El sector empresarial es uno de los que más se ha visto cambiado gracias a la tecnología. La automatización de procesos empresariales, aunque un concepto nuevo, ha logrado abrirse paso en casi todas las empresas e industrias. Esto no es ninguna sorpresa. Sobre todo, teniendo en cuenta la capacidad de este sistema de deshacerse de los retos operativos que hacen a muchas empresas perder dinero.
Y no se espera que este desarrollo se detenga pronto. Se debe a que se considera que la mayoría de puestos de trabajo cuentan con cierto potencial de automatización. Sin embargo, para que una empresa pueda tener éxito en poner varios sistemas, primero es necesario saber cómo aplicar dichas herramientas de forma efectiva. Aquí te damos los puntos clave para conocer cómo se desarrolla de manera general y efectiva.
La automatización de procesos: un área no explorada
A nivel mundial, se conoce que un 66% de las empresas han puesto en marcha un programa de automatización para al menos un proceso empresarial. Sin embargo, aunque esta cifra es gigante, son pocas las organizaciones que llevar la automatización de procesos más allá de la etapa inicial. Como efecto colateral, la mayoría no puede llegar a obtener un verdadero conocimiento sobre el potencial de estas herramientas digitales.
Para lograrlo, es necesario completar una serie de fases o pasos que permitan a la empresa adaptarse de manera correcta a la automatización de procesos más desarrollados. Solo aquellas que establecen este proceso como su enfoque estratégico pueden ver los verdaderos resultados y el éxito de esta adaptación. En los próximos párrafos te explicamos las 4 fases más importantes a tener en cuenta.
Fases de automatización en una empresa: 4 claves importantes
Las 4 fases de del desarrollo de un sistema de automatización de procesos tienen como objetivo establecer un enfoque específico en esta tecnología. Una vez se han completado los 4 pasos, se puede decir que la empresa u organización se encuentra desarrollada en términos de automatización.
1. Analizar las necesidades de la empresa y conocer el proceso
Los cambios en una empresa siempre vienen con el análisis de las necesidades y objetivos de la empresa. Antes de integrar la automatización de procesos, la misma debe conocer cómo se desarrolla dicha implementación y las capacidades de la empresa para soportarla. Es necesario ya que muchas empresas creen que se trata de una solución inmediata y que se adapta de manera automática, cuando no es así.
Integrar un proceso de automatización sin un análisis previo puede llevar a menor producción de resultados. Se debe a que no se previene el impacto de este sistema en otras áreas o herramientas de la empresa. Realizar un análisis permite seleccionar las mejores tecnologías para la empresa, las cuales se integran de manera gradual.
2. Personalización de la automatización de procesos
Una vez establecidas las tecnologías, llega la fase en la que a partir de esa base se crean tecnologías adaptadas para cada situación de empresa. Ahora, en caso de que te decidas por un proveedor. Ambos pueden producir una lista de funciones que se necesitan y que se incluyen, así como otros aspectos de formación y acceso. En esta fase también se ejecutan pruebas de sus funciones correcta y de magnitud para saber si da resultados adecuados.
3. Implementación
Es en esta fase en la que en realidad se pone a prueba la tecnología. Se integra el sistema dentro de la empresa o compañía utilizando los datos reales de la misma. Cuando se ejecuta de manera correcta, esta integración suele ser bastante simple y agilizada. Sin embargo, para ello será necesario emplear las API y programas como un iBPMS.
4. Mantenimiento de los programas de automatización de procesos
Así como la tecnología moderna, los programas de automatización de procesos continúan actualizándose, incluso después de haberse integrado en una empresa. Las empresas deben continuar analizando su situación y buscando nuevas maneras de integrar y hacer crecer esta tecnología para su beneficio. Esta fase nunca termina, ya que se trata de una solución a largo plazo.
