Durante las últimas semanas, el equipo de DocuWare ha realizado una serie de eventos virtuales para mostrar las novedades de la última actualización a sus socios y colaboradores. Hemos podido comprobar que la nueva versión 7.4 incorporará muchas de las funcionalidades solicitadas por los desarrolladores durante los últimos meses. También, muchas otras creadas para facilitar aún más el trabajo del día a día a los usuarios.
Está previsto que los clientes que disfrutan de una versión cloud comiencen a incorporar las actualizaciones de forma automática en las próximas semanas. También hemos empezado a realizar migraciones de entornos instalados en local con mucho éxito. Vamos a ver las herramientas más destacadas que vamos a poder encontrar y cuáles son las novedades de la última versión 7.4 de DocuWare. Adelantamos que la mayoría de ellas están enfocadas a desarrolladores.
Sincronización de usuarios o single sign-on
El inicio de sesión único está dirigido a acceder a DocuWare mediante un método seguro de sesión única. Es decir, ya no será necesario introducir el usuario y la contraseña, sino que el sistema será capaz de detectar la sesión del sistema operativo en el equipo. Esto ya lo veníamos haciendo sobre todo para entornos instalados localmente, integrando DocuWare con el Directorio Activo de la compañía. Con esta nueva versión, se facilita esa configuración y aumentan las posibilidades de inicio de sesión. Esta vez, también estará disponible para la aplicación móvil.
Importación y exportación de flujos de trabajo
Se podrán realizar copias de los flujos de trabajo para aplicarlos a otro archivador o exportarlos a otra organización. En nuestra opinión, esto resulta útil para realizar pruebas, pero no para que un cliente “herede” la configuración de otro con pequeños cambios. En nuestra experiencia, no hay dos proyectos iguales o que puedan compartir una gran parte de la configuración. Puede haber similitudes, pero nunca tantas como para que compense copiar un workflow completo.
También se han aumentado las capacidades del diseñador de flujos de trabajo para validar las configuraciones y detectar errores de coherencia. Hasta ahora, sólo se remarcaban automáticamente los errores de conexiones entre instancias y la sintaxis de los scripts. Además, se han abierto posibilidades que antes no existían. Por ejemplo, cambiar el nombre de una variable ya en uso dentro de un flujo. Antes, había que borrarlas previamente de todas las instancias donde aparecían, crear la nueva y volverla a incorporar desde cero.
Aplicaciones de escritorio
A partir de ahora será más rápido y sencillo descargar las desktop apps, así como eliminar aquellas que no se estén utilizando. En nuestra experiencia, no es la instalación o desinstalación de estas aplicaciones lo que generaba problemas. Si bien es cierto que en los últimos años el equipo de desarrolladores de DocuWare ha conseguido lanzar versiones que las dejan instaladas en tan solo unos minutos. Estaremos pendientes de conocer los nuevos detalles al respecto.
Campos de tabla
Los campos tipo tabla no estaban siendo muy explotados hasta el momento en DocuWare ya que no se estaban incorporando a flujos de trabajo con todas las garantías. Ahora existen nuevas funcionalidades para ellos. Por ejemplo, el rellenado previo de valores en una tarea. Es decir, el sistema sugerirá al usuario una serie de datos que sean susceptibles de repetirse a menudo dentro de un mismo proceso.
Esto reduce la entrada de datos manual y minimiza el porcentaje de errores. Los datos sugeridos pueden provenir de un campo tabla del mismo archivador o de otro diferente dentro del mismo sistema. También se podrá cambiar el orden de las columnas de estos campos tipo tabla, tanto en los flujos de trabajo como en los diálogos de almacenamiento e índice.
Herramienta de Administración
Algunas configuraciones que antes solamente se podían hacer con la herramienta de administración, están ahora disponibles en el entorno principal de configuración. Esto agiliza el trabajo, ya que no dependeremos de cambiar de programa para realizar algunas de las configuraciones. Nos referimos, por ejemplo, a funcionalidades relativas a la restricción por tipo de archivo, políticas de contraseñas o inicio de sesión de invitado.
Además de estas, hay muchas más novedades de la última versión 7.4 de DocuWare. Por ejemplo, integraciones disponibles con ZUFeRD, el estándar alemán de facturación electrónica. O la posibilidad de responder a un correo electrónico sin salir de DocuWare, directamente. Esto será posible si el correo al que se quiere responder está archivado en formato EML. Hasta ahora, solo era posible para los MSG. En este sentido, también será posible realizar una conexión automática del buzón correo a Exange Online. Esto agilizará la configuración a los usuarios para importar su correo electrónico en DocuWare.
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