En todas las compañías existen los flujos de trabajo, pero muy pocas conocen la necesidad de estandarizarlos en procedimientos de trabajo u operativos, que son los documentos donde se detalla la manera en que los procesos se deben desarrollar, a fin de conseguir una calidad óptima en sus objetivos.
¿Qué es un procedimiento de trabajo?
Los documentos que reflejen procedimientos de trabajo deben contemplar, de forma precisa y clara, la naturaleza de las actividades además de quién, cómo, cuándo y dónde deben realizarse las tareas que los componen. Si estas instrucciones se siguen, las actividades se realizarán de la forma más correcta posible y no habrá lugar a dudas o pérdidas de tiempo cuando, por ejemplo, un nuevo empleado pase a encargarse de una nueva tarea.
Cómo se transforma un procedimiento tradicional en una oficina sin papeles
Cuando una organización acomete el proyecto de transformación digital, la consultora tecnológica que le dé soporte será quien haga una primera intervención de consultoría de gestión documental para detectar posibles mejoras en diferentes aspectos de los procesos documentales: el cuadro de clasificación, los plazos de expurgo, las tipologías documentales, los procedimientos internos, etc. Es importante modificar lo mínimo los procesos de la compañía para que la transformación digital no suponga un trauma para los empleados, generalmente acostumbrados a trabajar de la misma manera durante muchos años.
Pero el objetivo siempre es agilizar los procesos, optimizando el tiempo y los recursos. Una vez finalizada la primera fase de consultoría, se define un documento de análisis funcional que recogerá cada detalle del proyecto. Una de las partes que lo componen es la automatización de los procedimientos y diagramas de flujo, que es el tema que hoy nos ocupa.
Existen procesos monótonos y repetitivos que los empleados realizan a diario y que se pueden automatizar. Por ejemplo, extraer información de un email recibido, descargar información de la aplicación bancaria, cotejar albaranes con facturas y un largo etcétera. Si este tipo de tareas pueden parametrizarse, se pueden automatizar. Así, eliminando estas actividades que no aportan ningún enriquecimiento ni para el empleado ni para la compañía, las personas pueden dedicarse a tareas más creativas o de más valor.
¿Qué es un circuito de flujos de trabajo?
Podemos definir un flujo de trabajo como un conjunto de posibles caminos que un registro o documento puede tomar, en base a la configuración previa que se haya realizado. Visualmente puede recordar al entramado de tuberías de un edificio o a un complejo nudo de carreteras. El desencadenante o disparador puede ser, por ejemplo, la incorporación de un nuevo documento al sistema, o bien la modificación de alguno de sus metadatos.
Las posibilidades son infinitas. Podemos hacer que cuando una nueva factura se incorpore al sistema archivándose en el repositorio “Facturas Proveedores”, la persona responsable del departamento financiero reciba una alerta para aprobarla o rechazarla en caso de que el importe total sea superior a 5.000 euros. Esta persona podrá revisar el documento adjunto y sus metadatos, así como cualquier posible anotación de otra persona de la organización, y aprobarla o rechazarla con un simple clic desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, incluso aunque se encuentre fuera de la oficina. Si la aprueba, una nueva tarea para proceder al pago se podría activar para cualquiera de los empleados de contabilidad. En cambio, si se rechaza, la tarea podría saltar a la persona responsable del centro de coste asociado a esa factura para que revise si es correcta.
Una nueva forma de trabajar
Así, el documento irá recorriendo las diferentes posibilidades contempladas en el flujo de forma automática y en tiempo real, evitando que un papel vaya circulando de mano en mano o de mesa en mesa, eliminando así las pérdidas de tiempo y el peligro de extravío y deterioro del papel.
Por ejemplo, una situación muy típica es que, cuando una persona del equipo directivo realiza un viaje de trabajo y pasa unos días fuera de la oficina, a su vuelta le espera un montón de documentos apilados en su mesa pendientes de firmar. Esto genera esperas, retrasos, extravíos, etc., problemas que se eliminan realizando estas gestiones con un gestor documental que incluya la funcionalidad de flujos de trabajo, como hemos explicado.
El gestor documental DocuWare, del que somos Platinum Partner en GDX Group, permite el acceso a través de web o app móvil. Así logramos que en cualquier momento los empleados reciban las notificaciones, que un documento pueda ser consultado o que las tareas puedan realizarse, independientemente de que el empleado esté en la sala de espera del dentista, en la fila de embarque de un avión o en su escritorio de la oficina. Con Workflow Designer, el módulo de configuración de flujos de trabajo de DocuWare, podemos definir todos aquellos procesos que requieran de varias tareas, notificaciones, sellos, firmas, decisiones, tareas en paralelo, condicionantes, etc. La integración con la forma de trabajo habitual es perfecta, ágil y rápida.
¿Quieres automatizar los flujos de trabajo de tu organización? ¿Necesitas ayuda para optimizarlos? Ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores analizará vuestra forma de trabajar para proponerte la solución más adecuada.
