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Cómo reducir costes con una oficina más eficiente

Una empresa más eficiente con servicios gestionados de impresión y gestión documental

Cualquier empresa, para el desarrollo de su actividad, necesita llevar a cabo procesos que implican gestión de documentos en papel: pedidos, facturas, albaranes, ofertas, expedientes… Se trata de procesos que consumen muchos recursos y que requieren mucha dedicación. Precisamente por ello, son susceptibles de ser optimizados para reducir costes a las compañías, disminuyendo también el impacto ambiental de su actividad y aumentando su productividad, convirtiendo así a la empresa en una organización más eficiente.

¿Cómo puede la tecnología mejorar estos procesos? La respuesta está en los servicios gestionados de impresión y en las soluciones de gestión documental.

Servicios gestionados de impresión

La gestión inteligente de los dispositivos de impresión permite optimizar todo el parque de equipos y adecuarlo a las necesidades de cada organización. El primer paso para su implantación es un análisis exhaustivo del trabajo que se realiza en la empresa: número de dispositivos, volumen de copias, color o blanco y negro… A través de este análisis, es posible determinar el tipo y el número de equipos necesario.

Además, los servicios gestionados de impresión permiten implantar políticas de impresión para racionalizar los costes: redireccionar las impresiones al dispositivo más económico, programar como predeterminada la impresión a doble cara, establecer cuotas por usuario, por proyecto, por departamento…

Este sistema proporciona también un mayor control sobre los gastos de impresión. Por una parte, al incluir en una misma factura como parte del servicio el coste por copia, los consumibles y el servicio técnico, es fácil calcular el importe total que se dedica a este cometido. Por otra, el sistema genera informes detallados del uso del parque de equipos, pudiendo así adaptar con rapidez las políticas de impresión a los cambios que se produjeran en la dinámica de trabajo.

Gestión documental

Las soluciones de gestión documental permiten olvidarse del papel en muchos de los procesos que comentábamos anteriormente, haciéndolos así más eficientes y más económicos. Esto es posible mediante la digitalización de los documentos y su almacenamiento en un repositorio único. Además, la búsqueda y el archivado de estos documentos son más sencillos y rápidos, ya que los documentos digitalizados se indexan por los campos que se desee, con lo que se puede buscar por cliente, por fecha, por importe…

Otra de las principales ventajas de la gestión documental es el establecimiento de flujos de trabajo automatizados para aquellas tareas que implican a varias personas, como la aprobación de facturas por pagar. Este sistema permite agilizar el proceso, ya que se envía una alerta al usuario que tiene que realizar alguna acción sobre el documento y éste puede visualizarlo y aprobarlo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, se puede controlar el proceso de principio a fin, accediendo al documento y comprobando en qué punto del mismo se encuentra.

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