desagradable. A nivel personal, si perdemos un documento, podemos solicitar cita para renovar el DNI tras notificar la pérdida o acudir al notario que guarda una copia de la escritura de nuestra vivienda.
Pero, ¿qué pasa cuando lo que perdemos es documentación como contratos o facturas de la empresa donde trabajamos y nos los requieren para algún proceso legal? Como apuntábamos al principio, esto puede salir muy caro. A continuación, vamos a ver las principales herramientas clave para tener bien organizada y accesible nuestra documentación y evitar las posibles pérdidas.
1. Cuadro de clasificación
Para empezar, necesitamos organizar las diferentes tipologías documentales en un cuadro de clasificación preciso y claro, al que puedan tener acceso todos los empleados de la compañía. Se trata de una herramienta que contendrá la jerarquía de la documentación, así como las series y subseries documentales, con la codificación que se asigne a cada una de ellas.
Cada serie hace referencia a las tipologías documentales que se generan para realizar una actividad concreta: por ejemplo, la contratación de empleados puede dar lugar a la serie “expediente de personal” y contendrá currículo, contratos, anexos, nóminas, altas y bajas de la Seguridad Social y demás documentos relacionados.
Si damos el paso y abordamos el proceso de transformación digital, los consultores encargados del proyecto de gestión documental serán quienes reflejen ese cuadro en un sistema de archivadores virtuales con sus respectivos metadatos, conectados de tal manera que todos los documentos que formen parte de un mismo expediente se relacionen también en la nube. Podremos decir adiós a las arcaicas estructuras de directorios de Windows donde era imposible encontrar algo de forma eficiente.
2. Indexación
Trabajar en una oficina sin papeles agiliza la gestión documental. Pero, independientemente de que trabajemos con papel o con documentación electrónica, será necesario indexar los documentos que se incorporen al sistema. Se trata de codificarlos y referenciarlos para que se integren con un mismo formato que los organice, a fin de que estén bien organizados y puedan recuperarse de forma rápida.
Es necesario decidir qué etiquetas o metadatos deberá incorporar cada documento de cada tipología. La extracción de estos datos se puede realizar de forma automática si disponemos de la tecnología adecuada. Esta extracción se llevará a cabo en base a reconocimientos zonales, si los documentos siguen siempre la misma estructura, o con indexación inteligente, si el formato puede variar. Así evitaremos la necesidad de tener personal dedicado para realizar esta tarea.
3. Recuperar información
Si hemos dedicado los recursos necesarios a trabajar de esta forma organizada y sistemática, debería ser fácil localizar cualquier documento de forma puntual. Si, además, hemos invertido en un software de gestión documental, con una simple búsqueda predefinida estaremos viendo en tiempo real todos los documentos que cumplan unos determinados requisitos. Los beneficios de trabajar con un repositorio único son muchos y sus posibilidades, casi infinitas.
Por ejemplo, en la sesión de usuario del gestor documental DocuWare podemos crear una lista que devuelva la información de todos los registros correspondientes a facturas de proveedores que estén en estado “pendiente de contabilizar” y que pasen automáticamente a la lista “pagadas”, una vez se haya tramitado ese asiento en el ERP. Además, podemos ver la trazabilidad de cada registro o, lo que es lo mismo, el historial del documento desde que se incorporó al sistema. Y tenerlo disponible para visualizarlo en la pantalla, descargar una copia, enviar a terceros, etc.
Además, en cualquier momento se podrá recuperar información y acceder a un documento concreto con un simple clic, incluso podremos localizar documentación por su contenido, aunque no sepamos cuáles son sus datos de indexación, gracias a la tecnología OCR que hace una lectura completa del documento y permite acceder al mismo a través de palabras clave.
4. Exportación de resultados e informes
Otro beneficio de trabajar con un gestor documental es que podemos extraer la información de los registros y realizar rápida y fácilmente muchas otras tareas con ella. Por ejemplo, podemos buscar todas las facturas de proveedores comprendidas entre ciertas fechas y en estado “pagado”. Una vez las tengamos en formato csv, podremos generar informes, detectar puntos fuertes o débiles en la compañía y tomar decisiones de mejora en base a los resultados obtenidos.
Como conclusión, disponer de la información estructurada requiere un tiempo mínimo al incorporar nuevos documentos al sistema, pero ahorra muchísimo más tiempo a la hora de recuperarlos.
¿Necesitas ayuda para organizar y digitalizar la documentación en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a agilizar al máximo la búsqueda de documentos.
