Cómo dar un mejor servicio al cliente con gestión documental

¿Qué haces después de que un cliente realice una compra? ¿Lo dejas ir sin más, o refuerzas la relación con acciones de posventa? Si dejas que el cliente simplemente se vaya, debes saber que eso puede ser un gran error. La relación con el cliente debe estar presente en todas las etapas de un negocio, incluyendo el momento posterior a la venta. Ahí es donde comienza la verdadera relación con tu cliente. La tecnología, especialmente un gestor documental, puede ayudarte a que esta atención al cliente se realice de forma ágil y resulte satisfactoria para ambas partes.

Darle atención al consumidor es fundamental para que quiera volver a comprarte. Además, es muy probable que un cliente que se sienta satisfecho y valorado divulgue tu marca, aumentando la visibilidad de tu negocio. Por eso, encantar a los clientes antiguos con una posventa infalible es tan importante como conquistar nuevos consumidores.

¿Sabías que existen formas simples, pero eficientes, de mantener el contacto con los clientes sin parecer inoportuno? En este post, enumeramos las principales formas de hacerlo y te explicamos en detalle cómo puedes fidelizar a tu público de forma sencilla, si cuentas con las soluciones tecnológicas adecuadas en tu empresa.

7 consejos de posventa con ayuda de un gestor documental

1. Pide su opinión a los compradores

El concepto de retroalimentación es simple: reacción a un estímulo. Cuando se le pregunta sobre la experiencia con el producto adquirido, el cliente ofrece una opinión, que debe ser considerada por el vendedor. Una buena idea es ponerse en contacto con los clientes una semana después de adquirir el producto y preguntarles lo que piensan de la experiencia, si tuvieron alguna duda o algún problema durante el uso. Podremos utilizar esas respuestas dadas por los clientes a la hora de crear nuevos productos o de mejorar los ya existentes. Un sistema de gestión documental como DocuWare puede ser muy útil para recopilar y almacenar toda esta información de forma sencilla y automatizada, a través de formularios.

2. Ofrece descuentos

¿A quién no le gustan los descuentos? Una de las maneras más eficientes de involucrar a los clientes en la post venta es por medio de descuentos y promociones exclusivas. Para obtener más resultados, puedes realizar campañas diseñadas para clientes que ya han demostrado interés o han consumido productos de la marca. Por ejemplo, también puedes ofrecer cupones para quien visite tu página por primera vez, estimulándole a comprar. Si automatizamos estas tareas, podemos conseguir buenos resultados con muy poco esfuerzo.

3. Ponte en contacto en fechas especiales

Los clientes son personas comunes, con sentimientos. Las marcas que entran en contacto con ellos en fechas especiales, como cumpleaños, revelan su preocupación no solo por la venta, sino también por el bienestar de la persona. Aprovecha las fechas conmemorativas para conceder “regalos” a tus compradores. Recibir descuentos y promociones exclusivas en estas ocasiones es muy agradable.

Si no dispones de muchos recursos para promover acciones de marketing, un simple mensaje de feliz cumpleaños ya da excelentes resultados, pues ayuda a humanizar tu marca y acercarla al comprador. Tener una buena base de datos con toda esta información nos ayudará mucho en este punto. Con un gestor documental podemos establecer flujos de trabajo automatizados y programar el envío de los correos de forma automatizada en las fechas que tengamos previstas.

4. Envía contenido relevante al consumidor

Enviar contenido relevante y con frecuencia refuerza tu autoridad en el objeto de tu negocio y muestra que puedes solucionar los problemas de los usuarios. Esto es importante, porque cuando el consumidor esté preparado para comprar de nuevo, recordará principalmente a la empresa que mantuvo contacto con él sin pedir nada a cambio. ¿Y cómo hacerlo? La respuesta está en el marketing de contenidos. Lo ideal es que el 80% de los posts, textos o vídeos producidos por la empresa estén destinados a resolver las dudas del cliente o potencial cliente, y solo el 20% sea material enfocado al producto y a las ventas. Esto significa que la marca debe estar siempre alimentando a sus clientes con artículos, infografías, vídeos y otros materiales informativos.

 5. Nutre a tus leads por email

El email marketing es una de las técnicas de marketing de contenidos con mejor relación entre coste y beneficio, ya que entrega contenido directamente en la bandeja de entrada del destinatario, sin algoritmos limitando el alcance de tu mensaje, como sucede con algunas redes sociales. El lead, a su vez, es el cliente potencial, que ya ha demostrado interés en la marca, ya sea adquiriendo un producto o rellenando un formulario dentro del sitio, por ejemplo. Por eso, el email marketing es una herramienta fundamental en la fase de post venta, para promover la fidelización y compromiso de los clientes.

6. Promociona tus lanzamientos a quienes ya te compraron

La promoción de lanzamientos con prioridad para clientes ya existentes es excelente para la fidelización. Esto demuestra que la marca se preocupa y valora a sus clientes, informándoles, de primera mano, de las noticias sobre nuevos productos y servicios. La exclusividad es uno de los elementos básicos para la fidelización. Cuando el cliente se siente diferente de los demás, se siente especial. Más que un producto, adquirirá una experiencia que va más allá de la relación comercial.

7. Ten un servicio de atención al cliente eficiente

De la misma forma que la empresa entra en contacto con el cliente, el cliente también entra en contacto con la empresa. En la post venta, el contacto puede estar relacionado con el uso del producto adquirido, soporte y mucho más. Por lo tanto, es importante que la marca mantenga un canal de comunicación abierto y funcional que pueda satisfacer la demanda existente.

Un gestor documental es fundamental en este punto. De esta manera, los empleados tienen acceso directo e inmediato a toda la información sobre los clientes, para poder prestarles un servicio personalizado al momento. Además, es posible también configurar un portal de clientes, para que el intercambio de documentación entre ambas partes sea todavía más fluido y funcione 24/7. La disponibilidad por parte de la empresa transmite cercanía al cliente.

Abandonar a los clientes después de la venta es uno de esos errores que no se pueden cometer. Ellos necesitan soporte y apoyo para conseguir extraer el máximo partido del producto o servicio adquiridos. Sin mencionar que pueden necesitar información sobre nuevos productos, para realizar nuevas compras. Recuerda que una mala experiencia en Internet puede ser suficiente para destruir la reputación de una marca.

Mejora la atención al cliente con un gestor documental

Como ya te habrás dado cuenta, un cliente satisfecho y comprometido puede volver a consumir productos, además de promocionar la marca con familiares y amigos.

Una empresa con una buena infraestructura digital y un gestor documental como núcleo de su flujo de trabajo, es capaz de manejar toda la información de sus clientes eficientemente. La recuperación de datos, historial de compras y pedidos, consultas y cualquier otra información relevante la podemos tener disponible en cuestión de segundos, lo que se traduce en ahorro de tiempo, costes y una mayor satisfacción del cliente.

De acuerdo con el consultor de marketing norteamericano Philip Kotler, conseguir un nuevo cliente cuesta de 5 a 7 veces más que mantener uno actual. Por eso, vale la pena que inviertas en los sistemas gestión documental y de post venta para la fidelización de clientes que ya han demostrado interés en ti y en tu producto. De esta forma no necesitarás invertir más en la adquisición de clientes, porque ese consumidor ya está en tu base de datos. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a configurar tu solución de gestión documental para que puedas disfrutar de estas y otras ventajas.