Hoy en día, los lectores OCR (Optical Character Recognition), soluciones que permiten digitalizar tus documentos físicos con el mínimo esfuerzo, están muy demandados en el ámbito de la administración en recursos humanos. La posibilidad de integrarlos con tu software de gestión documental favorece la agilidad en la conversión e incrementa la capacidad de este departamento para procesar grandes volúmenes de información.

Como es habitual en todas las áreas de responsabilidad de la empresa, la optimización de la operativa viene de la mano de la tecnología, que siempre aporta una vía para la automatización de procesos.

La tecnología OCR permite digitalizar, de forma automática, documentos físicos a partir del reconocimiento de los caracteres que componen el texto que aparece en un archivo de imagen. Como comprenderás, un departamento como el de recursos humanos, tan habituado a gestionar documentación en papel, puede optimizar su rendimiento gracias a la implementación de esta clase de soluciones.

Si guardas copias de la documentación que te facilitan tu empleados o que se genera a causa de su contratación o baja, entre otros tipos, contar con un software de reconocimiento óptico de caracteres puede ayudarte a agilizar su gestión y archivado. Tendrás la opción de transformar cualquier formato de imagen, como JPG, BMP, TIFF, PNG, etcétera, a un documento de texto u hoja de cálculo.

Los lectores OCR representan un módulo separado que puede integrarse con otras plataformas de gestión documental. Esto resulta muy interesante para disponer, en un único lugar, de todas las herramientas necesarias para el manejo de la información pertinente.

Ventajas de contar con un software OCR en RRHH

A continuación vamos a centrarnos en sus beneficios más destacados.

Búsqueda optimizada

Si no cuentas con un sistema OCR, cada vez que tengas que realizar una búsqueda en documentos escaneados tendrás que hacerlo de forma manual, es decir, escrutando cada página y cada sección de todos los documentos. Disponer de esta tecnología te permite lanzar búsquedas asistidas para acceder a los datos relevantes para tu búsqueda actual.

Además, las soluciones de gestión documental que cuentan con este componente permiten una centralización de las búsquedas sobre todos los ficheros alojados en un mismo servidor. Las posibilidades de un nivel de integración así son innumerables y suponen, para el desempeño de las funciones administrativas de recursos humanos, un desahogo considerable.

La productividad aumenta. Las revisiones de grandes expedientes en busca de un epígrafe concreto se minimizan. No se trata solo de limitar la cantidad de tiempo necesario para estas búsquedas, sino del valioso esfuerzo y fuerza de trabajo que se requieren para asumir los procesos más masivos de supervisión documental.

Integración con otros sistemas

OCR puede complementarse con otros subsistemas, como componentes de firma electrónica o con aplicaciones que gestionan workflows con un gran volumen de información en papel que debe revisarse, aprobarse o almacenarse con eficacia. La integración de diversos módulos en el marco general de la gestión documental es bastante frecuente por parte de empresas que han entendido el valor de interrelacionar sus recursos documentales físicos. Desde un mismo entorno es posible crear una especie de ciclo de vida del documento, automatizando la supervisión de los diferentes estados que debe atravesar hasta su ubicación final.

Seguridad y cumplimiento

Una tarea importante del personal de recursos humanos es manejar los datos confidenciales de sus empleados a cargo y aspirantes conforme al RGPD. En este sentido, resguardar la información asociada a cada candidato durante el tiempo estipulado por la ley es mucho más accesible si se informatizan por completo los procesos de generación y archivado de documentación.

Te recordamos que las penas por no cumplir con la legalidad vigente son bastante severas y una pequeña inversión en tecnología puede evitar el riesgo de soportar futuras sanciones.

Ahorro de costes

En caso de disponer de equipos para escanear la documentación de tus empleados, en el futuro ya no tendrás que sustituirlos por unos más nuevos, ya que el software OCR se encarga de facilitar la digitalización de toda la documentación generada en tu proceso diario de gestión. Esto puede ser una partida con poco impacto en una empresa pequeña, pero ciertas organizaciones de gran tamaño deben actualizar un gran número de puntos de escaneo a lo largo de su entramado de oficinas.

Si a esto sumamos el desahogo de trabajo que suele darse a partir de la automatización de procesos en el ámbito documental, el ahorro de tiempo y de recursos necesarios para mantener operativo el departamento es, también, muy interesante.

A modo de conclusión, contar con tecnología OCR puede motivar una verdadera revolución en tu forma de gestionar los recursos humanos. Y es que el tiempo que solías invertir en recopilar datos desde documentos físicos, o en su propia gestión, ahora podrás dedicarlo a impulsar la carrera de tus empleados de una manera alineada con los objetivos generales de tu empresa.