En los últimos años la protección de datos ha ido cobrando una importancia creciente. El proceso ha culminado con la entrada en vigor en mayo de 2018 del RGPD y la aprobación de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos, en diciembre del mismo año. Al abordar el cumplimiento de esta normativa en cualquier organización, en lo primero que se piensa es en proteger las bases de datos y en el tratamiento de la información personal. Sin embargo, una pieza clave para garantizar la confidencialidad de la documentación es analizar la seguridad de los equipos de impresión y escaneado.
Cualquier dispositivo de impresión no seguro es una puerta de entrada a la red de la organización, por lo que, si estos dispositivos no se tienen en cuenta en los planes de cumplimiento de la legislación en protección de datos, podría producirse una vulnerabilidad del sistema. Hay que considerar que por este tipo de dispositivos pasan a diario numerosos documentos con información sensible: facturas de clientes, confirmaciones de envío, identificaciones personales… Por ello, es importante que los datos se transmitan cifrados.
Además, la impresión y el escaneado de datos debe ser trazable. Para cumplir con la normativa, las empresas necesitan tener una visibilidad completa de sus procesos de auditoría para identificar rápidamente qué datos se están procesando, dónde y por quién.
Seguridad de los equipos de impresión: proteger los datos durante el proceso
Una vez que se envía un documento a imprimir a un dispositivo y hasta que el usuario obtiene las páginas, los datos que contiene son vulnerables. Los documentos pueden estar en un servidor de impresión o en un sistema de gestión de salida a la espera de ser enviados a la impresora o al equipo multifunción. De ahí la importancia de restringir el acceso o de cifrar los propios documentos. Este cifrado debe mantenerse hasta el momento en que el usuario obtenga el documento impreso que ha solicitado.
Así pues, el siguiente paso en la seguridad de los equipos de impresión es proteger el vínculo que existe entre el sistema de gestión de salida y el dispositivo previsto. La solución está en cifrar esta conexión para evitar que los documentos llenos de información se intercepten, se redirijan o se falsifiquen por usuarios distintos a los autorizados.
Proteger los documentos impresos
Una vez implementadas las medidas que hemos comentado para proteger los documentos en su camino hacia la impresora, queda un último paso, que es la protección de la página impresa. Si los archivos que los usuarios imprimen salen directamente del equipo de impresión, aunque ellos no estén presentes, estos documentos son vulnerables y accesibles por cualquier persona que pase por allí, poniendo así en riesgo los datos que contienen.
Para evitar esto, existen soluciones de impresión segura diseñadas para que los documentos solo se impriman cuando el usuario que ha ordenado la impresión se encuentre físicamente delante del equipo. Mientras tanto, los archivos quedan almacenados en una cola de impresión segura, hasta que el usuario se identifica ante el equipo con una tarjeta de proximidad, un código PIN o cualquier otro método que permita su acreditación.
En el momento de diseñar una solución de impresión deben tenerse en cuenta todos estos factores, para proteger los datos durante todo el proceso: durante la captura de la impresión, mientras los datos recorren la red, cuando se encuentran en espera en un servidor y cuando se realiza efectivamente la impresión. Solo de esta manera quedará garantizado el cumplimiento de la normativa en protección de datos y la seguridad de los equipos de impresión.
¿Necesitas renovar los equipos de impresión de tu empresa? ¿Quieres mejorar su seguridad? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores analizarán vuestras necesidades para ofreceros la solución personalizada más adecuada.
