El 21 de marzo no solo se celebra la llegada de la primavera, sino también el Día Europeo de los Archivos. Por eso desde GDX hemos querido echar por unos instantes la mirada atrás y revisar la Historia. Muchas cosas han tenido que pasar para que hoy, un simple gesto como hacer una foto con el móvil pueda desencadenar un proceso de gestión documental.

Actualmente disponemos de máquinas capaces de reconocer texto en un archivo de imagen, extraer su contenido, indexarlo, archivarlo y disparar un flujo de trabajo. Vamos a repasar los grandes hitos que han sucedido en la Historia en materia de gestión documental hasta llegar a la actualidad.

Inicios de la escritura

Tablillas de arcilla

Debemos remontarnos cinco mil años atrás hasta encontrar los primeros vestigios de escritura humana, según las actuales evidencias arqueológicas. Por lo que sabemos, la escritura apareció prácticamente al mismo tiempo en Mesopotamia y Egipto. Es cierto que durante las últimas décadas la hipótesis más afianzada habla de las tablillas de arcilla de los sumerios, pero es posible que futuras investigaciones arqueológicas arrojen nuevos datos.

El papiro: un nuevo mundo de posibilidades

Los archivos en Egipto eran abundantes y han podido conservarse en parte hasta nuestros días gracias al papiro, un material empleado para la configuración de los documentos. Era más cómodo que las tablillas de barro, barato y, a pesar de su fragilidad, su uso se popularizó rápidamente. Se escribía sobre el mismo con pinceles hechos con juncos y se almacenaban en forma de rollos, debidamente etiquetados. También se han encontrado multitud de restos de documentos sobre soportes de madera, marfil o piel.

Los primeros archivos

Se tiene constancia de multitud de archivos utilizados como herramienta de control poblacional en las civilizaciones griega y egipcia. Además, las monarquías asiáticas y el Bajo Imperio Romano también mantenían documentación legal, bancaria, censos, catastros y títulos de propiedad, entre otros documentos.

Durante siglos, los archivos fueron evolucionando como lugares de conservación de libros y otros documentos de registro, diluyéndose la distinción entre archivo y biblioteca. En la Edad Media los archivos eran itinerantes ya que los señores feudales no tenían residencia fija debido a las conquistas territoriales.

En 1540, Carlos I funda el archivo de Simancas. Fue su hijo, Felipe II, quien lo convirtió en un archivo de Estado, cambiando el concepto de archivo. Los documentos son de interés de la corona, pero también de los ciudadanos, quienes podían solicitar copias. La documentación se utiliza con fines administrativos, pero se reconoce su valor como contenedor de la memoria histórica.

A finales del siglo XVIII tuvieron lugar las primeras investigaciones en archivos y en el XIX se popularizan en muchos países. Pronto se empiezan a impartir los primeros cursos en Escuelas de Archivística. Desde aquellas tablillas milenarias, debieron transcurrir milenios hasta que se dejó de considerar documento únicamente a aquellos registros en soporte físico.

El origen de los ordenadores de oficina

En la década de los 60 se empezó a utilizar el ordenador para realizar tareas administrativas en Estados Unidos e Inglaterra. Es entonces cuando se popularizan conceptos como base de datos y digitalización. Poco a poco, fueron apareciendo los primeros programas de gestión documental de archivos físicos e imágenes.

El primer PC fue desarrollado por Olivetti y, pocos años después, Hewlett Packard (HP) fue demandada y declarada culpable de plagio tras el lanzamiento de su primer ordenador personal, que era prácticamente idéntico al invento italiano.

Con la llegada de la hoja de cálculo VisiCalc (inicialmente para Apple y después para IBM) se instauró el uso de las primeras computadoras como herramientas de trabajo. Gracias a su popularización, gran demanda y democratización de precios, en los 90 se vivió un auténtico boom, con la entrada masiva de ordenadores en los hogares.

La invención del OCR

Debemos remontarnos a principios del siglo XX para encontrar la primera máquina que convertía caracteres a código telegráfico. Sin embargo, no fue hasta 1974 cuando Ray Kurzweil desarrolló el primer programa capaz de reconocer texto impreso en cualquier tipo de letra. Su intención era adaptar el invento para ayudar a las personas ciegas. La idea era que una máquina interpretara el texto escrito y lo reprodujera mediante sonido, de modo que pudiera “leer” en voz alta.

El posterior desarrollo del OCR hasta convertirse en los motores de reconocimiento que conocemos en la actualidad fue fundamental para el tratamiento de documentos escaneados. Los primeros sistemas requerían entrenamiento de caracteres para leer cada tipo de letra. Hoy en día, aún entrenamos a estos motores para leer plantillas si queremos hacer extracción de detalle.

Actualmente, estos sistemas ya son capaces de reproducir salidas formateadas y de aprender de forma inteligente, configurando el algoritmo de forma autónoma. Se realiza de manera cómoda y totalmente transparente al usuario. Por ejemplo, la funcionalidad de Docuware Intelligent Indexing.

O bien, motores OCR como Abbyy, que consiguen que la extracción de datos se realice de forma muy rápida y perfectamente estructurada.

Sistemas de Gestión Documental

Los años 90 trajeron la popularización de software capaz de gestionar información en cualquier tipo de formato. Comenzaron a utilizarse de forma masiva el almacenamiento en red y las herramientas de colaboración, flujos de trabajo y funcionalidades específicas aplicadas a cada sector. Se empezaron a realizar procesos de digitalización certificada e integraciones con los ERP.

Estos motores de gestión de contenido empresarial eran capaces de organizar en archivadores virtuales todo tipo de documentos, ya hubieran sido creados originalmente en papel o en formatos electrónicos. Poco a poco, fueron incorporando homologaciones con organismos estatales que aseguraban la validez legal de la documentación recogida. Además, su facilidad de integración con otras plataformas en uso en las compañías hacía que la automatización de procesos de punta a punta fuera una realidad.

Uno de los grandes retos a día de hoy es mejorar las funcionalidades para agilizar el acceso a los procesos a usuarios en movilidad. La realidad social está sacando poco a poco a las personas de las oficinas y estos sistemas deben adaptarse para dar respuesta a cada necesidad. Ha sido clave, por ejemplo, incorporar la integración con plataformas de firma electrónica, ya sea con certificado digital, biométrica o mediante OTP.

Produce un poco de vértigo mirar atrás y darnos cuenta de los privilegios de los que disfrutamos quienes podemos almacenar toda nuestra documentación personal en el móvil y la empresarial en un gestor documental accesible desde una app.

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