Desde que los humanos descubrieron que la información no solo se puede almacenar en físico, los registros empezaron a cambiar. Y aunque hoy en día los archivos repletos de carpetas y papeles aún son muy comunes, muchas empresas están optando por digitalización certificada. El término es relativamente nuevo pese a que se lleva a cabo desde hace tiempo, pero ofrece importantes beneficios en su aplicación.
Basta con imaginar un mundo en el que no sea necesario invertir en enormes cantidades de papel y espacio para almacenar documentos importantes. A ello sumamos una mejora sustancial de la seguridad, pues la humedad o un incendio definitivamente no acabarán con años de registros. GDX Group tiene experiencia en ello, por lo que explica a continuación en qué consiste la digitalización certificada.
¿Qué es la digitalización certificada?
La digitalización certificada es un procedimiento que permite transformar las facturas de una empresa en imágenes para almacenarlas digitalmente. Estas deben ser fieles al documento original y deben mostrar la totalidad de este, para lo cual deben cumplir con una serie de especificaciones técnicas. Entre ellas, tener una resolución adecuada de modo que su contenido sea fácil de visualizar.
Por ley, las empresas deben conservar sus facturas durante 5 años para rendir cuentas a nivel legal y específicamente, tributario. Pero gracias a la digitalización certificada no es necesario ni obligatorio conservarlas en papel como en el pasado; este procedimiento permite hacerlo en forma digitalizada, sin que pierda valor fiscal ni legal con respecto al tradicional.
El procedimiento es válido desde 2007, cuando la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) lo estableció en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. Desde entonces, ha permitido la digitalización certificada como un método de sustitución de papel para acelerar el envío de documentos. Por su parte, las empresas y autónomos pueden ahorrar no solo en la compra de papel sino en los gastos fiscales indirectos.
No toda digitalización de facturas es certificada
La digitalización certificada amerita un software homologado, el cual transforma la imagen obtenida de acuerdo al formato que le da validez frente a la AEAT. Solo así las empresas y autónomos pueden deshacerse del soporte en papel con seguridad y, con ello, liberar espacio de sus oficinas. El proceso lo pueden realizar ellos mismos o bien un tercero que preste este servicio usando un software certificado.
Esto conduce a otro punto importante que es la validez de la digitalización certificada. A simple vista, parece un proceso fácil y rápido dependiendo de la cantidad de papel a escanear. Y aunque ciertamente lo es, el simple hecho de escanear una factura no la hace válida para presentarse a la AEAT. Este proceso en particular puede servir para uso particular de la empresa, pero no a nivel tributario.
Los requisitos para homologar un software de digitalización certificada
Si una empresa o autónomo desea hacer su digitalización certificada de facturas, debe contar con un software de certificación homologado. Dependiendo de las condiciones y planes a futuro, algunos podrían invertir en desarrollar un programa propio para esta actividad. Pero estos casos deben tener en cuenta que hay una serie de requisitos documentales para homologar dicho software.
En primer lugar, una declaración que alegue que la empresa o trabajador autónomo está cumpliendo con los requisitos establecidos en la orden EHA/962/2007. También, una descripción de todas las normas que rigen el procedimiento de digitalización certificada; asimismo, los protocolos, normas de seguridad, de control y de explotación sobre la creación y consulta de la base de datos generada.
Otro requisito es el plan de gestión de calidad que indique el impacto del procedimiento de digitalización certificada en la imagen y los metadatos. La empresa o autónomo también debe describir el mantenimiento que requieren los dispositivos implicados. Por último, una auditora informática independiente deberá emitir un informe que acredite la solvencia técnica de la actividad de la empresa.
También se puede recurrir a un tercero que provea servicios de digitalización certificada
El procedimiento para homologar un software de digitalización certificada es un poco largo, pero no imposible. Aun así, después de conocerlo, muchos preferirán contratar a un tercero para que se encargue de este trabajo, en pro de obtener resultados más inmediatos. Si este es el caso, GDX Group es uno de ellos y además ofrece otra amplia variedad de servicios de digitalización para empresas.
