Siete problemas comunes que puede resolver la gestión documental en contabilidad

Hoy en día todavía hay organizaciones que o bien carecen de un sistema digital en sus departamentos de contabilidad o bien no utilizan todo el potencial de su solución de gestión documental. Sin embargo, para este tipo de departamentos es vital implementar un sistema de gestión documental con flujos de trabajo automatizados.

1. Pérdida de descuentos por pronto pago

Los proveedores a menudo ofrecen descuentos por pronto pago (o cargos adicionales por retraso en el pago, que es lo mismo). Los procesos de facturación lentos e ineficientes hacen difícil conseguir estos descuentos y cumplir con sus plazos. Una solución de gestión documental, sin embargo, permite establecer flujos de trabajo y notificaciones automáticas para ayudar a priorizar los pagos y conseguir estos descuentos.

2. Dependencia de la introducción manual de los datos

Si se utilizan procesos basados en papel o el sistema de contabilidad no está integrado con la gestión documental, los empleados deben dedicar una gran cantidad de tiempo a introducir manualmente los datos. Este proceso es caro e incrementa la posibilidad de error humano.

La integración del software de contabilidad y del sistema de gestión documental reduce la necesidad de introducir manualmente los datos. Por ejemplo, si ya existen datos de facturación y órdenes de compra en el software de contabilidad, no es necesario volver a teclearlos en el sistema de gestión documental. Es posible integrar los sistemas y compartir la información relevante automáticamente. La organización puede, además, usar una solución como Intelligent Indexing de DocuWare, para procesar las facturas. Esta herramienta utiliza aprendizaje automático para recordar cada documento y las correcciones de indexado, así que cada nueva captura incrementa su velocidad, precisión y fiabilidad.

3. Procesos de negocio poco definidos o poco documentados

En muchos departamentos de contabilidad, hay procesos que solo existen en las cabezas de ciertos empleados. Así, el departamento depende de personas específicas, por lo que es difícil que los procesos se realicen siempre de manera correcta.

Al poner en marcha procesos y flujos de trabajo en un sistema de gestión documental digital, se sigue siempre automáticamente el proceso correcto. A través de colas de auditoría y acciones de seguimiento, como aprobaciones, se asegura que las facturas y otros procesos que dependen de documentos se realizan de la manera establecida.

4. Poca visibilidad en el proceso de cuentas a pagar

Si no se sabe cuándo vencen las facturas, es difícil predecir las necesidades del flujo de caja. Pero cuando todos los documentos contables y las comunicaciones entre cliente y proveedor se almacenan en un repositorio central, el proceso se vuelve transparente para todos los usuarios autorizados.

5. Preparación de auditorías

En el momento de realizar una auditoría, si los documentos se almacenan en papel, el departamento de contabilidad puede pasar semanas o meses recopilando y organizando archivos, buscando los documentos en un archivo físico y haciendo fotocopias. Un sistema de gestión documental ahorra mucho tiempo en estas situaciones. Los documentos están organizados en un sistema seguro a través del cual es sencillo exportar rápidamente o compartir los archivos correctos con los auditores.

6. No tener plan de recuperación ante desastres

Si los documentos de contabilidad se están almacenando en papel en un solo lugar, existe un alto riesgo de pérdida irrecuperable en caso de incendios, inundaciones u otros desastres. Con un sistema automatizado de gestión para registros financieros, es simple y económico almacenar copias duplicadas de información importante para el negocio en localizaciones separadas. Si, además, se opta por un sistema basado en la nube, el proceso es todavía más simple: la solución de gestión documental creará sistemas de copias de seguridad seguros.

7. Pensar que un gestor documental y una solución de flujos de trabajo automatizados no encajan en el presupuesto

La implementación de una solución de gestión documental permite ahorrar mucho tiempo y recursos en el departamento de contabilidad, lo que supone un retorno de la inversión sustancial. Por ejemplo, según un estudio de Aberdeen Group, se puede llegar a recortar el gasto de procesamiento de facturas a la mitad y aprovechar el doble de los descuentos disponibles por pronto pago.

En definitiva, la gestión documental digital ofrece al equipo de contabilidad numerosas ventajas. Por una parte, mejora la eficiencia de los procesos de negocio a través de flujos de automatización y herramientas de búsqueda potentes. Por otra, también ayuda a preparar auditorías y a cumplir con la normativa de seguridad documental, gracias a las colas de auditoría y a la trazabilidad, que permiten saber quién ha accedido a los documentos y quién los ha modificado.

Publicado originalmente en el blog de DocuWare con el título 7 Ways to Error Proof your Accounting Department.

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