La seguridad documental debe ser una cuestión de vital importancia tanto para empresas como para cualquier otro tipo de organización. Ya hemos comentado en otros artículos que la información de una entidad es uno de sus activos más valiosos. Sin ella, cualquier empresa tardaría tres semanas en desaparecer, porque estamos hablando de documentos tan valiosos como nóminas, contratos, facturas… De ahí que el ransomware sea un negocio tan lucrativo para los piratas informáticos.

Pero, además, existen otros factores no menos importantes en los que influye directamente la capacidad de una empresa para proteger adecuadamente su información. Por una parte, se juega su prestigio y su credibilidad ante sus clientes. Nadie va a confiar ni a querer comprar los productos de una empresa si piensa que sus datos personales (no solo su nombre o número de cuenta, sino lo que compra y con qué frecuencia lo compra, por ejemplo) van a estar expuestos.

Por otra parte, la seguridad documental es imprescindible para cumplir con la legislación en materia de protección de datos. Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos en mayo de 2018 y de la nueva Ley Orgánica de Protección de datos, en diciembre del mismo año, las sanciones por incumplimiento se endurecieron considerablemente.

¿Te parecen suficientes motivos para preocuparte por la seguridad documental? Te damos uno más: si archivas tus datos con un sistema de gestión documental, además de proteger la información, eliminas el papel de tu oficina, organizas y almacenas los documentos, cumples con la normativa y mantienes la continuidad del negocio gracias a las copias de seguridad.

4 aspectos clave para garantizar la seguridad documental

Te explicamos los cuatro elementos clave para un archivado de documentos seguro:

Encriptación y permisos de acceso

El primer elemento clave de la seguridad documental consiste en:

• Autenticación: todos los usuarios deben acceder a sus documentos con un único nombre de usuario y una contraseña.
• Transmisión de datos: cuando se transfieran datos, debe usarse el protocolo HTTPS, que es más seguro que el HTTP.
• Control de acceso: debe ser posible establecer diferentes niveles de acceso para cada puesto de trabajo, para grupos específicos de trabajadores y para departamentos.
• Encriptación: todos los datos necesitan almacenarse de acuerdo con uno de los métodos de encriptado de datos más seguros, usado, por ejemplo, por el gobierno estadounidense para proteger la información confidencial: (AES) 256-bit encryption.

Redundancia y protección contra los virus

La redundancia y la protección contra los virus salvaguardan los datos y aseguran la continuidad del negocio.

• Redundancia de los datos: la redundancia de los datos en varias instancias asegura que la información puede ser restaurada, incluso si el sistema activo no se encuentra disponible. Como mínimo, deben realizarse copias de seguridad que se almacenen en dos regiones diferentes, para alcanzar la geo-redundancia.
• Protección contra malware: la seguridad documental requiere de la instalación de soluciones que protejan la información y los documentos de ataques informáticos.

Soberanía y disociación de los datos

La soberanía de los datos hace referencia a las leyes y estructuras a las que estan sujetos los documentos, dentro de la ubicación en la que se están archivando. Por su parte la disociación de los datos asegura que los datos del cliente siempre seguirán siendo privados.

• Soberanía de los datos: mantener los datos dentro de las fronteras donde opera una empresa es crucial para muchas organizaciones. Los proveedores de almacenamiento en la nube, a su vez, deben asegurarse de que los datos y las copias de seguridad permanecen dentro de las fronteras que garantizan la seguridad de la información, como es el caso de la Unión Europea.
• Disociación de los datos: los datos de los clientes y los documentos deben archivarse por separado en el sistema de software que almacena la información.

Integridad y auditoría

La integridad de un documento significa, simplemente, que este documento no ha sido alterado. Los siguientes puntos son imprescindibles para probar la integridad de un archivo:

• Registro de cambios: un sistema de archivo que garantice la seguridad documental debe registrar cada acceso al documento y cada cambio realizado. Así, se crea una historia completa del documento, lista para cualquier auditoría.
• Gestión de versiones: una gestión de versiones adecuada asegura que se pueda acceder fácilmente a los cambios realizados en el documento y que se está editando la versión más reciente del mismo. Además, siempre debe permitir acceder al documento original e íntegro, con fines de auditoría.
• Firmas electrónicas: la solución de archivado debe ser capaz de validar con firma electrónica los documentos de forma segura. Por ejemplo, añadiendo un certificado digital existente.

Un sistema de archivado que garantice la seguridad documental necesita cumplir con ciertos estándares de seguridad y protección para ser efectivo. Como hemos visto, esto incluye todo tipo de factores, desde una encriptación apropiada hasta la redundancia de la información, pasando por la disociación de los datos o la integridad de los documentos.

El gestor documental DocuWare es una solución reconocida para archivar información garantizando la seguridad documental. Se trata de una herramienta que cumple con todos los estándares que necesita cualquier organización para almacenar y acceder a la información crítica de su negocio con el máximo nivel de confianza.

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