En este blog hablamos a menudo de nuestra tecnologías favorita de ECM, el gestor documental DocuWare. Es una herramienta en constante evolución que, durante los últimos 30 años, ha crecido hasta convertirse en el gigante que es ahora mismo. Incorpora una cantidad tan ingente de funcionalidades que nos permite abarcar los procesos y tipologías documentales de cualquier compañía en la actualidad.

Ninguno de nuestros clientes que ya trabaja con DocuWare quiere volver a los antiguos métodos de gestionar su documentación o llevar a cabo sus procesos. En muchos casos, ni siquiera recuerdan con detalle su antiguo día a día. DocuWare les permite acceder con un simple clic a toda su documentación, incluso desde fuera de la oficina. La agrupación de usuarios por grupos y funciones mantiene sólida la estructura interna a la vez que flexible, para adaptarse a entornos en continua transformación.

Principales funcionalidades de DocuWare

DocuWare nos permite la configuración de procesos y flujos de trabajo como pueden ser las aprobaciones de documentos. Los usuarios reciben en sus dispositivos un aviso cuando un documento alcanza la instancia en el proceso exacto donde éste debe participar. Los manager de cada equipo cuentan con una visión completa del detalle de los procesos, lo que les proporciona un control total del estado y evolución del trabajo en su departamento.

Además, DocuWare hace fácil la gestión y edición de documentos colaborativos para simplificar los proyectos en grupo. Y lo que es más importante: incorpora la trazabilidad exhaustiva de cada documento para poder presentar como evidencia legal el registro histórico de cada uno de ellos y demostrar su incorruptibilidad y originalidad. Debido a la homologación de este software por la Agencia Tributaria, nuestros clientes no necesitan acumular en archivos físicos 5 años de facturas en papel. La firma con certificado digital facilita que la transformación digital sea rápida, limpia y eficiente.

Una de las grandes claves de DocuWare es su versatilidad para integrarse con plataformas de terceros. Puede ser cualquier ERP, herramientas de firma digital, aplicaciones de gestión de tickets y un largo etcétera. De esta manera, las necesidades corporativas que resuelve se multiplican de forma exponencial.

En esta ocasión hemos mantenido una breve entrevista con Roger Alves, Country Manager de DocuWare en España, Portugal y LATAM. Su larga trayectoria como Director de Ventas le ha reportado grandes éxitos en adquisición de nuevos clientes y Servicios Software. Destacamos su estrategia de comercialización, servicios en la nube, software como servicio (SaaS), alianzas comerciales, desarrollo comercial y generación a demanda. Es la persona de referencia para todas aquellas compañías interesadas en comenzar a formar parte de la red de partners de DocuWare. Una red en la que GDX Group figura como el principal Partner Platinum en España.

Queríamos conocer la experiencia de Roger y sus puntos de vista trabajando dentro de DocuWare para mejorar y ampliar nuestra perspectiva como partners. A continuación, os ofrecemos la entrevista que hemos mantenido con él.

Entrevista con Roger Alves

¿Cómo estás Roger, y cómo se encuentra vuestro equipo, estáis teletrabajando, oficina?

Muchas gracias por esta oportunidad de compartir nuestra visión con vosotros. Nuestro equipo se encuentra mayoritariamente teletrabajando aunque si el cliente lo requiere y lo desea, hacemos la visita o la presentación en sus oficinas.

Cuéntanos, a grandes rasgos, cómo os ha afectado la crisis del Covid-19 en DocuWare.

Afortunadamente, a nosotros esta crisis nos ha afectado positivamente, en el sentido de que nuestras ventas han aumentado respecto al año pasado. Esto quiere decir que los clientes perciben la necesidad de tener la oficina sin papeles como algo mucho más importante.

Y, en cuanto a los clientes, ¿habéis detectado nuevas necesidades/oportunidades? ¿Cómo afrontarlas, qué aporta DocuWare en este momento crucial?

Hemos detectado algunas nuevas necesidades, pero lo más importante continúa siendo lo que siempre ha sido nuestro negocio, que es buscar los documentos desde cualquier sitio. Desde casa, desde el ordenador de mi hija, desde la oficina… Las nuevas necesidades son el corazón de nuestro negocio, es lo que siempre hemos explicado a nuestros clientes.

Por otra parte, ¿qué grandes retos os estáis encontrando a la hora de implementar la transformación digital en las empresas en los últimos meses, en este mundo empresarial vertiginosamente cambiante?

Uno de los retos más importantes que tenemos es la capacidad para conseguir recursos y personas con las capacidades técnicas suficientes para implementar los proyectos. Los clientes están demandando con mucha más fuerza soluciones de este tipo y podemos vender software de forma muy fácil, pero para implementarlo se necesitan personas adecuadamente formadas y cualificadas.

Nos gustaría saber qué sorpresas nos vamos a encontrar en la próxima versión 7.4, si nos puedes avanzar algún detalle.

No os puedo avanzar los detalles de lo que vendrá, pero sí dar algunas pinceladas del futuro. Con la nueva versión vamos a hacer y facilitar la integración url sin necesidad de programación. Vamos a proporcionar más capacidades de integración de firma electrónica. Va a aumentar aún más nuestra capacidad de búsqueda. Vamos a mejorar la parte de autenticaciones single sign on y vamos a permitir que los workflow se puedan duplicar con facilidad.

Algo un poco más personal, ¿quiénes son tus personas inspiradoras, de cualquier ámbito?

Hay muchas personas inspiradoras: en primer lugar, nuestro presidente Max por su capacidad de extraer información valiosa en números y cifras, y por su integridad como persona, que se transfiere a la cultura de la empresa. Otro sería nuestro expresidente Thomas, por su capacidad de preguntar más y más y entender más y más ante cualquier explicación. Y, por último, también Steve Jobs, un personaje controvertido que tiene sus pros y sus contras, pero es de admirar su capacidad de síntesis, simplicidad y perfeccionamiento.

¿Hay algo en lo que te estés formando en este momento?

Sí, en Dirección de Equipos: hemos empezado por un libro que se llama “Radical candor” que se traduciría como “Franqueza radical”.

Un poco más sobre ti, ¿cuáles son tus aficiones?

Tengo muchas aficiones, entre las más habituales está ir a correr, media hora o una hora, por el monte. Salir en bicicleta de montaña, hacer esquí también, cuando la nieve lo permite. Y en la playa, bucear… ¡y casi todo lo que me propongan!

Por último, nos gustaría que recomendases a nuestros lectores uno de los últimos libros que hayas leído.

A nivel empresarial recomendaría “El hombre que estaba rodeado de idiotas” porque ayuda a entender los puntos de vista diferentes de la gente, que a veces nos parecen increíbles. A nivel de literatura recomendaría de Haruki Murakami, “La muerte del Comendador”, muy interesante y muy pegajoso, os invito a leerlo

Muchas gracias a Roger por atendernos. Nos quedamos con todas esas ideas y recomendaciones y esperamos volverle a verte por aquí muy pronto. A nuestros lectores, como siempre les ofrecemos ponerse en contacto con nosotros para ampliar información y ofrecer una propuesta personalizada para dar el paso hacia la transformación digital con todas las garantías.