La facturación es uno de los aspectos que existen en común entre los cientos de tipos de empresas, y validad y gestiona cada una de ellas puede hacer tu trabajo más lento. Por esto, tener un flujo de facturas en un sistema de gestión documental podrá ayudarte a mejorar la productividad y el rendimiento.

Una forma correcta y adecuada de administrar estos documentos termina aportando múltiples beneficios para tu negocio. Si quieres saber más sobre el flujo de facturas en un sistema de gestión documental, puedes contactar con nosotros y te asesoraremos para que obtengas las máximas ventajas.

Cómo te ayudará contar con un flujo de facturas en un sistema de gestión documental

La digitalización es un proceso que no espera a nadie, y poco a poco se va implementando en todas las empresas. A través de la automatización de tareas, se consigue procesos más rentables y eficientes, algo que también puede trasladarse a la gestión documental. De esta manera, también conseguiremos solventar varios problemas.

Piénsalo, seguro que te has visto en la situación de recibir albaranes en papel, documentos en PDF, la última versión de las facturas electrónicas… Y después te toca hacer todo el recuento manualmente e introducir los datos uno a uno. Además, puede ser que tengas que enviarlas a alguien que las valide y otra persona diferente quien dé la orden de pago.

Esto se convierte, a fin de cuentas, en un trabajo lento y pesado, sin un correcto control de toda la documentación y con un alto riesgo de errores. Pero un flujo de facturas en un sistema de gestión documental te puede ayudar a facilitar estas tareas administrativas, agilizando así el trabajo de contabilidad. Vamos a ver algunos de sus beneficios.

Ahorro en costes y en tiempo

Para una empresa que genere un gran volumen de facturas, trabajar con ellas y organizarlas puede ser un gasto de recursos muy alto. No solo el personal en el que tendremos que invertir, sino el tiempo que tardaremos en hacerlo: según un estudio de Ardent Partners, se tarda alrededor de 11 días en procesar una única factura, que puede reducirse a la mitad gracias a la automatización.

Pero, además, estos automatismos pueden generar una mayor rentabilidad en la empresa. Con este tratamiento ágil de las facturas, gracias a un flujo de facturas en un sistema de gestión documental, se reducen drásticamente las posibilidades de impago. Por desgracia, esto es algo demasiado frecuente en nuestro país.

Trazabilidad y automatización de procesos

A través del flujo de facturas en un sistema de gestión documental podrás ‘guiar’ a una factura para que llegue a la persona responsable una vez el paso anterior esté concluido. Ya sea para aprobar diferentes apartados, modificarla o devolverla; el ciclo de una factura puede ser el que quieras.

Gracias al flujo de facturas en un sistema de gestión documental, podrás generar un aviso a la persona indicada que tenga que tomar una decisión. Así, siempre sabrás en qué estado se encuentra la factura y pudiendo hacer un seguimiento completo de la misma.

Acceso controlado a personas autorizadas

En relación con el punto anterior, podrás permitir o denegar el acceso a una factura y sus acciones a diferentes personas autorizadas con el flujo de facturas en un sistema de gestión documental. Así, solo quien tenga que tomar una decisión podrá trabajar sobre ella.

Al tratarse de un flujo automatizado, no será necesario dar el aviso al quien corresponda o que se carguen los datos al sistema. Esto es un gran avance en términos de ahorro de tiempos, ya que no tendremos que avisar a otra persona de la validación, la búsqueda de facturas o su abono.

Actualización automática de los datos

El uso de la gestión centralizada de la documentación y facturación nos permitirá tener, a cualquier que tenga acceso, la misma versión del documento. Esto hará más sencilla la colaboración entre los empleados de varios departamentos, algo muy útil para empresas que tengas una estructura muy amplia.

Con esto nos ahorraremos los problemas que suponen las duplicidades, los errores ortotipográficos o los fallos humanos, que pueden darse. Y es que trabajar sobre una tarea repetitiva como es la transcripción de datos puede llevar a cualquier empleado a la desmotivación y la desconcentración.

Máxima seguridad documental

Con el flujo de facturas en un sistema de gestión documental también podrás controlar de la mejor manera las facturas de tu empresa. A través del índice de contenidos, encontrarás más fácilmente cada documento y podrás encriptar los datos para evitar fugas de información.

Por último, es importante destacar el menor uso de papel en las oficinas que supone el flujo de facturas en un sistema de gestión documental. Así, evitaremos el consumo masivo de este material que tanto puede afectar al medio ambiente.