A pesar de estar sumergidos en plena era de la digitalización, las empresas siguen manejando una enorme cantidad de documentos en su día a día. Esto les lleva a buscar los métodos más eficientes para optimizar los procesos, automatizar todo tipo de aprobaciones y eliminar la presencia del papel físico. De ahí la importancia que cobra un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) para reducir los costes, ganar eficiencia y productividad y aumentar el grado de satisfacción de empleados y clientes.
Al incorporar la gestión documental en pymes todos los departamentos se verán beneficiados, desde la administración hasta la contabilidad, por lo que con un software de gestión de contenidos empresariales se apreciarán las ventajas a corto-medio plazo.
En el caso de contabilidad, todas las facturas, albaranes y documentación bancaria se almacenarán y será accesible en cualquier momento. En Recursos Humanos se realizarán expedientes electrónicos de forma segura y en base a la Ley de Protección de Datos (LOPD). Por su parte, el departamento de ventas mantendrá accesible toda la información sobre los clientes a los usuarios autorizados.
Si hablamos de compras, las facturas, precios, albaranes y presupuestos serán guardados en un archivador central, pudiéndose comparar presupuestos y aprobar las facturas rápidamente. Por su parte, el departamento de producción se verá beneficiado al permitir el acceso a inventarios y documentos de mantenimiento desde cualquier puesto de trabajo.
Los sistemas de gestión documental se ajustan a los presupuestos y necesidades de todo tipo de empresas, independientemente de su envergadura y de su índole, ya fuesen públicas o privadas. Todos los documentos archivados por una empresa conforman la expertise y el know how, pues son activos intangibles con un enorme valor que permiten diferenciar a una empresa de otra.
El SaaS in cloud se convierte en un gran aliado para la gestión documental pymes. Estos servicios se potencian gracias a la incorporación de la IA como herramienta tecnológica útil, garantizando la innovación y la centralización de todos los datos gestionados, pero sin descuidar ni la automatización, ni la eficiencia ni la seguridad. De este modo, la toma de decisiones será más práctica y ágil en todo momento, en beneficio de la productividad empresarial.
Diferenciación entre empresas públicas y privadas
La gestión documental pymes varía en función del tipo de entidad. Debido al carácter legal de los documentos que maneja la administración pública, deberán seguirse a rajatabla las normas internas y externas oficiales en base a las reglas de numeración, métodos de trazabilidad, permisos de acceso y sistemas de actualización de la información (evitando documentos obsoletos).
La gestión documental en pymes, de índole privado, posee el mismo valor legal, aunque precisan de un sistema de clasificación de la información, manteniéndola accesible en todo momento. También resulta fundamental definir códigos y formas para tratar la información y fijar una jerarquía de permisos de acceso.
Ventajas gestión documental
Si se analiza a fondo, las empresas percibirán infinidad de beneficios al incorporar la gestión documental pymes. ¡A continuación las detallamos!
Ahorro de tiempo y reducción de costes
Al acabar con el archivo en papel y digitalizarse todo el proceso, se reducirán los costes de gestión y transporte, solventando a su vez los problemas de espacio y la necesidad de almacenarlos fuera de sus instalaciones para cumplir con la normativa de conservación y custodia. El sistema Intelligent Indexing reconoce automáticamente los campos necesarios de organización y archivo de cada documento.
Sostenibilidad
En base a lo expuesto con anterioridad, la gestión documental pymes impondrá una cadena de sostenibilidad y respeto por el medio ambiente, bien siguiendo convicciones éticas o bien basándose en directrices europeas.
Garantización de la accesibilidad
Gracias a la gestión documental en la nube o SaaS se podrá conseguir la accesibilidad de todo el equipo, incorporando funcionalidades de gestión de derechos que permitiesen el acceso a agentes externos como proveedores o clientes para garantizar una serie de intercambios más fluidos. Desde cualquier dispositivo se puede consultar un documento, con plena transparencia.
Estandarización de procesos
La gestión documental pymes permite a la empresa cumplir con los requisitos de distribución y almacenamiento ISO 9001. Así pues, en caso de auditoría, la arquitectura de gestión de contenidos empresariales permitirá que se realice de manera eficaz, a disposición de las autoridades fiscales.
Mejora de la seguridad
Con la gestión documental pymes se garantiza una mayor seguridad al conseguir que los activos digitales se mantuviesen a salvo de accesos no autorizados y evitar que se viesen comprometidos.
Incremento de la productividad de los equipos
Gracias a la gestión documental pymes todos los empleados tendrán acceso a los documentos de la empresa y los administradores podrán abrir o limitar ciertos accesos para garantizar la seguridad. Se fijan así reglas de publicación semiautomáticas que permite trabajar con documentos compartidos accesibles sin que se confundan diferentes versiones y preservando la trazabilidad documental.
Con la incorporación de un gestor documental pymes como el que brinda GDX GROUP es posible contar con la mejor organización, mejora del flujo de trabajo, reducción de los costes, mejora de la seguridad y aumento de la productividad.
