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Cómo convertir documentos en información útil

La conversión automatizada de documentos permite gestionar grandes volúmenes de archivos

Según el último informe IDC Global Datasphere, el volumen mundial de datos creados aumentará desde los 33 Zetabytes registrados en 2018 hasta 175 Zetabytes en 2025, con un crecimiento interanual del 27,6%. En este contexto, los datos son el nuevo petróleo y organizaciones de todo tipo tienden a acumular documentos y a no deshacerse de nada “por si acaso”. Así pues, la cantidad de información que se almacena en cualquier empresa es enorme y se prevé que será cada vez mayor.

La utilidad de todos estos datos es incuestionable. Dependiendo del contexto, pueden servir como material de consulta, para conocer mejor las necesidades de los clientes y poder darles mejor servicio, para tomar decisiones de negocio… Sin embargo, en muchas ocasiones, estos archivos se encuentran en formatos poco accesibles (papel, escaneados como imágenes, PDF…), lo que hace que en última instancia la información no sirva para nada. Los documentos están, pero en un archivo con miles de ellos, es muy difícil encontrar los datos deseados de forma rápida, cuando hay que abrir los documentos uno por uno.

Información accesible

Para convertir todos estos documentos en información útil podemos utilizar soluciones de conversión automatizada, diseñadas para gestionar grandes volúmenes de archivos. Estas soluciones convierten los documentos en bibliotecas digitales que pueden compartirse y en las que es posible realizar búsquedas. Los documentos escaneados, PDF, PDF/A, Microsoft Word y otros formatos se convierten en archivos listos para trabajar con ellos, almacenarlos a largo plazo o dejarlos a punto para cualquier otro procesamiento adicional, si la solución de conversión se integra con otra aplicación. Donde teníamos un archivo con cada documento guardado en una caja estanca y opaca, ahora tenemos cajas transparentes, que nos permiten acceder al contenido sin necesidad de abrirlas.

Beneficios de estas soluciones

  • Contenido estandarizado: los documentos diversos se convierten en bibliotecas digitales estandarizadas y bien organizadas
  • ROI rápido: la implementación de este tipo de soluciones es muy rápida y su mantenimiento es sencillo, por lo que el retorno de la inversión se aprecia muy pronto
  • Procesamiento programable: el procesamiento de documentos se puede realizar en cualquier momento, o bien programarse por lotes de archivos
  • Facilidad de uso: los usuarios no necesitan formación especializada ni conocimientos previos
  • Racionalización de la gestión de los documentos: los documentos digitales creados se pueden almacenar con facilidad, enviar rápidamente a otras aplicaciones o compartir con otras personas
  • Contenido accesible: los usuarios pueden realizar búsquedas en los archivos digitales mediante palabras clave relevantes

Funcionamiento

El sistema recibe las imágenes procedentes de carpetas de almacenamiento, impresoras multifunción, escáneres o e-mails y utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir dichas imágenes en formatos digitales comprimidos en los que se pueden realizar búsquedas. Esta tecnología es capaz de reconocer caracteres en más de 190 idiomas, códigos de barras y fuentes históricas. Además, es posible realizar acciones adicionales, si es necesario, como corregir manualmente el texto o añadir metadatos al documento. Como hemos comentado, la solución puede funcionar de forma ininterrumpida o por lotes, para optimizar el uso del hardware. Los archivos resultantes se pueden archivar directamente o enviarlos a otras aplicaciones mediante integraciones.

Posibilidades de uso

  • Cumplimiento y almacenamiento a largo plazo: facilita el cumplimiento de la normativa corporativa al convertir grandes volúmenes de documentos en archivos digitales fácilmente accesibles
  • Contenido digital para procesamiento especializado: a través de esta solución, es posible extraer los datos en el formato deseado para poder trabajar con ellos en otras aplicaciones
  • Servicio central de conversión de documentos: al estar planteado como un servicio central, es accesible para todos los empleados
  • Biblioteca digital de archivos: transforma los documentos históricos en archivos EPUB, XML o PDF en los que se pueden realizar búsquedas. La solución es capaz de reconocer fuentes históricas, por lo que es posible preservar documentos antiguos digitalizando su contenido
  • Elimina los archivos físicos: ahorra espacio de almacenaje, al convertir todos los documentos en digitales


Si estás interesado en conocer sistemas para convertir tus documentos en un archivo eficiente y útil, ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores analizará las necesidades de tu organización para proponerte la solución más adecuada. También puedes descubrir más casos de uso en este enlace.
Imagen: https://www.abbyy.com/es-es/finereader-server/#

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