Microsoft Teams es una potente plataforma de colaboración que facilita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo en el lugar de trabajo y sobre la marcha. Con la introducción de una interfaz para Microsoft Teams a principios de 2023 para conectar con DocuWare, las ventajas de utilizar Microsoft Teams se han hecho más evidentes. DocuWare es una completa solución de gestión de documentos y automatización de flujos de trabajo que se integra perfectamente con la plataforma Microsoft Teams, facilitando enormemente el uso compartido, la edición y el archivo de documentos.
Conectarse a DocuWare desde Microsoft Teams
Conectar DocuWare a Microsoft Teams es un proceso sencillo. Sólo tienes que ir a la sección “Aplicaciones” de Microsoft Teams y buscar “DocuWare”. Una vez localizada la aplicación, haz clic en ella y selecciona “Añadir”. Una vez añadida la aplicación, conéctala a tu organización de DocuWare. Después de establecer la conexión, podrás empezar a colaborar en documentos en Microsoft Teams.
Trabajar con documentos en Microsoft Teams
Desde un solo documento de Word hasta enormes hojas de cálculo de Excel, en Microsoft Teams se puede compartir mucho (gratis). Puedes compartir documentos directamente con personas del mismo equipo o adjuntar archivos a conversaciones y canales. Para adjuntar un documento a una conversación o canal en Microsoft Teams, sube fácilmente un archivo desde la ventana de mensajería.
Agregar documentos a la conversación mantendrá activa la discusión y el contexto actuales, para que todo el equipo pueda acceder a ellos y compartirlos. Adjuntar documentos a un canal asegura que todos los miembros del equipo reciban una alerta si se añade un nuevo documento al canal, lo que les permite estar al día de los progresos y documentos más recientes.
Importar adjuntos de correo electrónico a DocuWare
Una de las ventajas de trabajar con DocuWare y Microsoft Teams es la posibilidad de importar fácilmente los adjuntos de correo electrónico al sistema. Para hacerlo, sitúate sobre el mensaje que incluye el archivo que deseas importar y haz clic en el menú de tres puntos. A continuación, selecciona la opción “Importar como documento” y DocuWare iniciará el proceso de importación del adjunto.
Compartir documentos y colaborar en Microsoft Teams
Al compartir documentos almacenados, se abrirá una ventana de Microsoft Teams en DocuWare para seleccionar el chat o el canal. También es posible iniciar una nueva conversación en Microsoft Teams desde la ventana del documento.
Mediante esta función, las conversaciones sobre los documentos compartidos permanecerán dentro de Microsoft Teams, lo que permitirá a los usuarios mantener un historial de conversaciones consolidado, así como archivos compartidos. Esto hace que la colaboración sea más eficiente y facilita la gestión de los archivos almacenados en el sistema DocuWare.
La conexión entre la plataforma de comunicación y DocuWare refuerza la colaboración, acelera los procesos y aumenta la productividad. Los usuarios pueden gestionar sus documentos, guardarlos de forma segura y compartirlos con otros miembros de su equipo de forma rápida y sencilla.
Si quieres mejorar el flujo de trabajo y la colaboración con tu equipo, la integración de Microsoft Teams y DocuWare es la solución perfecta. Esta integración crea una forma eficaz y segura de gestionar documentos, lo que facilita enormemente la gestión de documentos y la colaboración con los miembros del equipo.
