La contabilidad es una de las piezas más importantes de cualquier empresa. El conocimiento de la situación económica y el control de la contabilidad son fundamentales para llevar a cabo una buena administración de la organización. Por eso, los directores administrativo-financieros se sienten frustrados cuando pierden el control sobre la previsión de los pagos y cobros. Esto significa que la empresa puede quedarse sin liquidez suficiente en cualquier momento, situación que todas las organizaciones quieren evitar a toda costa.

¿Por qué es importante tener el control de la contabilidad?

Las empresas sueñan con llevar las cuentas al día. Para conseguirlo se necesita algo más que conocimientos específicos y destreza. En las empresas existen distintos tipos de contabilidad, desde la administrativa y la financiera, hasta la fiscal y la gerencial. Tal y como señala la propia RAE, la contabilidad es “el sistema adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas particulares” o la “aptitud de las cosas para poder reducirlas a cuenta o cálculo”.

Las tareas de contabilidad son importantes porque sin ellas sería prácticamente imposible el funcionamiento de la empresa. Es necesario asegurar que los clientes pagan sus facturas en los plazos previstos y que no se generan deudas, además de evitar errores o fraudes y de certificar los pagos a los trabajadores, entre otras cosas.

Los directores administrativo-financieros deben controlar toda esta información de forma continua. Pero se trata de una cantidad de información tan amplia que, en ocasiones, es complicado manejarla de forma manual. Por ello, las soluciones de digitalización de documentos pueden ayudar a mantener el control de la contabilidad.

La gestión de la contabilidad en la empresa

Como decíamos, la contabilidad de las empresas se compone de cientos y cientos de datos y documentos, que deben estar siempre disponibles y actualizados. Por eso, la digitalización de documentos y la gestión documental se han convertido en una oportunidad perfecta para aquellas empresas que desean mejorar su eficiencia. El ahorro de recursos, la optimización del uso del espacio y la mejora en la gestión y rapidez son algunas de sus ventajas más directas.

Muchos responsables contables dedican alrededor del 15% de su tiempo de trabajo total a buscar información. Este tiempo, se pierde así en tareas repetitivas que son necesarias, pero no aportan valor a la empresa. Espacio, tiempo y dinero son los tres aspectos más significativos para cualquier empresa, y son también los beneficios de mantener el control de la contabilidad gracias a una solución de digitalización.

Mejora la gestión de la información

Cuando se trabaja con grandes cantidades de documentos, es difícil que no se produzcan errores. Así, es necesario mantener el control sobre, por ejemplo, la previsión de pagos y cobros. Otras de las dificultades más habituales son los documentos duplicados, los dobles registros y las copias innecesarias que ocupan gran parte del espacio. Así, los directores administrativo-financieros necesitan maximizar el rendimiento de sus horas de trabajo para garantizar la liquidez de la empresa. Por eso es tan importante la reducción de costes y tiempo, la automatización de los procesos y la mejora de la gestión de su información.

Una solución de gestión documental permite manejar todos los flujos de trabajo con una estructura lógica. Gracias a esta herramienta, no solo se consigue controlar las tareas administrativas, sino también mantenerse actualizado en todo lo referente a normativas fiscales y contables. Una administración eficaz de los documentos debe ser una prioridad para los directores y empleados de las compañías, tanto para grandes como para medianas y pequeñas empresas.

Hay incluso quien afirma que las empresas crecen tan rápido como lo haga su gestión de documentos. Así que es el momento de plantearse algunas cuestiones. ¿Cómo puedes encontrar una solución sencilla para la gestión de documentos en papel? ¿Qué tipo de soporte necesitas para el mantenimiento de tu sistema de gestión? ¿Puedes conectarlo a la contabilidad? ¿Qué haces para controlar todos los documentos sobre pagos y cobros? ¿Cómo garantizas la liquidez de la empresa?

Pregúntanos y no te quedes con ninguna duda. Ponte en contacto con nosotros, queremos escucharte y conocer tus necesidades, seguro que podemos ayudarte a mejorar el control de la contabilidad.