Seguimos hablando de las novedades de la versión 7.13 de DocuWare, una actualización que refuerza de forma clara la seguridad, amplía las capacidades de análisis y mejora la gestión de usuarios tanto en entornos cloud como en instalaciones locales.
Esta evolución responde a la necesidad creciente de las empresas de contar con plataformas documentales más robustas, flexibles y alineadas con los actuales estándares de protección de la información.
En esta segunda parte del análisis sobre las novedades Docuware se profundiza en los cambios que afectan directamente a la autenticación de usuarios, al análisis avanzado de flujos de trabajo y a la forma en la que las organizaciones pueden acceder a la información operativa para tomar decisiones más precisas.
Todo ello se traduce en una experiencia más segura, más controlada y con mayores posibilidades de integración con herramientas externas.
Seguridad reforzada con verificación en dos pasos
Una de las mejoras más relevantes de esta versión es la incorporación de la verificación en dos pasos en el inicio de sesión. Este sistema añade una capa adicional de protección que refuerza el acceso a la plataforma frente a intentos no autorizados.
A partir de ahora, además de la contraseña habitual, el usuario debe introducir un código temporal de seis dígitos generado desde una aplicación de autenticación instalada en su dispositivo móvil.
Este mecanismo, ampliamente utilizado en entornos corporativos con altos requisitos de seguridad, permite reducir de forma significativa el riesgo de accesos indebidos.
La verificación funciona con aplicaciones ampliamente conocidas y consolidadas, lo que facilita su adopción sin necesidad de desarrollos adicionales ni configuraciones complejas.
Con ello, la protección de la información documental se adapta a los estándares actuales de ciberseguridad exigidos en entornos empresariales gracias a la gestión documental Docuware.
Análisis avanzado de procesos con Workflow Analytics API
Otra de las grandes novedades Docuware de esta versión es la disponibilidad de la Workflow Analytics API para entornos locales.
Gracias a esta funcionalidad, las empresas pueden analizar con mayor profundidad el comportamiento de sus flujos de trabajo, identificando cuellos de botella, tiempos de procesamiento y oportunidades de optimización.
La API proporciona datos estructurados que pueden integrarse directamente en soluciones de análisis como Microsoft Power BI, lo que facilita la creación de cuadros de mando personalizados y el seguimiento en tiempo real de los procesos documentales.
Esta capacidad convierte la información operativa en un recurso estratégico para la toma de decisiones, permitiendo mejorar la eficiencia y la trazabilidad de los procedimientos internos.
Mejoras en formularios y gestión de usuarios
La versión 7.13 también introduce optimizaciones en los formularios Docuware, orientadas a mejorar la experiencia de uso y la coherencia de los datos capturados.
Estas mejoras se complementan con la evolución del sistema de provisión de usuarios, que sustituye a la antigua sincronización y permite una administración más flexible en instalaciones locales.
Este nuevo enfoque facilita la gestión de altas, modificaciones y bajas de usuarios, reduciendo tareas manuales y minimizando errores en formularios Docuware.
El resultado es un entorno más estable, mejor controlado y alineado con las políticas internas de seguridad y cumplimiento normativo.
Acceso a la información y despliegue de la actualización
Toda la información detallada sobre las nuevas funcionalidades se encuentra disponible en el Knowledge Center de DocuWare, donde se describen los cambios, los casos de uso y los beneficios tanto para usuarios como para administradores de la gestión documental Docuware.
Además, se incluyen referencias a otras mejoras de seguridad y ajustes de configuración incorporados en esta versión.
En el caso de DocuWare Cloud, la actualización se realiza de forma automática, sin que el cliente tenga que intervenir. El equipo de la plataforma informa previamente de la fecha prevista de despliegue.
Para instalaciones locales, es necesario contactar con un partner autorizado como GDX Group, y asesoramos sobre el proceso de actualización y las opciones disponibles.
Conviene recordar que el soporte para la versión 7.7 finaliza a finales de octubre de 2025, mientras que la versión 7.8 contará con asistencia hasta mayo de 2026.
Además, esta última es el requisito mínimo para poder actualizar directamente a la versión 7.13, lo que convierte la planificación de la migración en un aspecto clave para garantizar la continuidad del servicio y el acceso a las nuevas funcionalidades.
Desde GDX Group, como socios Platinum de Docuware, queremos ayudarte. ¿Hablamos?
