Los beneficios de la digitalización certificada para tu empresa

Los beneficios de la digitalización certificada para tu empresa

La digitalización certificada se ha convertido en una de las más grandes tendencias en el mundo empresarial. No solo debido a sus beneficios, sino también porque se trata de una solución que consigue mejorar muchos aspectos de una empresa. Sin mencionar que pronto se volverá obligatoria para la emisión de facturas digitales. Sin embargo, mientras que muchas personas saben qué es y sus características, pocos consideran las ventajas que ofrece para una compañía.

La digitalización certificada es mucho más que simplemente llevar un documento del papel al formato digital. Esta incluye varios procesos que hacen que su digitalización tenga más valor, sobre todo a nivel legal. Si hasta ahora has pensado que esta solución no es necesaria para tu empresa; a continuación, te damos un listado de beneficios que no conocías y por los que deberías considerar aplicarla.

La digitalización certificada te permite ahorrar espacio de almacenamiento

En la actualidad, mantener muchos documentos en papel no es una solución muy viable. Se debe a que puede tomar mucho espacio de almacenamiento dentro de las instalaciones de una compañía, sin mencionar que es una actividad poco ecológica y que afecta negativamente al medio ambiente. Sin embargo, con la digitalización certificada no tendrás que preocuparte por ello.

Esta solución te ayuda a ahorrar espacio, ya que no tendrás necesidad de mantener ningún documento en formato físico. Incluso aquellos papeles de gran valor legal y obligatorios para tu empresa se pueden digitalizar a través de este método. Todo es gracias a que se encuentra homologado por instituciones gubernamentales, además de adaptarse muy bien a todas las normativas actuales.

Es más fácil encontrar tus documentos

En toda empresa se ha pasado por esa situación en la que requerimos de un documento legal con urgencia y no podemos encontrarlo. Sobre todo, si este es de gran antigüedad o se encuentra muy al fondo en los archivos. Con la digitalización certificada, por otro lado, podrás encontrarlos en cuestión de segundos. Todo gracias al método de búsqueda inteligente que encuentra documentos por títulos, categoría y contenidos con palabras clave.

Mejora los procesos de contabilidad

Si usas la digitalización certificada para el procesamiento de facturas y otros aspectos contables de tu empresa; podrás integrar esta herramienta con otras soluciones para optimizar los procesos contables de la compañía. Se debe a que esta solución ofrece la oportunidad de visualizar y gestionar mucho mejor los gastos de la empresa, además de recolectar todos los datos necesarios para ellos. Lo puedes integrar con software de contabilidad para mejores resultados.

Reduce los riesgos de pérdida de documentos gracias a la digitalización certificada

Cuando guardamos documentos originales en nuestras instalaciones, existen muchos riesgos que podrían llevarnos a perderlos de manera repentina: incendios, hurtos, inundaciones y muchos otros acontecimientos. Con la digitalización certificada esto deja de ser un problema, ya que tus documentos se pueden almacenar en la nube o en una base de datos segura y remota.

Mejora la productividad en tu empresa

Muchos empleados y departamentos trabajan con documentos. Implementar la digitalización certificada de manera masiva en todas estas áreas de trabajo mejorará en gran medida la productividad de tus empleados; además de permitirles más tiempo para dedicar en tareas más importantes que en la búsqueda y gestión de documentos.

La digitalización certificada evita los errores humanos

Digitalizar y recolectar datos de documentos puede parecer una tarea simple, pero en realidad es muy extenuante. Debido a ello, es muy probable que existan muchos errores cuando se realiza de manera manual. En cambio, con la digitalización certificada es todo lo contrario: la digitalización se realiza por una herramienta inteligente que se encarga de detectar errores, además de evitarlos por completo al tener un sistema de formato sólido.

Ahorra en recursos

Gracias a la digitalización certificada, la empresa ya no tendrá que preocuparse por aspectos como impresoras, papel y material de clasificación y archivo. De hecho, los empleados destinados a la tarea de gestión también podrían reducirse. De esta manera, la compañía consigue ahorrar recursos y tiempo valioso que se pueden destinar a otras áreas.

La digitalización certificada mejora la rapidez en la toma de decisiones

La digitalización certificada permite que todos los documentos y datos de una empresa se puedan almacenar en un sistema centralizado. Gracias a ello, todos los departamentos y empleados de una empresa pueden tener acceso a la información cuando necesiten. Esto permite una toma más rápida de decisiones, ya que todos conocen la situación de la empresa y se pueden adaptar más rápidamente a los cambios necesarios.

 

 

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